Anskaffelse: «2015/05227 Gaver og profilartikler til lansering av NORD universitet» KONKURRANSEBESTEMMELSER

Transkript

1 Anskaffelse: «2015/05227 Gaver og profilartikler til lansering av NORD universitet» KONKURRANSEBESTEMMELSER

2 Innhold 1 INNLEDNING OM INSTITUSJONEN OM ANSKAFFELSEN KONKURRANSEGRUNNLAGET DOKUMENTER KONTRAKTSVILKÅR RETTELSE, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET KONFIDENSIALITET OG OFFENTLIGHET GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN TIDSPLAN KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN LEVERANDØRENES DELTAKELSESKOSTNADER AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN SKATTE- OG AVGIFTSSTATUS LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL TILBUDET TILBUDSFORMAT INNBINDING, EMBALLERING OG MERKING ANTALL KOPIER LEVERINGSSTED VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD OG AVVIK OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE TILBUDSÅPNING AVVISNING KONTRAKTSTILDELING

3 1 INNLEDNING 1.1 OM INSTITUSJONEN Universitetet i Nordland, Høgskolen i Nesna og Høgskolen i Nord-Trøndelag fusjonerer og blir én institusjon fra under navnet NORD universitet. Universitetet skal bidra til å fremme et bærekraftig og verdiskapende samfunns- og næringsliv, styrke den nasjonale kunnskapsalmenningen og bidra til en bedre regional fordeling av kompetanse og kunnskapsutvikling for framtida. Den nye institusjonen vil ha ni studiesteder, fra Stjørdal i sør til Stokmarknes i nord. Institusjonen vil ha ca studenter og ca 1200 ansatte. Det faglige profilene vil være Blå og grønn vekst, Innovasjon og entreprenørskap og Velferd, helse og oppvekst. 1.2 OM ANSKAFFELSEN I forbindelse med lansering av NORD universitet skal det gis ut gaver til studenter og ansatte første virkedag etter nyttår. Vi skal i den sammenheng anskaffe 1300 sekker i gave til ansatte. I tillegg skal vi ha headneckers/buff og penner til utdeling til studenter og andre målgrupper. Varene må være ferdig produsert og levert til de ulike studiestedene (se vedlegg C for studiesteder) senest og konkurransen kjøres derfor med en kort tidsfrist. Universitetet i Nordland er å anse som oppdragsgiver i denne anskaffelsen og kontrakten frem til da oppdragsgiver endres til NORD universitet. 2 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig via og inneholder krav til løsning og øvrige ytelser som omfattes av anskaffelsen. Konkurransegrunnlaget omfatter også nødvendig og relevant administrativ informasjon for gjennomføring av konkurransen. Det er leverandørenes ansvar å sette seg inn i innholdet og verifisere at samtlige dokumenter er mottatt og lesbare. 2.1 DOKUMENTER Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del I Beskrivelse Konkurransebestemmelser - Vedlegg A Forbehold og avvik - Vedlegg B Egenerklæring taushetsbelagt informasjon II Kontrakt for denne anskaffelsen med bilag: - Bilag 1 Kravspesifikasjon - Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse 3

4 2.2 KONTRAKTSVILKÅR - Bilag 7 Samlet pris og betalingsbestemmelser - Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten - Bilag 9 Endringer av leveransen etter kontraktsinngåelsen - Vedlegg C Logo og oversikt over studiesteder Det vil inngås kontrakt basert på vedlagte kontrakt, med bilag som angitt over. Eventuelle forbehold til kontraktsformularet skal tydelig fremgå i tilbudets endringsbilag. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold til kontraktsvilkårene. Oppdragsgiver ønsker tilbud på hele leveransen og det er således ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 2.3 RETTELSE, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Dersom leverandøren blir oppmerksom på at konkurransegrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med Oppdragsgiver for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli publisert fortløpende på Leverandører som registrerer interesse vil automatisk motta varsel om oppdateringer pr e-post. 2.4 KONFIDENSIALITET OG OFFENTLIGHET TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. nedenfor. OFFENTLIGHET Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de meiner er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Mal for dette er vedlagt i Del 1 Vedlegg C. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 4

5 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) og Forskrift om Offentlige Anskaffelser 7. april 2006 nr 402 del I og II som åpen anbudskonkurranse. 3.2 KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN Anskaffelsen er kunngjort på TIDSPLAN Anskaffelsen gjennomføres etter den tentative fremdriftsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom Oppdragsgiver skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen på Siste frist for spørsmål til konkurransen Siste utsendelse av svar på spørsmål Tilbudsfrist kl.14:00 Kontraktstildeling Uke 47 Kontraktsinngåelse Uke KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN All kommunikasjon skal være på norsk og rettes til Trine Ekhorn v/innkjøpstjenesten på e-post tek@uin.no innen den frist som fremgår av pkt 3.3 ovenfor. Andre henvendelser kan ikke påregnes besvart. Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli fortløpende distribuert via hvorfra e-postvarsel til kontaktperson hos alle registrerte leverandører vil bli generert. 3.5 LEVERANDØRENES DELTAKELSESKOSTNADER Leverandørene må selv dekke alle kostnader knyttet til deltakelse i konkurransen. Vareprøver skal være uten kostnad for UiN. Vareprøver kan returneres etter kontraktsinngåelse dersom ferdigfrankert emballasje medfølger. 3.6 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 4 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Universitetet i Nordland stiller følgende krav til leverandører som ønsker å inngi tilbud: 4.1 SKATTE- OG AVGIFTSSTATUS Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatte og mva attest ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. 5

6 4.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være Firmaattest et lovlig etablert foretak 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 TILBUDSFORMAT Det skal svares i tilknytning til hvert av punktene. Det er ikke tillatt å samle svar fra flere punkt under ett. Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. inndelingen nedenfor: Del Dokumentasjonskrav nr 1 Tilbudsbrev som skal inneholde følgende: 1.1 Referanse til konkurransegrunnlagets navn og evt. nummer 1.2 Leverandørens adresse og telefonnummer, samt organisasjonsnummer 1.3 Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse 1.4 Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist 1.5 Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren 1.6 Forbehold og avvik (Vedlegg A) 1.7 Egenerklæring om taushetsbelagt informasjon (Vedlegg B) 2 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1 Firmaattest 2.2 Skatte- og mva attest 3 Leverandørens løsningsbeskrivelse, bilag 2 4 Leverandørens pristilbud, bilag INNBINDING, EMBALLERING OG MERKING Tilbud skal leveres skriftlig innen tilbudsfristen, jf. pkt ovenfor, med registrert post, bud eller ved personlig oppmøte, innenfor kontortiden (hverdager kl 08:00-15:00) til adressen i pkt. 5.4 Tilbudet skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt. 5.1 Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o «2015/05227 Gaver og profilartikler til lansering av NORD universitet» o Adresse og navn på kontaktperson som angitt i pkt. 5.4 nedenfor o «Åpnes kun av adressat» 5.3 ANTALL KOPIER Tilbud skal leveres skriftlig. I tillegg skal det leveres 1 (en) elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på USB. Elektronisk versjon skal være i pdf-format og Microsoft Office kompatibelt format. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 5.4 LEVERINGSSTED 6

7 Tilbudet skal være skriftlig og på norsk. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbud som leveres per post skal sendes til følgende adresse: Universitetet i Nordland Att: Økonomiavdelingen v. Trine Ekhorn Postboks Bodø Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (mandag fredag kl ), til følgende adresse: Universitetet i Nordland Att: Økonomiavdelingen v. Trine Ekhorn Universitetsalleen Bodø Leverandøren bærer risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.5 VEDSTÅELSESFRIST Universitetet i Nordland ber om at leverandørene i første omgang vedstår seg sitt tilbud til minimum 30 dager etter tilbudsfristens utløp. 5.6 FORBEHOLD OG AVVIK Tilbudet forutsettes å være i samsvar med anbudsdokumentene. Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av anbudsdokumentene, skal dette klart fremgå av tilbudet (vedlegg A). Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Mottatte tilbud vil bli påført tidspunkt for mottak og deretter behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene nedenfor. Tilbudene vil ikke bli returnert, men arkivert eller forskriftsmessig destruert. Dog vil tilbud som er mottatt etter tilbudsfristens utløp bli returnert. 6.1 TILBUDSÅPNING Åpning av tilbud gjennomføres i Oppdragsgivers lokaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp av minst to representanter fra Oppdragsgiver. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 6.2 AVVISNING Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist i samsvar med anskaffelsesforskriftens bestemmelser. Tilsvarende vil anskaffelsesforskriftens bli lagt til grunn for vurdering av forhold ved leverandøren for øvrig. Eventuelle spørsmål om avvisning knyttet til forhold ved tilbudet vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens

8 Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at vesentlige kontraktsforbehold medfører en plikt til å avvise tilbudet. Tilsvarende for avvik fra konkurransegrunnlaget, som enten enkeltvis eller samlet representerer et vesentlig avvik fra kravspesifikasjonen eller konkurransegrunnlaget for øvrig. 6.3 KONTRAKTSTILDELING Tilbudsevalueringen vil ta utgangspunkt i de innleverte tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Kontrakt tildeles til den leverandør som har inngitt det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud i henhold til tildelingskriteriene som oppstilt i tabellen nedenfor. Tildelingskriterium Vekt Beskrivelse/Vurderingstema Kvalitet og design på tilbudte produkter 50-60% Her vil det gjøres en totalvurdering av leverandørens tilbudte produkter ut i fra besvarelse av kravspesifikasjon. Vareprøvene vil også inngå i denne vurderingen. Samlede priser 40-50% Samlet pris for hele leveransen Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet Samlede priser om de antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 8