KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING. Brannvern Rammeavtale BERGEN VANN KF

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING Brannvern Rammeavtale BERGEN VANN KF Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse: 1 Oppdraget OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING /ANNONSERING ANSKAFFELSEN GJELDER Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen REGELVERK KONKURRANSEFORM AVKLARINGER/FORHANDLINGER FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN AVVISNING AV LEVERANDØR AVVISNING AV TILBUD INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING KOSTNAD MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN SPRÅK KONKURRANSEGRUNNLAGETS INNHOLD: OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER Krav til leverandørenes kvalifikasjoner GENERELT OM KRAVENE DOKUMENTASJONEN LOVPÅLAGTE KRAV ANDRE KRAV Leveransebeskrivelse GENERELT OM LEVERANSEBESKRIVELSEN KRAVSPESIFIKASJON FAKTURERING Tildelingskriterier GENERELT OM TILDELINGSKRITERIER HOVEDKRITERIET FOR VALG AV LEVERANDØRER I DENNE KONKURRANSEN UNDERKRITERIER VED ØKONOMISK MEST FORDELAKTIG TILBUD Krav til tilbudets form og innlevering GENERELT OM TILBUDET KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV FØLGENDE DOKUMENTER Tilbudsforside Tilbudsbrev Tilbudsdokumentene Brosjyremateriell etc TILBUDETS FORM TILBUDSFRIST Side 2 av 10

3 6.5 LEVERINGSADRESSE (KONTORADRESSE): TILBUDSÅPNING TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Kontaktinformasjon INFORMASJON OM KORRIGERING AV UTLYSNINGEN OG KONKURRANSEGRUNNLAGET KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER VEDRØRENDE KONKURRANSEN Vedlegg: Vedlegg I : Tilbudsforside Vedlegg II : Prisskjema Vedlegg III : Materiell liste Side 3 av 10

4 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen Vann KF. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den ( 1.3 Anskaffelsen gjelder Bergen Vann KF drifter de kommunal vann- og avløpsanleggene i Bergen Kommune. Virksomheten skal sørge for en god og tilstrekkelig vannforsyning og en god og miljømessig riktig avløpshåndtering. Anskaffelsen gjelder kjøp av brannvern tjenester. Tjenestene som skal leveres fordeler seg påfølgende områder : 1 Årlig kontroll av materiell (apparater og slanger) 2 Pris på kjøp av nytt materiell (brannslukningsapparater, hus/arbeidslanger) 3 Registering av tilstand på brann celler, særlig på gjennomføringer. 4 Vurdering av rømningsveger herunder skilting. Rammeavtalens varighet vil være 2 år med 1 år ensidig opsjon på forlengelse for oppdragsgiver. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og del II. 2.2 Konkurranseform Konkurranseformen er konkurranse med forhandling, ref. foa I henhold til foa 2-1 (8) kan Bergen Vann KF benytte konkurranse med forhandling uten at dette må hjemles i foa 14-3 Lov og forskrift er tilgjengelig under regelverk på internettadresse. Anskaffelsen vil gjennomføres etter følgende prosess: a) Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, må sende kvalifikasjonsdokumentene sammen med tilbudet og innen fristen som er gitt i pkt. 7.4 b) De kvalifiserte leverandørene som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt blir invitert til forhandling. Det forutsettes derfor at det gis inn det beste tilbudet innen fristen i pkt 7.4. c) Forhandlingene vil bli gjennomført etter prinsippene som beskrives i FOA 11-8 (3). d) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med de(n) leverandøren(e) som etter forhandlingene har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, jf. FOA e) En bør påregne minst 2 uker til administrativ behandling før tilbyderne får vite hva resultatet av konkurransen er. Deretter påløper 10 dagers klagefrist. Side 4 av 10

5 2.3 Avklaringer/forhandlinger Ved en konkurranse med forhandling vil det være tillatt å endre tilbudene, eller forsøke å endre tilbudene, gjennom forhandlinger, jf. FOA Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom disse ikke er vesentlige. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.6 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.7 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2) Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA (2) Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås, jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet skal skrives på norsk Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedlegg beskrevet under innholdsfortegnelsen. Side 5 av 10

6 2.15 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valg av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. FOA Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 3.3 og pkt. 3.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.4 Andre krav Krav til leverandørens virksomhet Leverandøren må være en lovlig opprettet virksomhet. Dokumentasjon: Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister. (Firmaattest for norske leverandører). 4 Leveransebeskrivelse 4.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jf. pkt Side 6 av 10

7 4.2 Kravspesifikasjon Tjenestene som skal leveres fordeler seg påfølgende områder : 1. Årlig kontroll av materiell (apparater og slager) 2. Pris på kjøp av nytt materiell (brannslukningsapparater, hus/arbeidslanger) 3. Registering av tilstand på brann celler, særlig på gjennomføringer. 4. Vurdering av rømningsveger herunder skilting. Materiellet er plassert på vann- og avløpsrenseanleggene. Sted og antallet fremgår av vedlegg 3. Registrering av brann cellene og vurderingen rømningsveger vil være utarbeidelse av rapporter som igjen vil danne grunnlag for gjennomføring av tiltak. I rapportene skal det fremgår både tiltak og hvilke kostnader som er knyttet til disse. De bygg som skal vurderes er delvis plassert i fjell og tunneler. Det vil være 6 vannbehandlingsanlegg og 12 renseanlegg som skal vurderes. Antallet vil variere noe grunnet opprusting av anleggene. Rapportene vedr slukkemateriell leveres for hvert enkelt anlegg enkeltvis. Valgt leverandør vil få utlevert tegninger over anleggene. På oppstartsmøtet, etter at leverandør er valgt, skal leverandør legge frem detaljert fremdriftsplan for når rapportene vil bli levert. 4.3 Fakturering Faktura skal sendes til: Bergen kommune, LRS Pb Bergen Res nummer 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Side 7 av 10

8 5.3 Underkriterier ved økonomisk mest fordelaktig tilbud I vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende underkriterier bli vurdert. Pris (vekt 70 poeng). Prisen som vurderes er timepris på vurdering av rømningsveger og registering av tilstanden på brann cellene. Årlig tilsyn av materiellet prises som stk pris, det samme gjelder anskaffelse av nytt materiell. Poengene under denne posten fordeler seg med 60 % på tilsyn av materiell og innkjøpspris på nytt materiell, 15 % på registrering av tilstanden på brann cellene og 15 % på rapport på rømningsveger. Laveste pris vil bli vurdert som summen av investeringskostnader og driftskostnader over perioden. Laveste pris vil bli gi 70 poeng. De øvrige prisene vil bli gitt poeng lineært i forhold til laveste pris. Dokumentasjon: Utfylt prisskjema Kvalitet og service vektes med totalt 30 poeng. Under dette punktet er det kvaliteten på rapportene, kompetansen til tilbudt personell og responstid vil bli vurdert. Det må legges ved eksempel på tidligere utarbeidet rapport. CV på tilbudt personell. Opplysninger om gjennomføringsevne Det må legges ved referanser for tidligere utførte oppdrag. Dokumentasjon: Det gis beskrivelse av overnevnte forhold i tilbudsbrevet. Liste over referanser siste 3 år. 6 Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i from av en usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Det skal leveres 2 kopier av tilbudet. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 2.15). Side 8 av 10

9 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforsiden vedlegg I må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingskriterier, jf. pkt.4 (Leveransebeskrivelse) og pkt. 5 (Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt Tilbudsdokumentene Tilbudet skal returneres i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev, jf. pkt Tilbudsforside, jf. pkt og vedlegg II. 3. Kvalifikasjonsdokumenter a. Skatteattester. b. Dokumenter beskrevet i pkt Dokumentasjon knyttet til leveransekrav og tildelingskriterier a. Pris. b. Beskrivelse av kvalitet og service. Prisskjemaet skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres Brosjyremateriell etc. Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 6.3 Tilbudets form Dokumentene skal leveres innsatt i A4 ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt på følgende måte (ref også pkt ); (ett skilleblad pr. dokumenttype): Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: BV Brannsikkerhet Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: BV Brannsikkerhet Side 9 av 10

10 6.4 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: kl 12:00 Forespørselen må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jf. pkt 6.5, før utløpet av fristen. 6.5 Leveringsadresse (kontoradresse): Bergen vann KF Spelhaugen Fyllingsdalen ATT : Jarl-Helmer Svanberg 6.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 6.7 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil Kontaktinformasjon 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av frist for forespørsel om deltakelse, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen Kontaktperson: Arne Svendsen Mobiltelefon : E-postadresse: arne.svendsen@bergen.kommune.no Bergen, 6.januar 2012 med vennlig hilsen Jarl-Helmer Svanberg Ass direktør Bergen Vann KF Side 10 av 10