Åpen anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag. Rammeavtale for anskaffelse av arbeidstøy og fottøy. Tilbudsfrist: fredag 24/ kl 11:00

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Rammeavtale for anskaffelse av arbeidstøy og fottøy Tilbudsfrist: fredag 24/ kl 11:00

2 Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Kunngjøring Anskaffelsen gjelder Kontraktens varighet Kontraktens omfang Forbehold fra oppdragsgiver KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER Generelt om kravene Dokumentasjon Lovpålagte krav Andre krav LEVERANSEBESKRIVELSE Generelt om leveransebeskrivelsen Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Prisformat kommersielle betingelser Leveringsbetingelser Varefaktadokumentsjon Statistikker TILDELINGSKRITERIER Generelt om tildelingskriterier Hovedkriteriet for valg av tilbud ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN Regelverk Konkurranseform Endring av konkurransegrunnlaget Avklaringer Forbehold Alternative tilbud Tilbakekalling og endring av tilbud Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud Avlysing av konkurransen Kostnad med deltakelse i konkurransen Språk Innstilling på kontraktstildeling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING Generelt om tilbudet Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudets form Side 2 av

3 6.4 Tilbudsfrist og leveringssted Tilbudets vedståelsesfrist VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON Om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Kontaktperson hos oppdragsgiver Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Tilbudsforside Produkt og prisskjema Standard skjema for HMS-egenerklæring Egenmeldingserklæring for etterlevelse av ILO-konvensjon Generelle avtalevilkår Akasia Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Tilbudsfrist Testing av utvalgte produkt før endelig utvelgelse avsluttes. Tilbudsevaluering og meddelelse til tilbydere Karensperiode / klagefrist 10 virkedager Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist Side 3 av

4 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Akasia Kirke og Gravplass as. Men øvrige firma i Akasia, kan foreta innkjøp etter samme avtale. Akasia er en mangfoldig organisasjon i vekst og en viktig samfunnsaktør i Bergen. Akasia er barnehageaktør og -utvikler og eiendomsforvalter og -utvikler primært av kirkebygg og gravplasser. I tillegg driver Akasia et regnskapskontor. Vi ivaretar viktige samfunnsoppgaver og bringer kulturarven videre, gjennom komplette og profesjonelle fagmiljø med fokus på kvalitet og service 1.2 Kunngjøring Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på sammen med konkurranseutlysningen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Akasia ønsker tilbud på levering av arbeidstøy, og fottøy innenfor fagområdene; mur, tømrer, elektro, ventilasjon, byggeteknisk drift, renhold, anleggsgartner og entreprenør. Verneutstyr vil også inngå i avtalen. Akasias barnehager er ikke del av denne rammeavtalen. Konkurransen gjennomføres etter forskriftenes del I og II, åpen anbudskonkurranse. Rammeavtalen inngås med Akasia Kirke og Gravplass as, som er et selskap underlagt lov om offentlig anskaffelse. Det kan påregnes at andre selskap innenfor Akasia grupperingen også ønsker å foreta avrop på avtalen, selv om de ikke er underlagt samme regelverk. 1.4 Kontraktens varighet Avtalen skal gjelde i 2 år. I tillegg skal Akasia ha opsjon på forlengelse av avtalen, i ytterligere 1+1 år. Total kontraktstid kan derfor bli 4 år. Opsjon vil automatisk bli benyttet dersom BKF ikke varsler leverandør 30 dager før utløpet av avtaleperioden/opsjonsperioden. Dersom oppdragsgiver utøver opsjon skal avtalen forlenges på de samme vilkår og betingelser som følger av nærværende avtale. 1.5 Kontraktens omfang Årlig omfang av avtalen er ca ,- eks mva. 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om endringer i volum, blant annet ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, Akasia og Bergen kirkelige fellesråd sine aktiviteter og/eller organisasjon. Side 4 av

5 2 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 2.1 Generelt om kravene Rammeavtale Arbeidstøy Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Dokumentasjon Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 2.3 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt og MVA Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. For skatteattestene: Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter HMS egenerklæring (vedlegg 03) til enhver tid. Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr ,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon 2.4 Andre krav Krav Registrert foretak Leverandøren må være et lovlig opprettet virksomhet Soliditet Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter Dokumentasjonskrav Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (firmaattest for norske leverandører). Fullstendig årsregnskap for det siste år, inkludert revisjonsberetning. Samt vedlagt kredittrating fra anerkjent byrå. Ratingen skal minimum ha karakter i øvre tredjedel. Kompetanse, erfaring og gjennomføringsevne Leverandøren skal ha faglig kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag. Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Oversikt over hvilke andre avtaler firmaet har i Bergensområdet med samme eller større omfang som denne utlysingen, og som er inngått de siste tre år. Referanseperson hos kunde skal oppgis. Side 5 av

6 Lønns- og arbeidsvilkår Det kreves at leverandøren har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. På forespørsel må valgte leverandør kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Etterlevelse av ILO-kjernekonvensjon Det bes om at leverandøren dokumenterer status for etterlevelse av følgende ILOkjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden. Oppdragsgiver har rett til å sjekke tilbyders referanser fra de siste 3 år, både referanser tilbyder oppgir i tilbudet og andre som oppdragsgiver måtte kjenne til. Bekreftelse på at lønns- og arbeidsvilkår følger gjeldene tariffavtale. Dokumentasjon: Egenerklæring ILO-kjernekonvensjon (vedlegg 04) Leverandørenes status innen dette emnet kan bli tema i kontraktsoppfølgingen i avtaleperioden, med spesielt fokus på kontinuerlig forbedring. Rutiner for miljøstyring Oppdraget krever leverandører som har rutiner og systemer som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelsen av leveransen. Krav til kvalitetsstyring generelt Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til avfall, transport, kjemikaliehåndtering og innkjøp. 2. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, kan dette vedlegges. 3 Leveransebeskrivelse 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen viser de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom det er avvik mellom oppdragsgivers beskrivelse og hva leverandør kan tilby, må dette presiseres på en entydig måte, slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene opp mot beskrivelsen uten å ta kontakt med leverandør. Side 6 av

7 3.2 Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Rammeavtale Arbeidstøy Godt utstyr er viktig for å oppnå gode resultat. Dette gjelder også for arbeidstøy. Det er stor spredning i arbeidsoppgavene til våre arbeidstakere. Dette stiller ulike krav til funksjonalitet, passform, komfort og slitestyrke for de ulike bruksområdene. Dette er blant annet grunnen til at vi ønsker å teste arbeidstøy i to uker under normale påkjenninger for å kunne sammenligne kvaliteten. Alt arbeidstøy skal være av god kvalitet, og beregnet på profesjonell bruk. Dette betyr blant annet som en minimum at glidelåser og knapper skal sitte godt på. Stoff skal være fargeekte/ Lysekte uten å nuppe. Tråder og sømmer, knapper og glidelås må ha god kvalitet og være festet. Forstoff i lommer må ha god kvalitet. Opplevd kvalitet vektlegges. Plaggene skal være strykefrie, og være påsydd vaskeanvisning. Vi krever at leverandøren har en lokalitet i Bergen der det er mulig å prøve arbeidstøyet med tanke på valg av størrelse etc. Leverandør skal garantere alle produkt mot materiell- eller fabrikasjonsfeil. Eventuelle materiell- eller fabrikasjonsfeil skal erstattes uten utgift for oppdragsgiver. Alt tøy skal være godkjent til bruk på norske arbeidsplasser. Tøy skal være synbare i henhold til EN 471, for det tøyet som er angitt i tabell. Det skal oppgis holdbarhet etter 20 vask. Kontrastfarger er Gul / Grå eller Gul / Svart. Det må kunne leveres både dame- og herremodell. Alt tøy skal påføres logo før utlevering. Tekst og plassering avtales nærmere. Pris for logo, og påføring oppgis i prisskjema, eller tilbud. Det differensieres på «Stor» og «Liten» logo. Tilbudte produkter settes opp i tabellform i vedlegg 2. Leverandørene fyller inn i kolonner merket med grønn farge. Det skal gjennomføres en produkttest fra 26.feb til 11 mars. De leverandørene som ønsker å delta i konkurransen skal vederlagsfritt levere ett stykk av hvert av de produktene som er markert som standardprodukt i tabellen vedlegg 2 innen 26. februar. (Seks stykk) Det er ønskelig med en variasjon innen standard størrelser (M-L-XL). Det vil være leverandørens ansvar å levere produktene til Akasia innen oppstart av produkttesten. 3.3 Prisformat kommersielle betingelser Det skal oppgis rabatt i listepris på alternative modeller. Priser kan justeres iht. endringer i konsumprisindeks. Første justering kan skje med grunnlag i avtalt indeks for Leveringsbetingelser Fritt levert på Akasias lokasjoner i Bergen. 3.5 Varefaktadokumentsjon For alle produkt som omfattes av tilbudet må tilbyder kunne framskaffe produkt- og varefakta dokumentasjon etter behov. Alle produkt skal være i samsvar med krav gitt i forskrift om begrensninger i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter(produktforskriften). Dokumentert miljøvennlig produksjon og distribusjon vil bli vektlagt. 3.6 Statistikker Kvartalsvis skal det leveres statistikker uten kostnad for Akasia. Statistikken skal inneholde antall artikler, antall bestillinger og omsetning for hver artikkel og total omsetning. Side 7 av

8 4 Tildelingskriterier 4.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget. 4.2 Hovedkriteriet for valg av tilbud Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Følgende kriterier vil bli vurdert og vektet som vist nedenfor: Tildelingskriterier Kvalitet Produktene skal prøves/testes over en periode på to uker i reelt arbeid på arbeidssted. Brukervennlighet Passform Komfort Bevegelighet Vask Slitestyrke Pris Følgende vil bli vektlagt: Pris oppgitt i tilbudsskjema på markerte volumprodukt Vekting 50% 25% Service Følgende vil bli vektlagt: Tilgjengelighet Vareutvalg Nettbestilling Levering på arbeidssted 25% SUM 100 % Akasia kan bare evaluere levert materiell. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at levert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. Side 8 av

9 5 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 5.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. I tillegg er anskaffelsen omfattet av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 2. august 2008 med hjemmel i LOA. 5.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av leverte tilbud. 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 5.4 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 5.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil bli vurdert. 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring, jf. FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2). 5.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som er angitt i FOA (1) Side 9 av

10 Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som er angitt i FOA (2) Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, Jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk jfr. FOA 3-9. Kontraktsavklaring gjennomføres på norsk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være dager fra dato for kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. I tillegg er det ønskelig at det vedlegges en elektronisk versjon, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforside (vedlegg 1) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Side 10 av

11 Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til kravspesifikasjon og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. BKF har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Prisskjema skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Brosjyrer Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 6.3 Tilbudets form Dokumentene ønskes levert innsatt i A4 ringperm. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding eller stifter. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med: Rammeavtale for anskaffelse av arbeidstøy og fottøy Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise tilbud som ikke er avgitt i lukket og merket forsendelse, jfr. FOA (1) b. 6.4 Tilbudsfrist og leveringssted Frist for levering av tilbud er satt til: fredag 19. februar 2016 kl Dokumentene skal enten leveres eller sendes til oppdragsgivers adresse: Akasia kirke og gravplass as V/Bjarne Skarestad Bjørns gate Bergen (Åpningstid: Fra kl. 09:00 til 15:00). Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt adresse før utløpet av fristen. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc). 6.5 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet vil være bindende for leverandør til Side 11 av

12 7 Viktig praktisk informasjon 7.1 Om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Akasia vil benytte for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Vedrørende konkurransegrunnlaget: Kontaktperson: Bjarne Skarestad Telefon: E-postadresse: Vedrørende produktet/tjenesten: Kontaktperson: Ingebrigt Norbakken Telefon: E-postadresse: Side 12 av