DEL I TILBUDSINSTRUKS

Transkript

1 DEL I TILBUDSINSTRUKS FORESPØRSEL VEDRØRENDE SYKESIGNALANLEGG SOLGÅRDEN SYKEHJEM TIL ASKER KOMMUNE Knkurranse nr sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 1 av 14

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN Presentasjn av ppdragsgiver Anskaffelsens frmål g mfang Regler g prsedyre fr knkurransen Dkumentstruktur Planlagt fremdrift Registrering av interesse g utlevering av knkurransegrunnlag Tilleggspplysninger til knkurransegrunnlaget Endring av knkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring Omkstninger KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER Kvalifisering til deltakelse i knkurransen Skatteattester HMS-egenerklæring Leverandørens rganisatriske g juridiske stilling Leverandørens øknmiske g finansielle stilling Leverandørens tekniske g faglige kvalifikasjner Underleverandører KRAV TIL TILBUDET Generelt Utfrming av tilbudet Avvik g frbehld Alternative frslag Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Adresse fr innlevering Endring g tilbakekalling av tilbud OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning Avvisning av Leverandører Avvisning av tilbud Avklaring g retting av åpenbare feil Frhldet til Offentleglva AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Tildelingskriterier Meddelelse m hvem sm skal tilbys kntrakt Avlysning av knkurransen g ttalfrkastelse Oppdragsgivers pplysningsplikt sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 2 av 14

3 1 INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN 1.1 Presentasjn av ppdragsgiver Denne knkurransen mfatter leveranse til Slgården sykehjem, Asker kmmune, rganisasjnsnummer Virksmheten Slgården sykehjem er kjøper av dette systemet. 1.2 Anskaffelsens frmål g mfang Asker kmmune ønsker tilbud på levering av Sykesignalanlegg Behvet er et nytt sykesignalanlegg tilpasset persner med demens g persnalet sm skal gi disse beberne trygge tjenester. Anskaffelsen mfatter gså en serviceavtale fr anlegget, sm vil frventes å løpe i prduktets levetid. Fr detaljert beskrivelse av ytelsen se del II Oppdragsgivers kravspesifikasjn. Det kan kun gis tilbud på hele leveransen. 1.3 Regler g prsedyre fr knkurransen Anskaffelsen vil bli gjennmført i henhld til lv m ffentlige anskaffelser g frskrift m ffentlige anskaffelser (Frskriften). Anskaffelsen vil bli gjennmført sm kjøp etter frhandling Knkurransen er kunngjrt på nettstedet Dffin.n etter bestemmelsene i Frskrift m ffentlige anskaffelser del I g II, nasjnal kunngjøring. Oppdragsgiver vil frhandle med inntil tre tilbydere, dersm det er tilstrekkelig antall egnede tilbydere g tilbud i knkurransen. Evt reduksjn av antall tilbydere vil skje med bakgrunn i kriterier fr tildeling, se tilbudsinstruksens pkt Dkumentstruktur Knkurransegrunnlaget består av følgende dkumenter: Del I Tilbudsinstruks (dette dkumentet) Del II Oppdragsgivers kravspesifikasjn Del III Avtale m leveransen med bilag: 1. Prisskjema 2. Egenerklæringsskjema HMS 3. Egenerklæringsskjema Miljøprfil 4. Tegninger Slgården sykehjem (deles ut senest ved befaring) 1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt pp til følgende tidsrammer fr gjennmføring av knkurransen frem til kntrakt inngås. Det tas frbehld m endringer. 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 3 av 14

4 Planlagte milepæler Frist Kunngjøring av knkurranse Befaring kl Tilbudsfrist Frhandlinger uke 15/16 Oppdragsgivers melding m tildeling Frist fr eventuell klage på valg av leverandør Kntrakt inngås Registrering av interesse g utlevering av knkurransegrunnlag Interesserte leverandører registrerer seg sm interessenter til knkurransen på nettstedet Krrekt knkurransegrunnlag samt eventuelle endringer g tilleggspplysninger vil autmatisk bli sendt til den epstadresse sm ppgis. Oppdragsgiver tar ikke ansvar fr at eventuelle endringer g tilleggspplysninger ikke kmmer frem der knkurransegrunnlaget er mttatt på annen måte. 1.7 Tilleggspplysninger til knkurransegrunnlaget Leverandører kan skriftlig be ppdragsgiver m tilleggspplysninger til knkurransegrunnlaget. Slik frespørsel må fremsettes skriftlig senest 10 dager før tilbudsfristen. Oppdragsgivers svar skal freligge senest 6 dager før tilbudsfristen g vil umiddelbart bli sendt til alle registrerte interessenter. Spørsmål angående knkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig til: Asker Kmmune v/ Paal Nustad E-pst : paal.nustad@asker.kmmune.n 1.8 Endring av knkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp kan ppdragsgiver freta endringer i knkurransegrunnlaget sm ikke er vesentlige. Alle endringer vil umiddelbart bli sendt til alle registrerte leverandører. Oppdragsgiver kan frlenge tilbudsfristen dersm endringer kmmer så sent at det blir vanskelig fr leverandørene å ta hensyn til dette i tilbudet. 1.9 Tilbudsbefaring Det vil bli avhldt tilbudsbefaring ved Slgården sykehjem, Kirkeveien 110, Asker, slik det fremkmmer av pkt 1.5. Påmelding til befaring skjer til Tril Fjellseth, pr e-pst; tril.ellinr.fjellseth@asker.kmmune.n innen Hvis ingen påmelding til befaring, så vil det naturlig nk ikke gjennmføres. 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 4 av 14

5 Bygget er fra 1982 g det er en frutsetning at sykesignalanlegget sm det gis et tilbud på ikke gir ufrutsette utgifter ut ver det sm tilbys i tilbyderes løsningsfrslag. En befaring vil danne det beste grunnlag fr å avklare uklarheter sm både tilbydere g ppdragsgiver evt har Omkstninger Omkstninger sm tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av ppdragsgiver. 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 5 av 14

6 2 KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER 2.1 Kvalifisering til deltakelse i knkurransen Leverandøren skal fremskaffe de etterspurte kvalifikasjnsdkumentene g levere til Oppdragsgiver innen angitt frist. Kravene til leverandøren er enten angitt i utlysningsteksten g/eller nedenfr. Leverandører sm ikke tilfredsstiller kravene til deltakelse i knkurransen kan avvises g vil ikke få sine tilbud evaluert. Obligatriske g ufravikelige krav Dkumentasjn: Leverandøren skal ha rdnede frhld med hensyn til betaling av skatt g mms samt et fungerende HMS-system Skatteattest fr merverdiavgift Skatteattest fr skatt HMS-egenerklæring Skatteattester Nrske leverandører skal fremlegge skatteattester, en attest fr skatt g en attest fr betalt merverdiavgift. Attestene utstedes enten av det lkale skattekntret eller skatteppkreverkntret der hvr leverandøren har sitt hvedkntr. Attestene skal freligge innen tilbudsfristens utløp g skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp HMS-egenerklæring Leverandører sm skal utføre arbeid i Nrge skal framlegge en egenerklæring m at leverandøren ppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kntrakt vil ppfylle, lvbestemte krav i Nrge når det gjelder helse, miljø g sikkerhet. Egenerklæringen skal freligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema fr HMS-egenerklæring følger sm vedlegg 2 til del III Avtale m leveransen med bilag. 2.2 Leverandørens rganisatriske g juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lvlig etablert fretak Dkumentasjn: Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende register i det land fretaket er registrert 2.3 Leverandørens øknmiske g finansielle stilling Kvalifikasjnskrav: Kvalifikasjnskrav: Kvalifikasjnskrav Dkumentasjn Det kreves tilstrekkelig gd øknmi fr å kunne gjennmføre den aktuelle kntrakten. Minimumskrav til kredittverdighet er rating A eller tilsvarende sm bekrefter at tilbyder er kredittverdig Utvidet rapprt fra et ffentlig gdkjent kredittvurderingsselskap sm innehlder kredittvurdering av leverandør typisk angitt ved bkstavkarakter eller 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 6 av 14

7 krtfattet tekst, samt frklaring av disse. Rapprten skal bl.a. innehlde revisrs beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskap g ratinghistrikk. Rapprten skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Dat må fremkmme tydelig. Nrske selskaper sm leverer inn tilbud på vegne av et utenlandsk selskap, skal legge ved slik attest med kredittvurderingsgrad fr det nrske selskapet Oppdragsgiver kan gså gdkjenne annen dkumentasjn, i tillegg til rapprt fra gdkjent kredittvurderingsselskap, sm bekreftelse på at tilbyder fremstår med øknmisk g finansiell sliditet. Eventuelt stiftelsesdkument med åpningsbalanse fr nystartet selskap 2.4 Leverandørens tekniske g faglige kvalifikasjner Kvalifikasjnskrav Dkumentasjn Det kreves betydelig kmpetanse innen fagmrådet g relevant erfaring fra tilsvarende ppdrag Det kreves gd gjennmføringsevne g et gdt g velfungerende kvalitetssikringssystem Det er ønskelig at virksmheten har en spesielt uttalt miljøplitikk Generell versikt ver akademiske g faglige kvalifikasjner fr de persner sm er tilknyttet leverandøren, g sm har relevans fr dette anbudet Oversikt ver de viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt g mttaker samt kntaktinfrmasjn Beskrivelse av metder fr kvalitetssikring Utfylt egenerklæringsskjema miljøprfil bilag 3 del III 2.5 Underleverandører Dersm Leverandøren planlegger å verlate deler av kntrakten til underleverandører, skal det gis en krt beskrivelse av underleverandørene. Dkumentasjn i henhld til punkt skal gså leveres fr disse. Leverandøren må dkumentere at de påviste ressurser hs underleverandørene står til dennes rådighet. 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 7 av 14

8 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Generelt Tilbyder skal frsikre seg m at tilbudet sm leveres er i henhld til denne tilbudsinstruksen. Tilbyder er selv ansvarlig fr å sette seg inn i de frhld leveransen skal leveres under g bør ved uklarheter anmde m ytterligere infrmasjn. Det er tilbyders ansvar å levere et krrekt g kmplett tilbud. Tilbudet skal mfatte alle krav i knkurransegrunnlaget, g struktureres i henhld til instruks/avtaleutkast. Ukrrekte g ikke kmplette tilbud vil bli avvist. 3.2 Utfrming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig g utfrmet på nrsk. Kmplett tilbud har følgende dispsisjn: Skilleark 1 - Tilbudsbrev Datert g undertegnet av ansvarlig representant fr Leverandøren sm innehar fullmakt fr dette. Kpi av prkura vedlegges. Infrmere m hvem sm er Leverandørens kntaktpersn samt vedkmmendes stilling, telefnnummer, faksnummer, e-pstadresse, pstadresse g eventuelt besøksadresse. Der det gis anledning til det, angi m tilbudet mfatter hele eller deler av utlysningen. Bekrefte krav til vedståelsesfrist fr tilbudet Eventuell erklæring m hvilke deler av tilbudet sm anses sm frretningshemmeligheter g sm ønskes unntatt fra ffentlighet. Skilleark 2 - Dkumentasjn på krav til leverandørens kvalifikasjner I henhld til dkumentasjnskrav satt i kapittel 2. Skilleark 3 - Besvarelse av Oppdragsgivers kravspesifikasjn I henhld til del II - kravspesifikasjn. Det bes m at tilbydere fyller ut de nødvendige pplysninger i tabellens kmmentarfelt til det enkelte punkt (1.1 g 1.2 med underpunkter). Ved behv fr utdypninger ut ver dette bes det m at dette legges ved i tilbudet under samme skilleark. Hvert enkelt vedlegg må henvise til det aktuelle punkt i kravspesifikasjnen. Skilleark 4 - Utfylt prisskjema I henhld til vedlegg 1 del III Skilleark 5 - Oppdragsgivers medvirkning Dersm det har betydning fr leveransen at ppdragsgiver medvirker skal dette beskrives. Skilleark 6 - Eventuelle frbehld til knkurransegrunnlaget Gjelder del I, II g III. Bekreftelse på at betingelser g krav er akseptert. Punkter sm ikke aksepteres må begrunnes. Skilleark 7 - Avtale m leveransen Ferdig utfylt avtale (del III) legges med 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 8 av 14

9 Tilbudet skal leveres i 1 - ett sett i en perm, men uten innbinding, plastlmmer, stifter, binders eller lignende sm vanskeliggjør kpiering. Tilbudet skal være inndelt med skilleark etter dispsisjnen venfr. Vedlegg legges i den rekkefølge sm de er nevnt i knkurransegrunnlaget. Det gis utfyllende svar under de respektive punktene, kryssreferanser skal unngås. Brsjyrer g annet reklamemateriell eller prduktprøver skal ikke inngå i nen deler av tilbudet men kan eventuelt presenteres i egen innbinding. Tilbudsdkumentene skal gså vedlegges elektrnisk i frm av CD eller minnepinne. Dkumentene skal følge malens frmat, eks. regnearksfiler mgjøres ikke til pdf-filer. Dkumentene skal i det elektrniske frmatet legges samlet uten bruk av arkfaner. Dersm tilbyder ønsker å levere en ffentlig versjn av tilbudet, ref pkt 4.5, skal dette skje sm en kmplett pdf-fil på CD eller minnepinne, bruk gjerne samme CD/minnepinne sm fr det øvrige elektrniske tilbudet. Det kmplette tilbudet pakkes i annym lukket knvlutt merket Asker kmmune, knkurranse 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem, anskaffelser v/paal Nustad, skal ikke åpnes 3.3 Avvik g frbehld Alle avvik g frbehld til knkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudet, være presise, entydige g kunne prisberegnes. Oppdragsgiver skal kunne vurdere disse uten kntakt med Leverandøren. Oppdragsgiver skal avvise tilbud sm har vesentlige avvik eller frbehld mt kunngjøringen eller knkurransegrunnlaget. Det samme gjelder fr manglende ppfyllelse av minstekrav eller abslutte g bligatriske krav. 3.4 Alternative frslag Alternative frslag til tilbud mttas ikke. 3.5 Tilbudsfrist Fristen fr levering av tilbud er sm beskrevet i pkt 1.5. Tilbudet må være Oppdragsgiver i hende før dette tidspunktet. Fr sent innkmne tilbud blir avvist. 3.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i en peride på minimum 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 3.7 Adresse fr innlevering Tilbudet leveres til: Asker kmmune Anskaffelser v/paal Nustad Knud Askers vei Asker 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 9 av 14

10 Tilbudet sendes til: Asker Kmmune Anskaffelser v/paal Nustad Pstbks Asker 3.8 Endring g tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte sm et nytt tilbud g skal i sin helhet utfrmes på nytt i samsvar med punkt sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 10 av 14

11 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Oppdragsgiver vil påføre tidspunkt fr mttakelse av tilbud etter hvert sm de kmmer inn g vil på anmdning skriftlig bekrefte når et tilbud er mttatt. Et tilbud regnes ikke sm mttatt før det er Oppdragsgiver i hende på den spesifiserte leveringsadressen. Frsinkelser i ekstern pstgang, eller Oppdragsgivers interne pstmbæring sm medfører at tilbud ikke er rette avdeling i hende før tilbudsfristen, kan ikke påberpes. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted krt etter tilbudsfrist. Minst t representanter fr Oppdragsgiver vil sammen freta åpningen. Det vil ikke bli ffentlig åpning av tilbudene. Leverandørene har ikke anledning til å være til stede. 4.3 Avvisning Ethvert avvik, frbehld eller alternativ løsning innebærer en risik fr at Leverandøren eller tilbudet må avvises. Oppdragsgiver fretar slike vurderinger gjennm hele evalueringsperiden på bakgrunn av infrmasjn sm freligger g tilkmmer. Avvisning kan derfr skje i hele periden fra tilbudsåpning g frem til kntrakt er inngått g knkurransen er avsluttet. Nedenfr er det angitt nen tilfeller der avvisning er aktuelt Avvisning av Leverandører Oppdragsgiver skal avvise Leverandører sm: Ikke ppfyller krav sm er satt fr deltakelse i knkurransen, jf. punkt 2. Har unnlatt å innlevere skatteattester Har unnlatt å innlevere HMS-egenerklæring Oppdragsgiver kan gså avvise Leverandører dersm nen av de øvrige vilkårene i Anskaffelsesfrskriften er tilstede Avvisning av tilbud Oppdragsgiver skal avvise tilbudet når det: Ikke er levert innen fastsatte frister. Ikke er levert i samsvar med punkt 3. Innehlder avvik fra knkurransegrunnlaget. På grunn av frbehld eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil m hvrdan tilbudet skal bedømmes i frhld til de øvrige tilbudene. Oppdragsgiver kan gså etter Anskaffelsesfrskriften avvise tilbudet når det: Ikke innehlder alle de pplysninger, ppgaver, prøver m.m. sm er frlangt. Ikke ppgir prisen slik sm frutsatt i knkurransegrunnlaget. Virker unrmalt lavt i frhld til ytelsene sm tilbys. Ikke er undertegnet. 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 11 av 14

12 4.4 Avklaring g retting av åpenbare feil Oppdragsgiver kan rette åpenbare feil i tilbudet, dersm det ikke er tvil m hvrdan feilen skal rettes. Oppdragsgiver kan be m ytterligere infrmasjn dersm han finner det nødvendig fr å evaluere tilbudene. Det kan gså avhldes avklaringsmøter fr å klargjøre eller utdype innhldet i tilbudene. Ved frhandlet kjøp er det anledning til å frhandle m alle sidene av tilbudet g revidere tilbudet. 4.5 Frhldet til Offentleglva Fr allmennhetens innsyn i tilbud g anskaffelsesprtkll gjelder lv av nr. 16 m rett til innsyn i dkument i ffentleg verksemd (ffisiell krttittel er ffentleglva). Denne trådte i kraft Fra Strtingets side er det et mål at lven skal bidra til mer åpenhet. Lven utvider innsynsretten i frhld til tidligere. Lven begrenser ppdragsgivers muligheter til å unnta hele eller deler av tilbudet fra ffentlighet. Tilbyder bes derfr å levere inn en ffentlig versjn sm er unntatt frretningshemmeligheter, sm beskrevet i pkt 3.2. Frskrift m ffentlige anskaffelser 3-6 definerer frretningshemmeligheter sm tekniske innretninger g fremgangsmåter eller drifts- g frretningsfrhld sm det vil være av knkurransemessig betydning å hemmelighlde. Det gjøres ppmerksm på at hele tilbudet ikke kan anses sm frretningshemmelighet, kun de sensitive delene. Det er heller ikke tilbyder sm avgjør hva sm er frretningshemmelighet, det er et frhld sm det er pp til ppdragsgiver å vurdere. Offentliggjøring blir vurdert dersm en utenfrstående ber m innsyn i saken. En utenfrstående kan fr eksempel være en jurnalist eller en knkurrent. Oppdragsgiver vil imidlertid nøye vurdere m de deler av tilbudet sm tilbyder har markert sm frretningshemmelighet i tilfelle må ffentliggjøres. Mht. prisinfrmasjn vil ppdragsgiver ikke ffentliggjøre delpriser, men vinnerens ttalpris vil bli ffentliggjrt, blant annet i infrmasjn til brtvalgte tilbydere (tildelingsbrevet). 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 12 av 14

13 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Tildelingskriterier Ut fra kriteriene sm er listet pp nedenfr, vil Oppdragsgiver velge det tilbud sm er det øknmisk mest frdelaktige: Kriterium Vekting i % Dkumentasjnskrav Priser g kstnader 60 % Utfylte priser i prisskjema, vedlegg III bilag 1. Tilleggsytelser vil vektlegges etter en vurdering av sannsynligheten fr at de vil utløses. Kvalitet 40 % Herunder, men ikke begrenset til, vil vurderes: Spesifikasjn av tilbudt leveranse, ref Tilbudsinstruksens pkt 3.2, skilleark 3, blant annet Sum 100 % Oppgitt respnstid, tilkalling ved feil Oppgitt garantitid fr anlegget Beskrivelser av rutiner fr peridisk vedlikehld g service I hvilken grad tilbyder kan tilfredsstille kravene i kravspesifikasjn pkt Utarbeidet plan fr pplæring Utarbeidet frslag til fremdriftsplan fr installasjn g implementering 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 13 av 14

14 5.2 Meddelelse m hvem sm skal tilbys kntrakt Oppdragsgivers beslutning m hvem sm skal tildeles kntrakt vil bli meddelt samtidig til alle deltakere i knkurransen ca. 10 dager før kntrakt inngås. Meddelelsen vil innehlde en begrunnelse fr valget g angi frist fr tilbydere sm ikke er valgt til å klage ver beslutningen. 5.3 Avlysning av knkurransen g ttalfrkastelse Oppdragsgiver frbehlder seg retten til å avlyse knkurransen dersm det freligger saklig grunn, jf. Anskaffelsesfrskriften. Oppdragsgiver kan frkaste alle tilbudene dersm resultatet av knkurransen gir saklig grunn fr det, jf. Anskaffelsesfrskriften. 5.4 Oppdragsgivers pplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en krt begrunnelse dersm: Leverandøren eller tilbudet avvises Oppdragsgiver beslutter å frkaste samtlige tilbud eller avlyse knkurransen Leverandøren kan skriftlig anmde m en nærmere begrunnelse fr hvrfr tilbudet er avvist eller ikke ble valgt. Oppdragsgiver vil svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmdningen er mttatt. 540 sykesignalanlegg Slgården sykehjem - Tilbudsinstruks Side 14 av 14