KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE KJØP AV TJENESTER VED OPPGRADERING AV TOGSETT 69D ANSKAFFELSESNR. A sak nr. 14/2991 FRA Mantena AS (Oppdragsgiver) UTSTEDELSESDATO:

2 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 2 av 13 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL I OM KONKURRANSEN Generell introduksjon Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon Anskaffelsens formål Kontraktstype Kontraktsomfang og varighet ets oppbygning Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers forbehold Tilbyders forbehold og avvik Tilbyders generelle plikter Konfidensialitet Tilbudsbestemmelser Bekreftelse Tilbudsfrist Kommunikasjon Tidsplan Vedståelsesfrist Åpning av tilbudene Avvisning av tilbud Tilbud på deler av leveransen Alternative tilbud Tilbakekall eller endring av tilbudet Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbudets innhold, format og struktur Tilbudets innhold Språk Format og antall kopier av tilbudet Innlevering av tilbud Tildeling av kontrakt Tildelingskriterier Begrunnelsesplikt og klageadgang Kvalifikasjon av deltakere - Kvalifikasjonskrav DEL II GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR DEL III BESKRIVELSE AV OMFANG OG KRAV TIL LEVERANSEN... 13

3 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 3 av Generell introduksjon DEL I OM KONKURRANSEN 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon Mantena AS er et heleid datterselskap av NSB AS. Mantena er etablert i Oslo, Trondheim, Drammen, Skien, Stavanger og Bergen. Selskapets kjernevirksomhet er vedlikehold av togmateriell. Avtalen omfatter Mantena AS med hel- og deleide datterselskaper. Oppdragsgiver vil i konkurransegrunnlaget også kunne omtales som Kunden. For mer informasjon, se Anskaffelsens formål Formålet med avtalen som vi ønsker å inngå, er å sikre tilstrekkelig spesialkapasiteter i forbindelse med oppgradering av togsett 69D ved vårt verksted på Sundland i Drammen. Oppdragets art og korte tidsfrister vil kreve stor fleksibilitet i arbeidstiden som kan variere på relativt kort varsel, så både kvelds- og helge jobbing må påregnes. For nærmere beskrivelse av anskaffelsen vises det til Vedlegg A Leveransebeskrivelse. 1.3 Kontraktstype Vi vil inngå en standard kontrakt for «Kjøp av tjenester». Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en avtale med en 1 leverandør. 1.4 Kontraktsomfang og varighet Den totale anskaffelsens kontraktsverdi/volum er estimert til 1-3 MNOK pr. år, med et estimert antall på 5-7 togsett som skal oppgraderes pr. år. Det vil bli foretatt et separat avrop for hvert enkelt togsett. Det inngås kontrakt for 2 år med oppdragsgivers (Kundens) opsjon på forlengelse i år. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å variere omfanget på avropene avhengig av intern kapasitet på det aktuelle tidspunktet. Planlagt oppstart er mars ets oppbygning et består av tre deler:

4 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 4 av 13 Del I Om konkurransen Del I er dette dokumentet, og det gir retningslinjer og fastsetter alminnelige regler for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Del II Generelle kontraktsvilkår Del II inneholder de Generelle vilkår for kjøp av tjenester som vil bli omgjort til selve kontrakten som sammen med vedleggene (som beskrevet i del III nedenfor) utgjør den komplette avtalen. Del III Beskrivelse av omfang og krav til leveransen Del III omfatter vedlegg som angir omfang og krav til leveransen, og skjemaer som skal være en del av kontrakten. Vedlegg A Leveransebeskrivelse Vedlegg B Pris Vedlegg C Responstid Vedlegg D Administrative bestemmelser Vedlegg E Tilbyders forbehold og avvik Vedlegg F Referanseliste Vedlegg G Kompetansematrise for personell Vedlegg H Underleverandører Vedlegg I HMS-egenerklæring Vedlegg J Etiske retningslinjer for NSK-konsernet Vedlegg K Egenerklæring om etiske og sosiale forhold Vedlegg L Tilbudsbrev Vedlegg M Bekreftelse på deltagelse Vedlegg N Lovpålagte krav Vedlegg P Avrop med kvalitetssikring Vedlegg Q - Krav til leverandører ved arbeid på Mantenas verksteder Ferdig utfylte og fremforhandlede vedlegg blir en del av den endelige avtalen. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen foretas som «konkurranse med forhandling» i ett trinn. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2004 (forsyningsforskriften). Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. Oppdragsgiver kan redusere det antall tilbud som det forhandles om. En første reduksjon basert på tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene.

5 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 5 av Kunngjøring Anskaffelsen er oversendt til Doffin databasen for kunngjøring den og med referansenummer A-92979, 14/2991, og med kunngjøringsnummer Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2.4 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.5 Tilbyders forbehold og avvik For å bli vurdert skal eventuelle forbehold og mindre avvik klart angis i Vedlegg E - Tilbyders forbehold og avvik. Forbehold og avvik skal så langt det er mulig kostnadsberegnes av Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prise forbehold og avvik dersom tilbyder ikke har gjort dette. 2.6 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av konkurransegrunnlaget og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med konkurransen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i konkurransegrunnlaget, plikter Tilbyder straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette 2.7 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom anskaffelsen som konfidensielle. et skal betraktes som fortrolig informasjon og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne anskaffelsen uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke.

6 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 6 av Tilbudsbestemmelser 3.1 Bekreftelse Tilbyder skal senest 3 dager etter mottak av konkurransegrunnlaget skriftlig bekrefte om han har/ikke har til hensikt å inngi tilbud på oppdraget ved å sende e-post til kontaktperson oppgitt i punkt 3.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til Tilbyders kontaktperson for alle forhold i forbindelse med konkurransegrunnlaget og tilbudet, samt foreløpig opplysning om hvilke(n) deltilbud Tilbyderen planlegger å gi tilbud på. Eventuelt kan man benytte vedlegg M og skanne/maile denne. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er kl Tilbudet skal være ankommet leveringsadressen innen fristen. Se pkt. 4.4 Innlevering av tilbud. Tilbyder har risiko for at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Erik Ruud-Olsen E-post : erikr@mantena.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til konkurransen. Henvendelser til andre personer i Mantena vil kunne medføre at tilbyder blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelse av tilbudet, vil bli besvart skriftlig og distribuert til alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmålene vil bli besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Henvendelser mottatt senere enn kl vil ikke bli besvart. 3.4 Tidsplan Milepæl Dato Kommentar Utsendelse av konkurransegrunnlag Bekreftelse på deltagelse Start uke 51 3 dager etter mottak av konkurranse- Fortløpende Fortløpende

7 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 7 av 13 grunnlaget Informasjonsmøte Estimert Tilbudsfrist kl Fast Tilbudsåpning kl Estimert Evaluering og forhandling Estimert Evaluering ferdigstilt Estimert Interngodkjenning Estimert Tildeling av kontrakt Estimert Varsel om tildeling og klagefrist Estimert Planlagt kontraktsignering Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til Åpning av tilbudene Åpningen er ikke offentlig. 3.7 Avvisning av tilbud Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 3.8 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 3.9 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud Tilbakekall eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud.

8 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 8 av Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 4. Tilbudets innhold, format og struktur 4.1 Tilbudets innhold Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge. Tilbudet skal struktureres med merkede skilleark som anvist i denne tabellen: Skilleark Dokumentrekkefølge: 1. Tilbudsbrev 2. Generelle kontraktsvilkår Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person og settes opp i henhold til Vedlegg L Mal for tilbudsbrev. Blir fremforhandlet og utgjør selve kontrakten. 3. Vedlegg A Leveransebeskrivelse Tilbyder skal fylle ut alle relevante tabeller. 4. Vedlegg B Pris 5. Vedlegg C Responstid Tilbyder skal fylle ut alle relevante tabeller. Tilbyder skal fylle ut alle relevante tabeller Vedlegg D Administrative bestemmelser Vedlegg E Tilbyders forbehold og avvik Tilbyders forbehold og avvik for samtlige dokumenter/vedlegg skal, for å bli vurdert, fylles ut i dette skjema og i henhold de retningslinjer som fremgår av punkt Vedlegg F - Referanseliste Tilbyder fyller inn sine referanser i henhold til instruksene i vedlegget Vedlegg G - Kompetansematrise for personell Vedlegg H - Underleverandører Vedlegg I - HMS- Tilbyder fyller inn i henhold til instruksene i vedlegget inkludert CV er som skal legges ved. Tilbyder fyller inn i henhold til instruksene. Signeres

9 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 9 av 13 egenerklæring Vedlegg J - Etiske retningslinjer for NSBkonsernet Vedlegg K - Egenerklæring om etiske og sosiale forhold Vedlegg N - Lovpålagte krav Signeres Tilbyder fyller inn i henhold til instruksene i vedlegget. Dette vedlegget utgjør ikke en del av kontrakten men kravene må dokumenteres tilfredsstillende for at tilbudet skal kunne godkjennes. 15. Vedlegg P Eksempel som skal fremforhandles 16. Vedlegg Q 4.2 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. 4.3 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i ringperm merket med «Original», samt en kopi i ringperm merket med «Kopi». I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon (MSOffice- eller pdf-format) på minnebrikke. Tilbyder skal garantere at minnebrikken er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at Tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet sendes til: NSB Fellestjenester Arkivet V/Mantena AS PB 1800 Sentrum 0048 Oslo Att: Erik Ruud-Olsen Eller leveres til: NSB Fellestjenester Arkivet V/Mantena AS Schweigaardsgate 23, 0191 Oslo Att: Erik Ruud-Olsen

10 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 10 av 13 Tilbudet skal merkes med: ANSKAFFELSESNR: A-92979, saksnummer 14/2991 Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» 5. Tildeling av kontrakt 5.1 Tildelingskriterier Følgende tildelingskriterier vil bli benyttet for å avgjøre hvilket tilbud som er det mest fordelaktige: Tildelingskriterier: Vekt: Dokumenteres med: 1. Pris 40 % Vedlegg B Pris 2. Responstid 30 % Vedlegg C - Responstid 3. Referanser. Kompetanse. Generelle krav. Oppdragets løsning 30% Vedlegg F Vedlegg G. Vedlegg A Vedlegg A 5.2 Begrunnelsesplikt og klageadgang Oppdragsgiver vil gi skriftlig varsel om kontraktstildelingen til de Tilbydere som ikke får antatt sine tilbud. Varselet vil inneholde opplysninger om hvem Mantena AS har til hensikt å tildele kontrakt og en kort redegjørelse for det valgte tilbudets relative fordeler i forhold til de andre tilbudene med utgangspunkt i tildelingskriteriene. Oppdragsgiver vil vurdere en reduksjon av antall leverandører som vi ønsker å forhandle med, og en slik reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene med utgangspunkt i tildelingskriteriene. Skriftlig varsel vil bli sendt til de Tilbydere som eventuelt blir valgt bort i forkant av forhandlingene, og varselet vil inneholde opplysninger om årsaken til dette valget med utgangspunkt i tildelingskriteriene. Tilbyder har anledning til å klage på tildelingen. Klagefrist er satt til 10 kalenderdager fra melding om tildeling av kontrakt blir meddelt leverandørene. Etter klagefristens utløp blir det inngått kontrakt med den leverandøren som får antatt sitt tilbud.

11 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 11 av Kvalifikasjon av deltakere - Kvalifikasjonskrav Se vedlegg N

12 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 12 av 13 DEL II GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR

13 ANSKAFFELSESNR.: A Kjøp av tjenester ved oppgradering av 69D Side 13 av 13 DEL III BESKRIVELSE AV OMFANG OG KRAV TIL LEVERANSEN Vedlegg A Leveransebeskrivelse Vedlegg B Pris Vedlegg C Responstid Vedlegg D Administrative bestemmelser Vedlegg E Tilbyders forbehold og avvik Vedlegg F Referanseliste Vedlegg G Kompetansematrise for personell Vedlegg H Underleverandører Vedlegg I HMS-egenerklæring Vedlegg J Etiske retningslinjer for NSK-konsernet Vedlegg K Egenerklæring om etiske og sosiale forhold Vedlegg L Tilbudsbrev Vedlegg M Bekreftelse på deltagelse Vedlegg N Lovpålagte krav Vedlegg P Avrop med kvalitetssikring Vedlegg Q - Krav til leverandører ved arbeid på Mantenas verksteder