KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE OM RAMMEAVTALE FOR PRODUKSJON OG LEVERING AV MIDDAGER TIL BERG KOMMUNE 1

2 Innholdsfortegnelse: 1. OPPDRAGET KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER LEVERANSEBESKRIVELSE TILDELINGSKRITERIER KONTRAKTSVILKÅR REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON vedlegg 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Berg kommune. Innkjøpet foretas til Berg sykehjem og Pleie, omsorg og rehabilitering (PRO). 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN ( I tillegg er konkurransen kunngjort på Berg kommunes hjemmeside ( og i annonser i Bladet Nordlys AS, Tromsø og Troms Folkeblad AS, Lenvik den Hva anskaffelsen gjelder. Anskaffelsen gjelder levering av middager til Berg kommune, dvs. middager til sykehjemmet, og hjemmesykepleien. Totalt kan det dreie seg om ca middagsporsjoner pr. år. Med middagsporsjoner menes her middagsmat og suppe/dessert. Se Kravspesifikasjon, vedlegg I. Leveringssted skal være Berg sykehjem, Skaland, 9385 Skaland. Det ønskes tilbud på hele leveransen. Forbehold fra oppdragsgiver Det oppgitte omfang er et estimat basert leverte middager i 2011, 2012 og deler av Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, endrede økonomiske rammevilkår og økonomisk aktivitet. 1.4 Kontraktens varighet Avtalen skal gjelde fra og med til og med Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen Regelverk Anskaffelsen er omfattet av forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 med hjemmel i lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. For denne anskaffelsen gjelder del I og III Konkurranseform Konkurranseform er Åpen konkurranse. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Åpen konkurranse gir ikke anledning til å forhandle om noen punkter i konkurransegrunnlaget eller kontraktsvilkårene. Det er heller ikke anledning å endre tilbudet etter tilbudsfristen Dersom konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan leverandør/tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger hos: Berg kommune, Rådhuset, 9385 Skaland. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilleggsopplysning konkurranse på leveranse middag. Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg: Vedlegg I: Kravspesifikasjoner. Vedlegg II: Tilbudsforside Vedlegg III: Prisskjema Vedlegg IV: HMS - erklæring 3

4 2 KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER 2.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er de krav til leverandørens juridiske stilling, økonomisk/finansielle kapasitet og tekniske/faglige kvalifikasjoner, som oppdragsgiver fastsetter for konkurransen. Kravene er satt for å sikre at den leverandøren som velges har forutsetning for å oppfylle kontrakten. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert. 2.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 2.3 og pkt. 2.4 ved innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må i så fall kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 2.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/ kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til oppfyllelse av HMS Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid., Dokumentasjon: HMS - erklæring, se vedlegg IV. 2.4 Andre krav Krav om tilfredsstillelse av relevant lovgivning Det kreves at leverandør tilfredsstiller de bestemmelser/pålegg i henhold til norsk lovgivning som er nødvendig for å utføre leveransen. Dokumentasjon: Egenerklæring om at relevant lovgivning er tilfredsstilt Krav til leverandørens virksomhet Leverandøren må være en lovlig opprettet virksomhet. Dokumentasjon: Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (firmaattest for norske leverandører). 4

5 3 LEVERANSEBESKRIVELSE 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de varer som skal anskaffes. Dersom den tilbudte vare ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jfr. pkt.6. Oppdragsgiver har ellers valgt å legge inn beskrivelsen av leveransen i egne vedlegg til konkurransegrunnlaget. Se her vedleggene I og III. 3.2 Andre ytelser Leveringsbetingelser. Det vises til vedlegg I. Betalingsbetingelser Det vises til pkt Prisformat - kommersielle betingelse Prisformatet er nærmere beskrevet i Prisskjema vedlegg III. Detaljer/forhold som ikke er priset, men som er nødvendig for å få en fullstendig leveranse, blir regnet som innkalkulert i gitte priser. 3.4 Bestilling (Avrop) Bestilling foretas fra Berg sykehjem Berg sykehjem sender bestillingen på antall/porsjoner til leverandør via e-post. Leverandør må derfor opprette egen e-postadresse som alle bestillinger fra Berg sykehjem skal gå til. 3.5 Fakturering Faktura og betaling til Berg kommune: Berg kommune ønsker å motta alle fakturaer som vedlegg til e-post til faktura@berg.kommune.no. Følgende krav må oppfylles ved utstedelse av faktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen merket Middager Berg sykehjem Det er ønskelig med fakturering pr. 2 uker. Alle fakturaer merkes periode fra dato til dato. Fakturagebyr eller andre former for tillegg aksepteres ikke. Betaling skal skje innen 30 dager etter at både fullstendig leveranse og fakturaer er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. 3.6 Statistikk. Leverandør skal, uten omkostninger for oppdragsgiver, utarbeide leveringsstatistikk. Som fast ordning skal det leveres halvårsstatistikker til oppdragsgiver pr e- post, eller brent på CD, for perioden 1. januar juni, innen 31. juli og for perioden 1. juli 31. desember, innen 31. januar. Ut fra dette skal statistikken inneholde følgende elementer: Levering i bulk (flerporsjonsforpakninger): Antall middagsporsjoner og sum kroner for normalkost inkl dessert/suppe. Antall middagsporsjoner og sum kroner for normalkost ekskl. dessert/suppe Antall grøtporsjoner og i kroner 5

6 6

7 Levering i en-porsjonsforpakninger: Antall middagsporsjoner og sum kroner for normalkost inkl. dessert/suppe. Antall middagsporsjoner og sum kroner for normalkost ekskl. dessert/suppe. Antall middagsporsjoner og sum kroner for spesialkost inkl. dessert/suppe. Antall middagsporsjoner og sum kroner for spesialkost ekskl. dessert/suppe. Antall grøtporsjoner og i kroner 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvilken av de kvalifiserte tilbyderne (se pkt. 2) som blir tildelt kontrakt. 4.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen gjelder følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. De kriterier som fremgår under: 4.2.1, og skal vektlegges i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Kriteriet Kvalitet blir vektlagt 50 %. Kriteriet Responstid blir vektlagt 30 %. Kriteriet Pris blir vektlagt 20 % Kvalitet, Tilbyder må beskrive hvordan kvalitetskravene i kravspesifikasjonen skal oppnås vedlegg I. Det kreves bl.a. at middagene er gode, varierte og velsmakende. Som et ledd i vurderingen av den enkelte tilbyders produkter, skal tilbyderne vederlagsfritt stille til rådighet for oppdragsgiver et representativt utvalg av menyer, også av spesialkost. Oppdragsgiver vil deretter gi beskjed om hvilke menyer en ønsker prøver av Responstid Det skal opplyses om hvilke responstid leverandøren tilbyr. Med responstid menes den tid som går fra personal/kontaktperson ved Berg sykehjem (leveringssted) har gitt beskjed om feil eller mangler ved leveransen, til dette er rettet opp og ny vare er levert Berg sykehjem. Se Kravspesifikasjon vedlegg I Pris, Priser settes opp i samsvar med oppsettet i prisskjema i Vedlegg III. Prisene skal angis eksklusive merverdiavgift og alle forhold som får kostnadsmessige konsekvenser skal være kalkulert inn i prisen. Prisen skal være fritt levert etter Incoterms 1990 DDP (Delivered Duty Paid) til Berg kommune dvs. at leverandøren påtar seg alle forpliktelser, det være seg utgifter og risiko, helt frem til kjøpers angitte mottakssted. 5 KONTRAKTSVILKÅR 5.1 Generelt om kontraktsvilkår Kontraktsvilkårene skal sammen med konkurransegrunnlaget danne grunnlag for endelig kontrakt med forbehold om mindre praktiske justeringer/tilpasninger. I tilfelle av motstrid mellom de generelle og spesielle vilkår, skal sistnevnte vilkår gå foran. 7

8 5.2 Spesielle vilkår Prisregulering: Priser i prisskjema (Vedlegg III) inkluderer alle kostnader knyttet til leveransen avtalen gjelder for. Prisene er i utgangspunktet faste i avtaleperioden. Dog skal det foretas prisregulering etter SSB- indeks på følgende måte: 1. For første avtaleår frem til årsskiftet gjelder de priser leverandøren har tilbudt (ingen regulering). 2. For de neste 3 år reguleres prisen etter indeksen for leveringsåret. Eksempel: For 2015 gis det indekstillegg. Indeksen vil foreligge våren 2016 og krav om etterbetaling må fremsettes senest en måned etter at SSB indeks foreligger. Det vil ikke bli tatt hensyn til krav som fremsettes etter dette tidspunkt Oppdragsgiver har etter utløpet av 2014 rett til å kreve revisjon av avtalen dersom avtalens prisbetingelser og betingelse for øvrig er kommet i utakt med tilsvarende betingelser for konkurrerende leverandører i markedet. Tilbud i perioden som er gunstigere enn avtaleprisene, gjelder automatisk for oppdragsgiver. Leverandøren forplikter seg til å gjøre slike tilbud kjent for oppdragsgiver Kontraktsmislighold Ved kontraktsmislighold fra leverandørens side (mangelfull leveranser herunder feil næringsinnhold), (forsinket leveranser) etc. kommer kjøpslovens regler til anvendelse så langt disse passer Dokumentrang Følgende dokumentrang vil ligge til grunn for avtalen: 1. Tilbudsinnbydelsen med tilhørende konkurransegrunnlag med vedlegg. 2. Tilbudet fra leverandør. 6 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 6.1 Åpen anbudskonkurranse Ved konkurranseformen Åpen anbudskonkurranse er det ikke adgang til å forhandle på noen punkter i konkurransegrunnlaget eller kontraktsvilkårene. Det er heller ikke anledning til å endre tilbudet etter utløpet av tilbudsfristen. Se for øvrig side 1 under pkt Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen. 6.2 Forbehold Forbehold fra tilbyder Hvis tilbyder tar forbehold eller foretar avvik til de krav/betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget og dets vedlegg, skal dette beskrives i tilbudet jfr i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser: Avvik Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere og prissette avvikene uten kontakt med leverandør. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 8

9 6.3 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 6.4 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud. 6.5 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse, manglende innlevering av skatteattest, unnlatt levering av egenerklæring, som har deltatt i utarbeidelse av konkurransegrunnlagets spesifikasjoner, som er dømt for økonomisk kriminelle virksomhet, jfr. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (1), pkt. a, b, c, e og f. Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av andre årsaker, jfr. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (2). Se bestemmelsen 6.6 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver skal avvise tilbud av årsaker som angitt i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (2). Se bestemmelsen 6.7 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig. 6.8 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne før kontrakt inngås. 6.9 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle utgifter til deltakelse i konkurransen 7 KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING 7.1 Generelt om tilbudets form og innlevering Tilbudsbesvarelsen med vedlegg skal leveres i papirform. En elektronisk utgave i form av CD-rom eller lignende, som inneholder minimum pkt , og 7.2.4, skal legges ved papirutgaven. Det må ikke leveres tilbud via eller lignende, som kan leses før tilbudsfristen. 7.2 Komplett tilbudsbesvarelse skal bestå av følgende dokumenter: Tilbudsforside (Se vedlegg II) som skal være fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde informasjon om følgende momenter: 9

10 - Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. - Mulig dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingskriterier, jfr pkt 3 (Kravspesifikasjon) og 4 (Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt Informasjon som naturlig hører inn under andre punkter i tilbudet skal ikke tas med (gjentas) i tilbudsbrevet Dokumentasjon Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner, jfr. punkt 2. Dokumentasjonen skal legges i samme rekkefølge som den er opplistet i punkt Tilbudet Utfylt prisskjema (jfr. vedlegg III) Pristilbudet skal legges ved som signert papirdokument. 7.3 Tilbudets form/språk Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse som skal være merket med følgende betegnelse: Tilbud på middager. Tilbudet skal leveres med en original, med originale signaturer og som er merket Original. Originalen skal også inneholde den elektroniske versjonen (se pkt 7.1), som skal være virussikret. I tillegg skal det leveres 3 eksemplarer/kopier av fullstendig papirversjon. Tilbud (mapper, permer eller lignende) skal merkes med: Tilbud på middager Inneholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Eventuelt brosjyremateriell av større omfang, bør settes i egen perm. Tilbudet skal skrives på norsk. 7.4 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jfr pkt 7.5, før utløpet av fristen. Oppdragsgiver skal avvise for sent innkomne tilbud, jfr. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser nr. 1 bokstav a. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc). 7.5 Innleveringssted Tilbudene skal enten leveres på oppdragsgivers leveringsadresse eller sendes til oppdragsgivers postadresse. Dersom tilbudet sendes til oppdragsgivers postadresse, har tilbyder risikoen for at tilbudet er kommet frem til leveringsadressen (kontoradressen) innen utløpet av fristen. Leveringsadresse (kontoradresse): Berg kommune, Rådhuset Postadresse: Berg kommune, 9385 Skaland 9385 Skaland 7.6 Tilbudsåpning Tilbudsåpning skjer den kl på rådhuset i Berg. Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 7.7 Tilbudets vedståelse Tilbudet er bindende for leverandør inntil , kl

11 8 VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON 8.1 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransegrunnlaget Kontaktpersoner: Kommuneadvokat Hans A. Karoliussen og oppvekstssjef Jorid Meyer Telefon: Mobiltelefon: Telefaks: E-postadresse: eller Skaland 6. februar 2014 Bjørn Fredriksen /sign. rådmann Hans A. Karoliussen /sign. kommuneadvokat 11