FOR Konkurransegrunnlag BKSAK Konkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I

Transkript

1 Helleren AS KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I LOVPÅLAGT REGNSKAPSREVISJON OG REVISJONSRELATERT BISTAND / RÅDGIVNING for levering til Helleren AS Anskaffelsesnr. FOR Viktige frister Tilbudsfrist , kl. 14:00 Vedståelsesfrist , kl. 14:00 Innholdsfortegnelse: 1 Oppdraget OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSEN GJELDER KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHET Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen; kontaktperson REGELVERK OG KONKURRANSEFORM KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAFFELSEN Krav til leverandørens kvalifikasjoner GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Kravspesifikasjon GENERELT OM KRAVSPESIFIKASJON KRAVSPESIFIKASJON Tildelingskriterier TILDELINGSKRITERIER Krav til tilbudet TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST... 6 Vedlegg: Vedlegg 1: Kontrakt m/bilag (Liste over bilag: se kontrakten pkt. 2.1) Vedlegg 2: Tilbudsforside Vedlegg 3: HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 4: Referanseskjema Side 1 av 6

2 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Helleren AS. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke inntil valg av leverandør er foretatt og kontrakt er inngått. All videre oppfølging av leveransen vil bli håndtert av Helleren AS ved styret / daglig leder. Kunngjøring /annonsering Konkurransen er ikke offentlig kunngjort/annonsert. 1.2 Anskaffelsen gjelder Bergen kommune skal i desember 2013 etablere selskapet Helleren AS. Revisor skal velges av generalforsamlingen i forbindelse med stiftelsen. Anskaffelsen gjelder lovpålagt revisjon for regnskapsårene 2013/2014 og 2015 og revisjonsrelatert bistand / rådgivning i perioden frem til revisjon for regnskapsåret 2015 er ferdigstilt. Se kontrakt og kontraktens bilag 1 (oppdragsgivers spesifikasjon) for ytterligere informasjon. 1.3 Kontraktens omfang Verdien av kontrakten er anslått til NOK pr. år ekskl. mva. Da selskapet enda ikke er i drift og oppdragsavtalen med kommunen enda ikke er inngått, må leverandør danne seg et bilde av kontraktens omfang ut fra opplysninger i oppdragsgivers spesifikasjon. Det tas forbehold om at endringer i forutsetningene nevnt i spesifikasjonen, kan påvirke oppdragets omfang noe. 1.4 Kontraktens varighet Kontrakten gjelder fra til revisjon for regnskapsåret 2015 er ferdigstilt. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen; kontaktperson 2.1 Regelverk og konkurranseform Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA), alminnelige bestemmelser del I. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken regelverk på internettadressen Anskaffelse etter forskriftens del I, konkurranse mellom tre revisjonsselskap som inviteres til å gi tilbud. 2.2 Kontaktperson for denne anskaffelsen Kontaktperson vedr. konkurransegrunnlaget: Bjarne Aagaard E-post: bjarne.aagaard@bergen.kommune.no Side 2 av 6

3 3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt. Skatteattest, utstedt av Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244) tidligst 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift. Merverdiavgiftsattest, utstedt av Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF- 1244) tidligst 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Krav: Oppfyllelse av HMS-regelverk. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter. Vedlegg 3 HMS-egenerklæring fylles ut. Erklæringen skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandør har god erfaring fra lignende oppdrag. Vedlegg 4 Referanseskjema fylles ut med de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres omfang, verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. Krav: Kompetent personell Det kreves at tilbudt personell har kompetanse og erfaring innenfor de oppgaveområder som denne anskaffelsen omfatter. Det må gis en fyldig redegjørelse for den kompetanse og erfaring som tilbudte personell har innenfor de oppgaveområdene som omfattes av tilbudet. For den/de enkelte personene som tilbys må redegjørelsen inneholde både en summarisk CV, samt en mer utførlig redegjørelse angående vedkommendes formelle kompetanse og praktiske arbeidserfaring. Det skal legges spesiell vekt på å dokumentere hvor vidt den/de tilbudte personen(e)s praktiske erfaring er relevant for oppdraget. Side 3 av 6

4 4 Kravspesifikasjon 4.1 Generelt om kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er de nærmere definerte krav som oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav, må dette presiseres i tilbudsbrevet, jf. pkt Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. 4.2 Kravspesifikasjon Oppdragsgivers kravspesifikasjon fremgår som del av kontrakt m/bilag, se bilag 1. 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende kriterier for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver I vurderingen av «det økonomisk mest fordelaktige tilbudet», vil følgende kriterier bli vurdert: Pris - Fast honorar for lovpålagt revisjon av regnskapsåret 2013/ Fast honorar for lovpålagt revisjon av regnskapsåret Timepris for revisjonsrelatert bistand / rådgivning v/ statsautorisert revisor - Timepris for revisjonsrelatert bistand / rådgivning v/ annen revisjonsmedarbeider Timeprisen skal inkludere kontorutgifter, porto, telefon, sekretariat og andre biutgifter. Utlegg dekkes bare i den grad det er avtalt. Reise- og diettkostnader dekkes etter Statens gjeldende satser, dersom ikke annet er avtalt i bilag 4 til kontakten. Reisetid faktureres ikke, dersom det ikke er særskilt avtalt i bilag 4 til kontrakten. Dokumentasjonskrav: Prisene skal oppgis ekskl. mva. i kontraktens bilag 4. Kompetanse og erfaring Dokumentasjonskrav: Se krav til dokumentasjon nevnt i pkt. 3.3 Den relative vektingen av kriteriene er angitt følgende tabell: Tildelingskriterier Side 4 av 6 Vekting Fast honorar for lovpålagt revisjon av regnskapsåret 2013/ % Fast honorar for lovpålagt revisjon av regnskapsåret % Timepris for revisjonsrelatert bistand / rådgivning v/ statsautorisert revisor 15 % Timepris for revisjonsrelatert bistand / rådgivning v/ annen revisjonsmedarbeider 15 % Kompetanse og erfaring 20 % TOTALSUM 100 %

5 Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at hans tilbud inneholder relevant dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. 6 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudets utforming og levering Bergen kommune har utarbeidet vedlagt kontrakt som standard for alle anskaffelser, jf. vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. Tilbyder må gjøre seg kjent med de vilkår som framgår av kontrakten m/bilag og vedlegg. Disse vil bli lagt til grunn ved en eventuell kontraktinngåelse. Deler av tilbudsbesvarelsen fylles ut i kontraktdokumentets bilag/vedlegg i henhold til det som er angitt i tabellen nedenfor. Leverandør er selv ansvarlig for at hans tilbud svarer på alle krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget samt vedlegg. Følgende vedlegg til konkurransegrunnlag og bilag til kontrakten skal fylles ut og legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold: Filnavn: Innhold/besvarelse: Dok1- Tilbudsbrev_[lever andørnavn] Dok2- Tilbudsforside_[le verandørnavn] Dok3- Kvalifikasjonskrav _[leverandørnavn] Dok4- Oppfyllelse av kravspesifikasjon_ [leverandørnavn] Dok5- Tildelingskriterier_ [leverandørnavn] Tilbudsbrevet skal være datert, undertegnet av person med fullmakt å binde leverandøren, og etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: - Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. - Eventuelle forbehold til kontraktteksten m/bilag skal tilbyder også føre inn i bilag 5 til kontrakten. Tilbudsforsiden (vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Dokumentasjon iht. kvalifikasjonskrav oppgitt i konkurransegrunnlaget: - Skatteattest for skatt - Skatteattest for mva. - HMS-egenerklæringsskjema (vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget) - Referanseskjema (vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget) - Redegjørelse for tilbudt personells kompetanse og erfaring, se beskrivelse under pkt. 3.3 Kontraktens bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse og dokumentasjon på oppfyllelse av kravspesifikasjon. - Kontraktens bilag 4: Prisskjema. - Oversikt over tilbudt personells kompetanse og erfaring i tabellform I tillegg vektlegges opplysninger gitt i Dok3-Kvalifikasjonskrav: Referanseskjema Tilbudene skal innen utløpet av fristen leveres på oppdragsgivers leveringsadresse: Side 5 av 6

6 Bergen kommune Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke v/ rådgiver Bjarne Aagaard Kontoradresse: Rådhusgaten 10, 9. etasje (åpningstid: kl ) Postadresse: Postboks 7700, 5020 Bergen Tilbudet skal leveres i papirformat og med originale signaturer. Det skal leveres 3 kopier av tilbudet. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i form av en cd eller usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: FOR 020/2013 Revisor for Helleren AS. 6.2 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: , kl. 14:00. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for forsinkelser i postgangen. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent blir avvist. Bergen, Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Harm-Christian Tolden Kommunaldirektør Bjarne Aagaard Rådgiver Side 6 av 6