Prosjekt Ramstad barnehage

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets del 1 Tilbudsinnbydelse og konkurranseregler Prosjekt Ramstad barnehage Anskaffelse av Sanitær- og varmeinstallasjon NS8406

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning generelt Oppdragsgiver Forbehold fra oppdragsgivers Orientering om prosjektet og kontrakten Fremdrift i konkurransen Konkurranseregler Regelverk Konkurranseform Endring av konkurransegrunnlaget Avklaringer Forbehold Alternative tilbud Deltilbud Avlysing av konkurransen Kostnad med deltakelse i konkurransen Språk Innstilling på kontraktstildeling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Lønns- og arbeidsvilkår Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget og kunngjøring Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring Krav til leverandørenes kvalifikasjoner Generelt om kravene Lovpålagte krav Andre krav Tildelingskriterier Generelt om tildelingskriterier Hovedkriteriet for valg av leverandør i denne konkurransen Krav til tilbudets form og innlevering Generelt om tilbudet Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsfrist og leveringssted... Feil! Bokmerke er ikke definert. 6.4 Tilbudets vedståelsesfrist... Feil! Bokmerke er ikke definert. Vedlegg: 1. HMS erklæring 2. Tilbudsskjema 3. Oppdragsbeskrivelse 4. Beskrivelse PDF - sanitær 5. Beskrivelse GAP linker - sanitær 6. Beskrivelse PDF - varme 7. Beskrivelse GAP linker - varme 8. Bunnledninger-Layout1 9. Gulvvarme Plan 1-etg-Layout1 10. Gulvvarme Plan 2-etg-Layout1 11. Fremdriftsplan Side 2 av 11

3 Tilbudsinnbydelse Akasia innbyr herved til åpen anbudskonkurranse for entreprisen Sanitær- og varmeinstallasjon til Ramstad barnehage i forbindelse med oppføring av nybygg. Generelle opplysninger For denne anskaffelsen gjelder følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) i sin helhet Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Del I, Alminnelige bestemmelser, samt Del II. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)av 19. mai 2006 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 2. august 2008 med hjemmel i LOA. Konkurransen er kunngjort i Doffin ( i uke Tilbudsfrist Tilbudet leveres skriftlig i ett eksemplar innen torsdag 26. september 2013 kl til oppdragsgivers adresse: Akasia v/ Joy Frantzen Bjørns gate Bergen Åpningstid: Fra kl. 09:00 til 15:00 Tilbudet leveres i lukket, nøytral emballasje merket: Sanitær og varme - Ramstad Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse før utløpet av fristen. Det er også ønskelig at dokumentene legges ved i en elektronisk utgave. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.). Tilbudene vil bli åpnet med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. Offentlig åpning av innkomne tilbud vil ikke finne sted. Tilbudet er bindende for tilbyder inntil 31.desember Utforming av kontrakt Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8406:2009 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagte oppdragsbeskrivelse for prosjektet. Side 3 av 11

4 1 Innledning generelt 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Akasia. Akasia er en mangfoldig organisasjon i vekst og en viktig samfunnsaktør i Bergen. Vi er en del av Bergen kirkelige fellesråd, og skal ivareta noen av områdene som i henhold til Kirkelov og Gravferdslov er lagt til fellesrådet. Våre primæroppgaver er utvikling, bygging, drift, vedlikehold og forvaltning innenfor områdene eiendom, barnehage og gravferd. Vi skal være en profesjonell forvalter og en dyktig utbygger av kirker og gravplasser og en kompetent eier og drifter av våre barnehager. 1.2 Forbehold fra oppdragsgivers Oppdragsgiver tar forbehold vedrørende omfang og oppstart av entreprisen med eller uten opsjoner dersom prisen medfører overskridelse av de bevilgede rammer. Likeledes tar oppdragsgiver forbehold om godkjennelse på byggesøknad. Manglende godkjennelse med hensyn til finansiering eller andre forhold vil kunne medføre at konkurransen må avlyses. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del 2, jf. kapittel A Generelt om prosjektet. 1.4 Fremdrift i konkurransen Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Uke 36 Tilbudsfrist Torsdag 26. september 2013 kl Evaluering av tilbud Uke 40 Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Ca. 7. oktober 2013 Klagefrist / karensperiode virkedager Kontraktsinngåelse Ca. 21. oktober 2013 Vedståelsesfrist 31. desember Konkurranseregler 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. 2.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av leverte tilbud. Side 4 av 11

5 2.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.4 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 2.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.7 Deltilbud Det er ikke anledning å inngi deltilbud i denne konkurransen 2.8 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det, Jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk jfr. FOA 3-9. Kontraktsavklaring gjennomføres på norsk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være dager fra dato for kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven 13. Side 5 av 11

6 2.13 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal leverandøren gi lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende forskrifter. For områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren gi lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. De ovennevnte lønns- og arbeidsvilkårene skal gjelde for ansatte hos leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Daglig leder hos leverandøren er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Leverandøren skal på forespørsel legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 3 Konkurransegrunnlaget 3.1 Konkurransegrunnlaget og kunngjøring Konkurransegrunnlaget består av denne tilbudsinnbydelsen med konkurranseregler, i tillegg vedlegg/tegninger som er omtalt i dokumentet, se innholdsfortegnelse. Tilbyder plikter å gjøre seg kjent med innholdet i samtlige dokumenter som inngår i konkurransegrunnlaget. Konkurransen er kunngjort i Doffinbasen og konkurransegrunnlaget vil være tilgjengelig på Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, referat fra befaring og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Side 6 av 11

7 3.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon etc. skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Prosjektleder Geir Algrøy Epost: Telefon: / Eller Anskaffelsesrådgiver Joy Frantzen Epost: Joy.Frantzen@akasia.no Telefon: Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 19. september. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Oppdragsgiver vil, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 3.3 Tilbudsbefaring Tilbudsbefaring avholdes ikke. 4 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 4.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til tilbyderens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at tilbydere har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at tilbyder skal bli kvalifisert. Tilbyderen må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Side 7 av 11

8 4.2 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Skatteattest for mva. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattest for merverdiavgift For skatteattestene: Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. HMS egenerklæring (vedlegg 2) Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr ,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon 4.3 Andre krav Krav Registrert foretak Leverandøren må være et lovlig opprettet virksomhet Dokumentasjonskrav Firmaattest for norske leverandører (Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister for andre) Soliditet Det kreves god soliditet Gjennomføringsevne Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov Dokumentasjon: 1. Årsregnskap for de 2 siste årene Inkl. styrets beretning Inkl. revisorerklæring 2. Annen relevant dokumentasjon Oversikt over firmaets totale bemanning. Side 8 av 11

9 Kompetanse og erfaring Leverandøren skal ha faglig kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag Referanseoversikt Referanseskjema skal inneholde informasjon om de viktigste relevante leveranser de siste 5 år, inkludert deres omfang (antall månedsverk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. Oppdragsgiver har rett til å sjekke tilbyders referanser fra de siste fem år, både de tilbyder oppgir i tilbudet og andre som oppdragsgiver måtte kjenne til. Tiltaksklasse Denne anskaffelsen vil omfatte tiltak som er søknadspliktige i følge plan- og bygningslovens 93. Søknadspliktige tiltak er underlagt ansvarsrett, og det kreves derfor at faglig leder hos tilbyder innehar den kompetanse (utdanning og erfaring) som er nødvendig for å oppnå lokal godkjenning for ansvarsrett for tiltaksklasse 2 i funksjonene ansvarlig utførende, og at virksomheten oppfyller de øvrige kravene til en slik godkjenning. Rutiner for miljøstyring Det kreves systemer og rutiner som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen Krav til kvalitetsstyring generelt Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Gyldig bevis på Sentral godkjenning for ansvarsrett (tiltaksklasse 2) innen relevant fagområde og funksjon 2. Dokumentasjon på at virksomheten oppfyller krav til lokal ansvarsrett for tiltaket innen relevant tiltaksklasse og funksjon. For utdypende informasjon om hvilke krav som stilles for å oppnå en slik godkjenning, se Forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett (GOF) kap. II og III ( 6-11). Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til avfall, transport, kjemikaliehåndtering og innkjøp. 2. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, kan dette vedlegges. Side 9 av 11

10 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandør i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Følgende kriterier vil bli vurdert og vektet som vist nedenfor: Tildelingskriterier Vekting Pris Herunder: Totalpris Timepriser 80 % 20 % SUM 100 % Oppdragsgiver kan bare evaluere innlevert materiell. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at innlevert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. 6 Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Oppdragsgiver ber om at tilbudet og alle innleverte vedlegg fortrinnsvis utformes på norsk. I den grad tilbyder allikevel velger å utforme deler av tilbudet på andre språk gjør oppdragsgiver oppmerksom på at dette kan lede til misforståelser under tilbudsvurderingen grunnet manglende forståelse av innlevert materiale. Dette kan da medføre avvisning grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav eller redusert poengsum ved evaluering av tilbud. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet, levert på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet i lesbart format (PDF eller tilsvarende). Tilbyder har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet er identiske. Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å velge hvilken versjon som legges til grunn ved evaluering av tilbudet. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Side 10 av 11

11 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsskjema Tilbudsskjema (vedlegg 1) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til leveransebeskrivelse og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. Oppdragsgiver har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. 6.3 Tilbudsfrist, leveringssted og vedståelsesfrist. Se tilbudsinnbydelsen. Side 11 av 11