KONKURRANSE- GRUNNLAG

Transkript

1 Oslo kommune Utdanningsetaten KONKURRANSE- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR TILDELING AV TJENESTEKONSESJON FOR Kantinedrift ved Blindern vgs 01-Blindern

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Forbud mot sosial dumping Kunngjøring Tilleggsopplysninger REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Vedståelsesfrist Tilbudsbefaring Opplysningsplikt Taushetsplikt Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og av tilbud Gjennomføring av forhandlinger Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Utdanningsetaten, Blindern vgs, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av tjenestekonsesjon for kantinedrift ved Blindern vgs. Blindern vgs er en totalt rehabilitert skole som åpnet en høsten Skolen ligger ved Ullevål stadion og har ca. 900 elever og 100 ansatte. Skolens kantine ligger på bakkeplan med utsikt og utgang ut mot skolegården. Kantinen skal være tilgjengelig for elever, ansatte og besøkende. Blindern vgs ønsker drifter til skolens kantine. Den daglige drift vil være på drifters (leverandørs) ansvar. I det ligger det økonomiske ansvaret både med hensyn til aktiviteter knyttet til innkjøp av varer for matproduksjon, salg og personell. Skolens kantine vil være innredet for produksjon, lagring og servering av varm og kald mat (se vedlagte tegning og beskrivelse). Oppdragsgivers kontaktpersoner: Navn : Anders Grotterød, innkjøper E-postadresse : Anders.Grotterod@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn de nevnte kontaktpersoner. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Blindern vgs ønsker en selvstendig drifter av kantinen. Med selvstendig drift menes at kantinedrifter er økonomisk ansvarlig for innkjøp, produksjon, lagring av varer og salg. Drifter har egne ansatte og dekker alle kostnader forbundet med disse. Drifter må ha tilgang til ekstra personell ved sykdom. Kantinens formål er å servere sunn og ernæringsriktig kost til elever og ansatte. Det er ønskelig at det utformes et daglig tilbud som omfatter forskjellig typer brødmat, salater, frukt, varme og kalde drikker samt varm mat. Daglig åpningstid skal være tilpasset skoledagen med tilbud før skolestart og ved avslutning av skoledagen. Skolen ønsker å etablere et kantineråd med kantinens drifter, representanter fra elevråd og skolens ledelse, for utvikling og drift av kantinens tilbud. Skolen ønsker også å ha en sikker leverandør av kantineprodukter til egne arrangementer (ca ,- pr år). 3

4 1.3 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Kunngjøring av konkurranse Uke 22 Befaring i kantinen etter avtale Tilbudsfrist kl Kontrakt Kontraktsperiode Kontrakt inngås for skoleåret For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere år på uendrede vilkår, med mulighet for 6 måneders gjensidig oppsigelse Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Kunngjøring Konkurransen er kunngjort som frivillig kunngjøring i DOFFIN, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen er ikke omfattet av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Vi ønsker likevel å forholde oss til forskriften så langt det er mulig, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er klokken Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. 4

5 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet sendes til kontaktpersonen per e-post. Ønsket presentasjonsform Dokumentasjon Signert tilbudsbrev. (Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. vedlegg I Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.3 Menyforslag med priser Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til Tilbudsbefaring For å avtale tid for befaring, send en mail til avdelingsleder ved Blindern vgs: Navn : Øistein Lilleløkken E-postadresse : oistein.lillelokken@ude.oslo.kommune.no 2.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.7 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. 5

6 Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere å prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMS - egenerklæring Utfylt HMS-egenerklæring 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Kredittverdig Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 6

7 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres. Beskrivelse av tilsvarende oppdrag. Referanser kan bli kontaktet. Redegjørelse for bedriftens kvalitetssikringssystem med vekt på IK mat 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og alle sider ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 30 % Eksempel på meny med prisliste Vare- og menyutvalg (det vil spesielt bli lagt vekt på variasjon og næringsinnhold) Bemanning (det vil spesielt bli lagt vekt på kompetanse og erfaring) Oppdragsforståelse 40 % 30 % Eksempel på meny med prisliste Oversikt over antall ansatte CV på ansatte/ansvarlig Beskrivelse av hvordan oppdragsgiver ser for seg drift av kantina. Vi ønsker blant annet beskrevet profil, åpningstider og køavvikling. 7

8 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. Dato: Per Erik Skjelbred rektor VEDLEGG Vedlegg I: Tegning med beskrivelse Vedlegg II: HMS-egenerklæring Vedlegg III: Kontrakt Vedlegg IV: Kravspesifikasjon 8