KONKURRANSEGRUNNLAG Avtale 2016/26 Administrasjon av opplæringssamlinger 2017

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Avtale 2016/26

2 Innhold 1 Om Kunden Om avtalen Avtalen vil omfatte Avtaleperiode og avtaledokumenter Om konkurransen Prosedyre Taushetsplikt Tidsplan Kunngjøring Kommunikasjon Konkurransedokumentene Tilbudets utforming Tilbudsinnlevering Kvalifisering til konkurransen Bruk av underleverandører til kvalifikasjon og kontraktoppfyllelse Gjennomføring av gradvis redusering av tilbydere og forhandlinger Tildeling av kontakt... 6 Side 2 av 6 Avtale 2016/26

3 1 Om Kunden Valgdirektoratet har hovedansvaret for den praktiske gjennomføringen av Stortings- og sametingsvalg, og Kommune- og fylkestingsvalg. Dette innebærer systemstøtte, opplæring og brukerstøtte til kommuner og fylkeskommuner. Valgdirektoratet er underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Valgdirektoratet ligger i Tønsberg. 2 Om avtalen 2.1 Avtalen vil omfatte I forbindelse med opplæring av valgmedarbeidere i kommuner og fylkeskommuner skal Valgdirektoratet avholde sentrale opplæringsseminarer våren Valgdirektoratet ønsker gjennom avtalen bistand til gjennomføring av en rekke aktiviteter i knyttet til opplæringssamlingene. Anskaffe konferansehotell Administrere påmelding og bestilling av hotell for deltakere Bistå med administrative oppgaver under opplæringsseminarene Fakturere deltager-kommuner- og fylkeskommuner. Avtalen omfatter kun aktiviteter knyttet til opplæringssamlingene. Detaljert beskrivelse av aktiviteter er beskrevet i vedlagte avtaledokumenter. 2.2 Avtaleperiode og avtaledokumenter Avtalen vil inngås med vinneren av konkurranse med forhandling mellom kvalifiserte deltagere. Avtalen er planlagt signert uke 13, oppstart av leveransen 4. april 2016, med planlagt ferdig leveranse 31. juni Avtaleforholdet mellom partene vil reguleres av vedlagte avtaledokumenter: Del 1 Spesielle avtalevilkår for tjenester o Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon o Bilag 2 Leverandørens besvarelse o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 4 Administrative bestemmelser o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 6 Endringer i avtaleteksten Del 2 Generelle avtalevilkår for tjenester Kunden oppfordrer Tilbyderen til å gjøre seg godt kjent med innholdet i avtaledokumentene. 3 Om konkurransen 3.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres etter lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I og II. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling etter forskriftenes Side 3 av 6 Avtale 2016/26

4 3.1.1 Taushetsplikt Kunden vil behandle all informasjon fra Tilbyderen fortrolig. Det gjøres allikevel oppmerksom på at det kan kreves innsyn i anskaffelsesdokumenter i henhold til offentleglova etter at tildeling er foretatt. Alle tilbydere vil få tilbakemelding om hvilke tilbyder som er valgt, med en nærmere begrunnelse for valget og informasjon om karenstid. 3.2 Tidsplan Kunden har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet: Dato: Kunngjøring i Doffin Frist for spørsmål Frist for innlevering av tilbud Første utsiling av tilbud Uke 10 Forhandlinger Uke 11 Forventet kontraktstildeling Uke 12 Kontraktsignering Uke 13 Endelig leveranse Våren 2017 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsinnlevering er veiledende. 3.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i den nasjonale kunngjøringsdatabasen DOFFIN Kommunikasjon Før fristen for å stille spørsmål har gått ut, kan det stilles spørsmål om Kunden, oppdraget, konkurransegrunnlaget og avtalen mv. Spørsmål rettes til kontaktpersonen per e-post. Spørsmålene vil bli anonymisert, før svar sendes ut til samtlige forespurte leverandører via DOFFIN. Kundens kontaktperson: Kristin Skorpen, kristin.skorpen@valg.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Kunden hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 3.5 Konkurransedokumentene Konkurransedokumentene er den informasjonen Tilbyderen har som grunnlag for å levere sitt tilbud. Noen dokumenter er til informasjon og skal bare leses og forstås og noen skal besvares. Alle deler av besvarelsene vil være gjenstand for forhandlinger hvis tilbudet blir vurdert som ett av de tre beste tilbudene (jf. Punkt 3.9) Dokumenter som inngår i konkurransen og som må besvares/ leses av Tilbyderen: Side 4 av 6 Avtale 2016/26

5 et Besvares Del 1 Spesielle avtalevilkår for tjenester Leses o Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Leses o Bilag 2 Leverandørens besvarelse Besvares o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Besvares o Bilag 4 Administrative bestemmelser Besvares o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Besvares o Bilag 6 Endringer i avtaleteksten Evt. besvares Del 2 Generelle avtalevilkår for tjenester Leses Kunden oppfordrer Tilbyderen til å gjøre seg godt kjent med innholdet i konkurranse- og avtaledokumentene. Vesentlige endringer i punkt «Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten» kan medføre at tilbudet blir avvist. 3.6 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes på norsk og bestå av: Tilbyderens navn, organisasjonsnummer, adresse, kontaktperson, telefon og e-postadresse Signert og datert tilbudsbrev som binder tilbudet til Tilbyderen. Besvarelse og dokumentasjon av Kundens konkurransedokumenter i henhold til punkt 3.5 All dokumentasjon på kvalifikasjon oppgitt i punkt 3.8 og alle felter som er markert med grønt i avtaledokumentene beskrevet i punkt 3.5 bør besvares for at tilbudet skal anses som gyldig. Tilbudet skal leveres i 2 papireksemplar og et elektronisk eksemplar (USB-minnepenn). Den elektroniske versjonen skal inneholde all dokumentasjon som angitt i punkt Tilbudsinnlevering Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: «Administrasjon av opplæring - konkurranse 2016/26» og «Åpnes kun av adressat». Tilbudet kan sendes eller leveres direkte på følgende adresser: Tilbudet kan sendes til følgende adresse: Valgdirektoratet Att. Kristin Skorpen Postboks Tønsberg Tilbudet kan leveres direkte i Kundens resepsjon: Valgdirektoratet Att. Kristin Skorpen Rambergveien Tønsberg Alle kostnader som Tilbyderen har i forbindelse med konkurransen, må dekkes av Tilbyderen selv. Tilbudet vil ikke bli returnert til Tilbyderen. Det gjøres oppmerksom på at det IKKE er anledning til å inngi tilbud pr. e-post. 3.8 Kvalifisering til konkurransen Kvalifiseringen gjennomføres etter bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser 8-4 og 8-5. Side 5 av 6 Avtale 2016/26

6 Det understrekes at Tilbyderen har risikoen for uklarheter i innlevert kvalifikasjonsanmodning/tilbud og at uklarheter og mangler i besvarelsen kan medføre avvisning, jf. FOA Kvalifikasjonskrav satt i konkurransen og krav til dokumentasjon av disse: Tilbyderen må være et lovlig etablert foretak. Dette dokumenteres med å legge ved firmaattest utstedt av Brønnøysundregistrene. Tilbyderen skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatter og avgifter. Skatte- og MVA-attest skal legges ved. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn og skal ikke være eldre enn 6 måneder. Bruk denne lenken: Tilbyderen må ha erfaring med løsninger innen de etterspurte tjenesteområdene. Tilbyders beskrivelse og dokumentasjon på organisering og erfaring med tjenesteområdene oppgitt i punkt 2.1. legges ved tilbudet. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil Tilbyderen bli avvist, jf. FOA Bruk av underleverandører til kvalifikasjon og kontraktoppfyllelse Dersom Tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene og kontraktkravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som Tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal det fremlegges en gjensidig forpliktende avtale mellom partene. Avtalen skal dokumentere at Tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser i hele avtaleperioden. Ved bruk av underleverandører skal skatte- og MVA-attest fremlegges for samtlige underleverandører. 3.9 Gjennomføring av gradvis redusering av tilbydere og forhandlinger 1. fase: Kvalifiserte tilbydere vil få sitt tilbud evaluert etter tildelingskriteriene én gang før forhandlingene starter. De tre beste tilbyderne vil inviteres til forhandlinger ved Kundens hovedkontor i Tønsberg. 2. fase: Tilbyderne vil få levere revidert tilbud basert på første tilbakemelding fra Kunden og i tillegg komme å presentere sine løsninger for Kunden. 3. fase: Kunden vil evaluere og evt. gjennomføre en siste forhandlingsrunde. Denne forhandlingsrunden vil forgå per e-post. De endelige tilbudene vil evalueres etter tildelingskriteriene og kontrakt inngås med den tilbyderen som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Tildeling av kontakt Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet etter følgende tildelingskriterier, i prioritert rekkefølge: Forventet leveransekvalitet Pris Side 6 av 6 Avtale 2016/26