KONKURRANSEGRUNNLAG. Fyll inn anskaffelsens navn Ref: 10/fyll inn arkivnummer. Tilbudsfrist: fyll inn dd.mm.åååå klokken FOR

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR Fyll inn anskaffelsens navn Ref: 10/fyll inn arkivnummer Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for Drammen kommune Vedlegg 3: HMS - skjema Fyll inn ved behov for flere vedlegg Tilbudsfrist: fyll inn dd.mm.åååå klokken 12.00

2 1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Drammen Kommune Drammen Kommune har over innbyggere og ca kommunalt fast ansatte. Nærmere informasjon finnes på vår hjemmeside: Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har lagt grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige ut på nettet. Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven html er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. Se tilbudsskjemaets punkt 5 (vedlegg 1) Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på forsiden av tilbudsskjemaet(vedlegg 1). 2 av 6

3 1.4 Anskaffelsen Gi beskrivelse av anskaffelsen i korte trekk. Her beskrives det også om du vil ha en eller flere leverandører. Alternative tilbud godtas/godtas ikke. Øvrige opplysninger om anskaffelsen finnes i tilbudsskjemaet (vedlegg 1). Konkurransen er kunngjort i DOFFIN i henhold til lov om offentlige anskaffelser. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse Gjennomføring av åpen anbudskonkurranse: Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene kommer ikke videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene fra de leverandørene som blir kvalifisert. Ved denne anskaffelsesformen, kan det ikke gjennomføres forhandlinger om tilbudene. Det kan kun gjennomføres samtaler for å oppklare eventuelle uklarheter eller for å få tilleggsinformasjon. 1.6 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget må klart fremgå i tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 2 Tilbudet Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og skal bestå av et utfylt tilbudsskjema (vedlegg 1), med alle nødvendige vedlegg. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: fyll inn dd.mm.åååå klokken For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.2 Innlevering av tilbud Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av tilbudet, fullstendig utfylt og signert, samt en kopi på cd eller minnepenn. Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket: Tilbud fyll inn anskaffelsens navn Ref: fyll inn arkivnummer 3 av 6

4 til: Virksomhet Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til og med: fyll inn dd.mm.åååå. 2.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av oppdragsgiver. 2.6 Orientering til tilbyder Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: E-post: Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende denne konkurransen enn nevnte kontaktperson. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for tilbydernes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for tilbydere til å klage over beslutningen. Det blir inngått avtale med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner blir vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 4 av 6

5 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder, 3.2 Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder 3.3 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av leverandørens forpliktelser under avtalen. 3.4 HMS - erklæring HMS - erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8, 12-3 og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6.februar Drammen kommune har som oppdragsgiver et særskilt ansvar for å opptre seriøst og motvirke sosial dumping. Derfor stiller vi krav til arbeidsstandarder og forsvarlig arbeidsmiljø for de arbeidstakere som jobber på oppdrag for Drammen kommune. Vedlagte HMS skjema fylles ut (Vedlegg 3) 3.5 Foretakets økonomiske forhold Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for leveransen. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering (credit rating) via Dun & Bradstreet svar direkte modell. Oppdragsgiver angir den ratingen som oppdragsgiver selv mener å samsvare med leveransens totale risiko. Minstekravet for vurdering/rating vil for denne anskaffelsen være A. Tilbydere som ikke oppnår A, fordi tilbyder er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. 3.6 Elektroniske bestillingsløsninger Tilbyder må ha, eller kunne etablere, elektronisk bestillingsløsning for oppdragsgiver via web og/eller e-post. Tilbyder må kunne etablere og løpende oppdatere elektronisk tilgjengelig varekatalog for oppdragsgiver. Katalogen skal minimum inneholde produktidentitet og pris som reflekterer inngitt tilbud. Dette dokumenteres ved å fremlegge beskrivelse av eksisterende bestillingsløsninger og eksempel på varekatalog. Alternativt løsninger som tilbyder forplikter seg til å implementere. 5 av 6

6 Utgifter i forbindelse med kvalitetssikring av varekatalogen i henhold til oppdragsgiverens ønsker tilfaller tilbyder. Oppdragsgiver har til hensikt å ta i bruk Markedsplassen ehandel.no til å gjennomføre avrop på det produktspekteret denne rammeavtalen omfatter. Dette er et viktig virkemiddel for å effektivisere transaksjonshåndtering for kjøperen og de leverandører som det er inngått avtaler med. Leverandører som får sitt tilbud antatt i denne konkurransen, må kunne knytte seg til Markedsplassen ehandel.no. For en nærmere beskrivelse av Markedsplassen ehandel.no, henvises det til nettstedet Miljøkrav Det skal oppgis om tilbyder er miljøsertifisert (Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller lignende). I den grad dette ikke foreligger må det i løpet av to år fra kontraktens inngåelse foreligge en miljøsertifisering. Tilbyder som benytter emballasje skal, senest ved avtaleinngåelse være medlem i en returordning for emballasje (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning med rapportering til KLIF (Klima og forurensingsdirektoratet). Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Tildelingskriterier Tildelingskriteriene er i sin helhet beskrevet i tilbudsskjemaets punkt 4 (vedlegg 1) Tilbyderens besvarelse i tilbudsskjemaet vil være gjenstand for evalueringen i forhold til tildelingskriteriene. Utstrakt bruk av henvisninger og referanser til vedleggsdokumenter som vanskeliggjør evalueringen kan føre til avvisning. 4.1 Tildelingskriterienes tillagte innbyrdes vektfordeling Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Vekt % Kvalitet Vekt % 4.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene Priser og kostnader ( %) Priser skal fylles ut av tilbyder i Kvalitet ( %) Kvalitet deles inn i underpunkter som er beskrevet i pkt 4.2 i tilbudsskjemaet (vedlegg 1). Underpunktene vurderes etter følgende fordeling: ( %) ( %) ( %) 6 av 6