RAMMEAVTALE FOR KJØP AV TAXITJENESTER

Transkript

1 RAMMEAVTALE FOR KJØP AV TAXITJENESTER Åpen anbudsknkurranse KONKURRANSEBESTEMMELSER Tilbudsfrist: 26. mars 2014 kl

2 Knkurransebestemmelser Innhldsfrtegnelse 1. Intrduksjn 3 2. Anskaffelsens gjenstand 3 3. Knkurransegrunnlaget Dkumenter Rettelse, supplering eller endring av knkurransegrunnlaget Kntraktsvilkår g -varighet 4 4. Administrative bestemmelser Anskaffelsesprsedyre Kunngjøring av anskaffelsen Tidsplan Kntaktinfrmasjn Offentlighet g taushetsplikt Kstnader ved å delta i knkurransen Avlysning av knkurransen g ttalfrkastelse 5 5. Kvalifikasjnskrav Obligatriske dkumentasjnskrav Leverandørens rganisatriske g juridiske stilling Øknmisk g finansiell stilling Tekniske g faglige kvalifikasjner 6 6. Tilbudet Språk Vedståelsesfrist Tilbudets innhld g struktur Tilbud på deler av mfanget Alternative tilbud Antall eksemplarer Emballering g merking Leveringsfrist g sted Endring g tilbakekall 8 7. HiSTs behandling av tilbudene Tilbudsåpning Avvisning Kntraktstildeling 9 Vedlegg - Sm angitt i pkt 3.1 Side 2 av 12

3 Knkurransebestemmelser 1. Intrduksjn Høgsklen i Sør-Trøndelag, heretter kalt HiST, inviterer til åpen anbudsknkurranse m levering av taxitjenester. HiST har vel studenter g 800 tilsatte g er den nest største statlige høgsklen i Nrge, med en lang rekke prfesjnsrettede studier. Høgsklen består av seks avdelinger sm er lkalisert ved fem campuser rundt m i Trndheim; Kalvskinnet, Rtvll, Tunga, Øya g Elgeseter. Sentraladministrasjnen er lkalisert på Kalvskinnet. Høgsklen arbeider fr en samling av studiestedene på Kalvskinnet, Øya g Elgeseter (se Fr ytterligere infrmasjn vises til våre hjemmesider: 2. Anskaffelsens gjenstand Anskaffelsen mfatter taxitjenester, g det skal tildeles eksklusiv rammeavtale med en leverandør. Rammeavtalen skal kunne benyttes av alle tilsatte ved de ulike campus ved HiST. Bruk av taxitjenester vil i hvedsak være gjeldende i frbindelse med reise til/fra kntrsted ved interne- g eksterne møter i Trndheim fr virksmhetens tilsatte. Øvrig bruk av taxitjenester antas å frekmme i mindre grad, g vil typisk mfatte flytaxi til/fra Værnes samt transprt av klli. Vlumet kan vanskelig anslås presist, g vil variere avhengig av tjenestlig behv samt fremtidig samlkalisering, men har de t siste årene ligget i verkant av kr eks mva. 3. Knkurransegrunnlaget 3.1 Dkumenter Knkurransegrunnlaget består av t deler: Del Beskrivelse 1. Dette dkumentet, innehldende de administrative bestemmelsene fr knkurransen, vedlagt krav til ytelsen samt krav til prising 2. Rammeavtale med kntraktsvilkår Dkumentene frefinnes elektrnisk fr nedlasting fra DOFFIN. Det er leverandørenes ansvar å sette seg inn i innhldet g verifisere at samtlige dkumenter er mttatt g lesbare. 3.2 Rettelse, supplering eller endring av knkurransegrunnlaget Dersm leverandøren blir ppmerksm på at knkurransegrunnlaget skulle innehlde mulige feil, uklarheter eller at versendte filer ikke kan leses sm frventet, er det leverandørens plikt å ta kntakt med HiSTs kntaktpersn fr å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjrt. HiST frbehlder seg retten til å freta nødvendige endringer i knkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli frhldsmessig frlenget. Side 3 av 12

4 Knkurransebestemmelser 3.3 Kntraktsvilkår g -varighet Kntraktsvilkårene er vedlagt knkurransegrunnlaget. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige frbehld mt kntraktsvilkårene. Avtalen vil ha t års varighet med mulighet fr HiST til frlengelse t ganger på uendrede vilkår, hver av ett års varighet, slik at maksimal avtalevarighet kan bli 4 år. 4. Administrative bestemmelser Nedenfr angis de øvrige administrative bestemmelser fr anskaffelsesknkurransen. 4.1 Anskaffelsesprsedyre Anskaffelsen gjennmføres i henhld til Lv m ffentlige anskaffelser av 16. juni 1999 g Frskrift m ffentlige anskaffelser nr 402 av sm åpen anbudsknkurranse, jf del I g IIl Anskaffelser ver EØS- terskelverdiene. 4.2 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjrt på Tidsplan Anskaffelsen gjennmføres etter den verrdnede g tentative milepælsplanen sm er gjengitt i tabellen nedenfr. Leverandørene vil bli rientert dersm HiST skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dat Kunngjøring av anskaffelsen Frist fr å stille spørsmål til knkurransegrunnlaget Siste utsendelse av svar på spørsmål til knkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl 12:00 Kntraktstildeling Kntraktsinngåelse Kntaktinfrmasjn Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til hege.skrild@hist.n. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: Taxitjenester - <leverandørnavn>. Spørsmål blir i nødvendig grad annymisert g generalisert, g frtløpende besvart på nrsk via Dffin, hvrfra e- pstvarsel vil bli generert til alle registrerte tilbydere samtidig. 4.5 Offentlighet g taushetsplikt Ift FOA 3-5 m ffentlighet kan allmennheten i medhld Lv m rett til innsyn i ffentleg verksemd (LOV nr 16) kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud etter kntraktstildeling. Side 4 av 12

5 Knkurransebestemmelser Fr at HiST skal kunne ppfylle sin taushetsplikt iht FOA 3-6, frbehlder vi ss, etter at kntrakt er tildelt, retten til å be m å få versendt en elektrnisk kpi av tilbudsdkumentene i redigerbart frmat hvr eventuelle frretningshemmeligheter eller andre frhld sm det er av knkurransemessig betydning å hemmelighlde er sladdet. I den frbindelse gjøres leverandørene ppmerksm på at HiST har et selvstendig ansvar fr å vurdere mfanget av pplysninger sm leverandøren anmder unntatt ffentlighet. Sladdet kpi skal versendes HiST på frespørsel g uten ugrunnet pphld. Dersm leverandøren uten ugrunnet pphld ikke innleverer et spesielt frberedt dkument fr ffentliggjøring vil HiST sladde enhetspriser g fr øvrig anse det riginale tilbudet sm klart fr ffentliggjøring. 4.6 Kstnader ved å delta i knkurransen Leverandøren utarbeider g leverer tilbud fr egen regning g risik. HiST påtar seg således intet øknmisk ansvar fr nedlagt arbeid eller andre kstnader i frbindelse med leverandørens deltakelse i knkurransen. 4.7 Avlysning av knkurransen g ttalfrkastelse HiST frbehlder seg retten til å frkaste samtlige tilbud g/eller avlyse knkurransen dersm det freligger saklig grunn. 5. Kvalifikasjnskrav Dette kapittel innehlder krav til leverandør. Disse er å anse sm minimumskrav sm alle må være ppfylt fr å kunne delta i knkurransen. 5.1 Obligatriske dkumentasjnskrav Kvalifikasjnskrav Virksmheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter g avgifter til det ffentlige. Leverandøren skal ppfylle lvbestemte krav i Nrge innen helse, miljø g sikkerhet (HMS) Dkumentasjnskrav 1. Attest på betalt skatt g arbeidsgiveravgift fra kemnerkntret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist fr innlevering av søknaden. Dersm det er restanse må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefgdkntret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist fr innlevering av søknaden. Dersm det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun bligatrisk fr nrske leverandører, men internasjnale leverandører ppfrdres til å innlevere tilsvarende dkumentasjn. HMS egenerklæring m at leverandøren ppfyller, eventuelt ved kntraktstildeling vil ppfylle, lvbestemte krav i Nrge innen HMS. Skjema fr HMS egenerklæring kan hentes på -hms-egenerklaering.rtf 5.2 Leverandørens rganisatriske g juridiske stilling Kvalifikasjnskrav Leverandøren skal være et lvlig registrert fretak Dkumentasjnskrav Firmaattest eller tilsvarende dkumentasjn sm viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland. Side 5 av 12

6 Knkurransebestemmelser 5.3 Øknmisk g finansiell stilling Kvalifikasjnskrav Leverandøren skal ha tilfredsstillende øknmisk g finansiell stilling. Dkumentasjnskrav Øknmisk g finansiell stilling skal dkumenteres med følgende infrmasjn: 1. Siste gdkjente årsregnskap med årsberetning g revisrs beretning samt eventuell nyere infrmasjn av relevans; eksempelvis freløpig regnskap fr Sliditetsvurdering fra en virksmhet med knsesjn til å drive kredittpplysningsvirksmhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder fra tilbudsfristen, basert på siste tilgjengelige regnskapstall g bør pplyse m kredittverdighet g grad av knkursrisik (knkursprediksjn). Dersm Leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dkumentasjn, kan garanti fra mrsselskap sm ppfyller kvalifikasjnskravet, eventuelt alternativ dkumentasjn i frm av eksempelvis erklæring fra revisr eller finansinstitusjn sm er egnet til å ppfylle dkumentasjnskravet kunne aksepteres. 5.4 Tekniske g faglige kvalifikasjner Kvalifikasjnskrav Leverandøren skal ha gd leveransekapasitet g -evne. Leverandøren skal ha gd erfaring fra tilsvarende leveranser. Leverandøren skal ha etablert et miljøledelsessystem Leverandøren skal ha et etablert kvalitetssikringssystem Dkumentasjnskrav Beskrivelse av leverandørens leveranserganisasjn, herunder leverandørens tekniske persnell eller tekniske enheter leverandøren dispnerer ver til ppfyllelse av kntrakten; herunder beskrivelse av hvrdan drsjesentralen g driften fr øvrig er rganisert g bemannet, herunder antall ansatte g deres kmpetanse. Oversikt ver de viktigste leveranser de tre siste år sm er relevante g sammenlignbare i frhld til beskrivelsen av anskaffelsens gjenstand g mfang. Av dkumentasjnen skal det fr hver leveranse framgå: - kundenes navn g kntaktinfrmasjn - leveransens mfang, verdi g varighet Beskrivelse av hvilke relevante miljøledelsestiltak leverandøren anvender samt systemer fr ppfølging av klima-/miljøpåvirkning av virksmheten, herunder: - rganisasjnens kmpetanse på miljø g sikkerhet - reduksjn av tmgangskjøring, - avfallshåndtering inkl farlig avfall - kjemikaliefrbruk g håndtering - ppfølging av service g vedlikehld samt dekkbytter - miljørapprtering. Eventuelle relevante sertifiseringer skal dkumenteres. Hvis rutinene er beskrevet i virksmhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhld til ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det tilstrekkelig å legge frem et gyldig sertifikat med angivelse av hvr dette er beskrevet. Alternativt kan det redegjørelse fr eksisterende mål, handlingsplan g rutiner sm dkumenterer at kravet er ppfylt. Beskrivelse av virksmhetens kvalitetssikringssystem, supplert med eventuelle attester/sertifikater fra rganer sm ppfyller de eurpeiske standarder fr sertifisering. Side 6 av 12

7 Knkurransebestemmelser 6. Tilbudet 6.1 Språk Tilbudet skal være utfrmet på nrsk. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås til eller frem til kntraktsinngåelse dersm dette inntreffer før vedståelsesfristens utløp. 6.3 Tilbudets innhld g struktur Tilbudsdkumentene skal innbindes i (ring)perm g separeres med skilleark sm nummereres sm angitt i tabellen nedenfr. Arkene skal ikke stiftes. Følgende dkumentasjn skal inngå i tilbudet: Del Beskrivelse 1. Signert tilbudsbrev, innehldende: a. Fullt navn, adresse g uttømmende kntaktinfrmasjn fr leverandør, inkl kntaktinfrmasjn fr den sm er ansvarlig fr tilbudet. b. Leverandørens frståelse av pkt 4.5 venfr. c. Navn g kntaktinfrmasjn til t referansekunder sm HiST kan kntakte fr verifikasjn av tjenestekvalitet. d. Entydig angivelse g beskrivelse av eventuelle frbehld til kntraktsvilkårene e. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist. f. Signatur av bemyndiget persnell 2. Attester g egenerklæringer: a. Attest fr innbetaling av skatt, jf pkt 5.1 ver b. Attest fr innbetaling av mva, jf pkt 5.1 ver c. HMS-egenerklæring, jf pkt 5.1 ver d. Firmaattest, jf pkt 5.2 ver 3. Dkumentasjn på ppfyllelse av krav til øknmisk g finansiell stilling a. Årsregnskap med styrets g revisrs beretning, jf pkt 5.3 ver b. Sliditetsvurdering, jf pkt 5.3 ver 4. Dkumentasjn på ppfyllelse av krav til tekniske g faglige kvalifikasjner. a. Leveransekapasitet, jf pkt 5.4 ver b. Tidligere erfaring, jf pkt 5.4 ver c. Beskrivelser av miljøledelsessystem, jf pkt 5.4 ver d. Beskrivelser av kvalitetssikringssystem, jf pkt 5.4 ver 5. Besvart kravdkument med utfylt prisskjema 6.4 Tilbud på deler av mfanget Sm det fremgår av kunngjøringen er det ikke adgang til å inngi tilbud på kun deler av mfanget. Tilbud sm ikke er kmplette vil bli avvist, se gså pkt 7.2 nedenfr. Side 7 av 12

8 Knkurransebestemmelser 6.5 Alternative tilbud Sm det gså fremgår av kunngjøringen er det ikke adgang til å inngi alternative tilbud utver det sm fremgår av dette knkurransegrunnlaget. Alternative tilbud vil bli avvist, se gså pkt 7.2 nedenfr. 6.6 Antall eksemplarer Tilbudsleveransen skal bestå av: En innbundet, kmplett papirutgave med innhld sm angitt i pkt 6.3 ver CD eller USB minnepenn med kmplette tilbudsdkumenter Det presiseres at det er leverandørens ansvar å påse at den elektrniske g den papirbaserte leveransen er krrekt g sammenfallende. Ved eventuelle avvik vil signert papirversjn legges til grunn. 6.7 Emballering g merking Kmplett tilbud skal leveres i dbbelt g lukket emballasje. Den ytterste skal kun merkes med adressat jf pkt 6.8 nedenfr g Tilbud taxitjenester. Åpnes kun av adressat. Den innerste skal kun merkes med avsenders navn g pstadresse. Tilbudet skal emballeres på en slik måte at det er annymt g at tilbudets frtrlighet kan bevares frem til åpningen. 6.8 Leveringsfrist g sted Tilbudet skal være HiST i hende innen tilbudsfristens utløp, g skal fysisk leveres til: HiST v/ Hege E. Sannan Skrild E.C Dahls gate 2, Resepsjnen 7012 Trndheim 6.9 Endring g tilbakekall Tilbudet kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte sm nytt tilbud g skal utfrmes i samsvar med de krav til tilbudet sm er ppstilt venfr. 7. HiSTs behandling av tilbudene Mttatte tilbud påføres tidspunkt fr innlevering g vil bli behandlet i verensstemmelse med de bestemmelser sm fremkmmer i punktene nedenfr. 7.1 Tilbudsåpning Åpning av tilbud vil gjennmføres i HiSTs lkaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp av minst t representanter fra HiST. Leverandører vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. Side 8 av 12

9 Knkurransebestemmelser 7.2 Avvisning Eventuelle spørsmål m avvisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesfrskriftens Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige frbehld mt kntraktsvilkårene eller knkurransegrunnlaget. Videre har HiST adgang til å avvise tilbud sm innehlder frbehld, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende sm medfører tvil m hvrdan tilbudet skal bedømmes i frhld til øvrige tilbud. 7.3 Kntraktstildeling Kntrakt tildeles til den leverandør med det øknmisk mest frdelaktige tilbud basert på HiSTs evaluering av tilbudene iht tildelingskriteriene sm ppgitt nedenfr. Tildelingskriteriene vurderes i henhld til leverandørens besvarelse av de respektive punkter i krav- g prisdkumentet. Tildelingskriterium Tjenestekvalitet, basert på dkumentert ppfyllelse av Vedlegg 1, krav 1-3, hvrav krav 1 g 2 vil tillegges størst betydning. Samlede priser. Ved evalueringen vil det bli lagt til grunn en vektet jamførpris basert på følgende antatte frdeling av turer: - Mandag Fredag : 10 % - Mandag Fredag : 55 % - Mandag Fredag : 20 % - Mandag Fredag : 5 % - Lørdag Søndag : 3 % - Hellig- g høytidsdager: 2 % - Flytaxi Campus til/fra Værnes: 5 % Hvrav 90% av turene innen hver takstgruppe er med 1-4 passasjerer, 5 % med 5-8 passasjerer g 5 % med 9-16 passasjerer Vekt 50 % 50 % HiST vil vurdere mfang g knsekvens av eventuelle frbehld mt avtalevilkårene, samt eventuelle frutsetninger g krav fra leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet Samlede priser m frhldet antas å ha øknmisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning fr disse. Side 9 av 12

10 Knkurransebestemmelser Vedlegg 1 - Tjenestekvalitet Krav 1: Oppdrag fr HiST skal fretas på en effektiv, kmfrtabel g sikker måte, g med hensyn til miljøpåvirkning. - Tilbyder skal i tabellfrm gi en versikt ver kjøretøy sm vil stilles til dispsisjn fr HiST, hvr det fr hvert kjøretøy skal ppgis: Merke/mdell Årsmdell/første gangs registrering sete-/passasjerkapasitet bagasjekapasitet drivstfftype (bensin, diesel, etanl, gass/hydrgen, strøm, hybrid) vinterdekktype (pigg/piggfri) gjennmsnittlig drivstffrbruk pplyst i l/mil gjennmsnittlig NOx- g CO 2 -utslipp pr mil EURO-klasse EurNCAP-klasse tekniske sikkerhetsegenskaper (eksempelvis antiskrens, antikllisjnssystem, adaptiv cruisecntrl, blindsneradar, filskiftevarsling, m.v.) siste EU-kntrll med gdkjenning - Beskrivelse av sjåførenes kmpetanse, herunder vedlikehld av denne, ift: kundebehandling/service lkalgegrafisk kjennskap miljøvennlig g øknmisk kjøring annen relevant g verdiøkende systematisk kmpetanseutvikling - Redegjørelse fr tilrettelegging g muligheter fr transprt av bevegelseshemmede Krav 2: Bestilling, ppmøte g betaling skal gjennmføres effektivt g krrekt - Det skal tilbys g beskrives hensiktsmessige g effektive løsninger fr bestilling g ppfølging av bestillinger g at transprten møter på riktig sted til avtalt tid. Herunder er det ønskelig at HiST sikres priritet ved bestilling, hvilken garantert respns- g evt ppmøtetid sm eventuelt frpliktes samt hvrdan leverandøren vil følge pp g rapprtere på dette. - Det skal beskrives hvrdan bestiller kan settes i direkte kntakt med aktuell sjåfør ved bekreftet bestilling. Spesielt i tilfeller der bestiller ikke finner bilen etter at sjåfør har bekreftet ppmøte. - Det skal beskrives en fleksibel g hensiktsmessig ppgjørsfrm fr kjørte turer. Krav 3: Administrativ kvalitet - Leverandøren skal på frespørsel, eventuelt via selvbetjeningsløsning fr HiST, kunne levere peridiske rapprter sm fr angitt peride minimum viser antall turer, akkumulert fr HiST, pr avdeling g pr bruker/bestiller, samt alle priskmpnenter (f eks ppstart/minstepris, ventetakst, kilmeterpris mv). Side 10 av 12

11 Knkurransebestemmelser - HiST ønsker å redusere antall fakturaer samtidig sm det sikres gd kntrll med påløpne kstnader. Det ønskes derfr sikre g effektive ppgjørsfrmer sm er etterprøvbare både ift gjennmføring av- g betaling fr turer, ppfølging av avtalepriser samt bruk av avtalen. Ift dette bes beskrevet hvilke ppgjørsfrmer sm kan tilbys g hvilke(n) av disse sm anbefales fr HiST, herunder: kundeprgram i frm av kundekrt, firmakrt eller lignende, alternative ppgjørsfrmer; kntant, rekvisisjn, kredittkrt, kundekrt eller lignende faktureringsrutiner inkl kstnader, hyppighet mv. Side 11 av 12

12 Knkurransebestemmelser Vedlegg 2 - Priser Krav 1 Priser Alle priser ppgis i nrske krner (NOK) per enhet, inklusive merverdiavgift samt bmpasseringer/miljøpakken. Følgende enhetspriser skal ppgis fr hhv transprt av 1-4, 5-8 g 9-16 persner, samt innenfr hvilke tidsintervaller de ulike takstene kmmer til anvendelse (takstgrupper): - Starttakst fra hldeplass/gate - Starttakst/fremmøtetakst ved bestilling/henting - Starttakst/fremmøtetakst ved frhåndsbestilling til bestemt tidspunkt - Pris ventetid; <kr, øre pr tidsenhet> (samme sm fr tidstakst?) - Tidstakst pr minutt - Avstandstakst pr km - Minstepris - Bmtur; passasjer ikke møtt - Flytaxi fra de respektive campuser til/fra Værnes (fast pris) - Andre strekninger hvr fast pris tilbys - Transprt av utstyr/klli - Evt. andre serviceavgifter/gebyr/tillegg sm inngår i vederlaget fr ytelsen. Alle priser, gebyrer eller avgifter må ppgis. Enhver annen kstnad eller utgift sm ikke ppgis i tilbudet, kan ikke gjøres gjeldende venfr HiST i avtaleperiden. Bruk av andre typer priser, istedenfr eller i tillegg til vernevnte priser, vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Tilbyderne ppfrdres således spesielt til å stille spørsmål til knkurransegrunnlaget fr å få avklart eventuelle spørsmål vedr prising fr det tilfelle andre prismekanismer vil kunne kmme til anvendelse fr regulære transprtppdrag. Krav 2 Prisendringer Dersm leverandøren ut fra sin vanlige frretningspraksis har andre rutiner fr prisendring enn hva sm fremkmmer av kntraktsvilkårene skal disse eksplisitt angis, slik at de er evaluerbare g etterprøvbare. Krav 3 Fakturering - Faktura skal stiles til: HiST Fakturamttak, Pb 373 Alnabru, 0614 Osl. Sendes sm EHF-faktura Faktura skal merkes: xxxxxx Navn: xxxxx Side 12 av 12