FORESPØRSEL FSP FLO-IKT DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 9 FORESPØRSEL FSP FLO-IKT DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

2 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Anskaffelsens formål Forespørselens struktur Kunngjøring av anskaffelsen FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN Frister Fremdriftsplan VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL LEVERANDØREN / KVALIFIKASJONSKRAV Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet TILDELINGSKRITERIER KRAV TIL TILBUDET Tilbudets innhold og struktur KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN Hovedprinsipp for kommunikasjon Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av forespørselen Tilbudsbrev Reservasjoner og forbehold i tilbudet Språk Innbinding, merking og antall kopier Adresse og leveringssted for tilbudet TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER BEHANDLING AV TILBUD Åpning av tilbudene Alternative tilbud Avvisning av tilbudene Rett til å forkaste tilbudene Retur av tilbud Fortrolig behandling av informasjon KOSTNADSKONTROLL GRADERT INFORMASJON RETUR AV FORESPØRSEL BEGRUNNELSE VALG AV LEVERANDØR... 9

3 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 9 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Målet med anskaffelsen er å dekke FLO/IKTs behov for konsulenttjenester innenfor fagområdet virksomhetsarkitektur, jf Del 3 Krav til leveransen. FLO/IKT har med denne forespørsel til hensikt å inngå kontrakt med en eller flere leverandører. 1.2 Forespørselens struktur Tilbyder skal utarbeide tilbudet basert på kravene og betingelsene som fremkommer av forespørselens tre deler. Del 1 Regler for anskaffelsen Denne delen inneholder regler og frister for hvordan selve anskaffelsen vil bli håndtert fram til tildeling av kontrakt. Del 2 Utkast til kontrakt Denne delen inneholder et utkast til kontrakt for anskaffelsen med bestemmelser og krav til leveransen. Del 3 Krav til leveransen Denne delen inneholder beskrivelse av og fullstendige krav til leveransen Del 4 Dokument for evaluering Denne delen inneholder en oversikt over kravene som vil telle med i evalueringen og som vil bli lagt til grunn for valg av leverandør. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen ble sendt til kunngjøring i Doffin-databasen Frister og fremdriftsplan 2.1 Frister Spørsmål Eventuelle spørsmål til forespørselen før tilbudet skal leveres må rettes til Forsvaret senest 12. mai 2008, innen klokken 12: Tilbudsfrist Tilbudet skal være Forsvaret i hende senest 30. mai 2008, kl. 12: Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til og med 15. september 2008 kl. 12:00.

4 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av Fremdriftsplan Forsvaret planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Kunngjøring Siste frist for eventuelle spørsmål før tilbudet skal leveres (ref: 2.1.1) , innen klokken Tilbudsfrist (Ref: 2.1.2) Uke 23 og 24 Evaluering av tilbud Varsel om kontraktstildeling til tilbyderne Uke 26 Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist (Ref: 2.1.3) 3 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlagt følger orientering til Tilbyder om Varsomhet, taushetsplikt og habilitet A, jf Vedlegg A. 4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Del II I jf Forsvaret vil evaluere alle tilbud som oppfyller kvalifikasjonskravene, jf artikkel 5. 5 Krav til leverandøren / kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav til tilbyder er gitt i kunngjøringens pkt III.2). Kriteriene som angitt i kunngjøringens pkt III.2) må være oppfylt for at tilbyder skal kunne anses som kvalifisert for å delta i konkurransen. 5.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Det må leveres inn skatteattest (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til skatter. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når tilbudet leveres (skatteattest for skatt). Dokumentasjonskrav: Skatteattest for skatt skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 1 Det må leveres inn attest (RF-1244) utstedt av skattefogden i vedkommende fylke som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til MVA. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når tilbudet leveres (skatteattest for MVA) Dokumentasjonskrav: Skatteattest for mva. skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 2

5 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 9 Det må leveres inn HMS-egenerklæring B for Helse, miljø og sikkerhet, jf Vedlegg B. Alle tilbydere skal fremlegge egenerklæring om at de oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet. (HMS-egenerklæring). Dokumentasjonskrav: HMS-egenerklæring skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 3 Det må leveres inn Attest for registrering i Foretaksregistret i Brønnøysund. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder når tilbudet leveres (Firmaattest). Dokumentasjonskrav: Firmaattest skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Fremleggelse av foretakets årsregnskap. Tilbyder må fremlegge komplett årsregnskap inkl styre- og revisjonsberetning. Ved negative bemerkninger, som kan ha betydning for leverandørens evne til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, vil tilbyder ikke være kvalifisert til å delta i konkurransen. Dokumentasjonskrav: Foretakets årsregnskap skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Følgende kriterier med vekting som angitt under, vil bli lagt til grunn for valg av leverandør. Kvalitet (50 %) Pris (20 %) Tilgjengelighet (30 %) Nevnte tildelingskriterier er gjenstand for en helhetlig vurdering. Tilbyder skal vedlegge dokumentasjon for kompetanse og kvalitet og tilgjengelighet, samt fylle inn sine priser i tabellen som er angitt i Del 4 Krav til Leveransen. 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudets innhold og struktur Krav til tilbudets innhold og struktur er som følger: 1. Tilbudsbrev, se artikkel Tilbyder skal vedlegge dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til artikkel Tilbyder skal oppgi priser for konsulenttjenester i henhold til Del 4 - Dokument for evaluering. Alle de hvite feltene i tabellen skal fylles ut. 4. Tilbyder skal dokumentere kvalitet og tilgjengelighet i henhold til Del 4 Dokument for evaluering, artikkel 1 og Tilbyder skal oppgi et anslag over hvor stor del av kontrakten som kan bli utført av underleverandør, samt informere om hvilke underleverandører som eventuelt tenkes benyttet.

6 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 9 6. Ved eventuelle reservasjoner eller tillegg til de merkantile betingelser, se artikkel 8.5 under, skal tilbyder vedlegge dette med henvisning til aktuelle artikkelnummer. 7. Ved eventuelle reservasjoner eller tillegg til de tekniske krav/dokumenter, se artikkel 8.5 under, skal tilbyder vedlegge dette med henvisning til aktuelle artikkelnummer. 8. Dersom tilbyder velger å ikke besvare eventuelle krav/elementer i forespørselen, skal dette begrunnes. 8 Kommunikasjon i tilbudsperioden 8.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til Forsvarets kontaktpersoner, jf artikkel 8.2. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til forespørselsnummer. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt samtlige tilbydere. 8.2 Kontaktpersoner Merkantil saksbehandler: Anne Elisabeth Langfoss eller Ingvild Huse Telefon: eller Telefaks: E-post: alangfoss@mil.no eller ihuse@mil.no 8.3 Rettelse, supplering eller endring av forespørselen Rettelser, suppleringer eller endringer av forespørselen vil bli meddelt skriftlig i Doffin-databasen. 8.4 Tilbudsbrev Tilbyder skal fylle ut og signere tilbudsbrevet C, jf Vedlegg C, til denne del. 8.5 Reservasjoner og forbehold i tilbudet Det gjøres oppmerksom på at anskaffelsen er en åpen anbudskonkurranse. Det er således ikke anledning til å gjennomføre forhandlinger. Prisen som skal føres inn i Del 4 - Dokument for evaluering anses således som tilbyders endelige pristilbud. Tilbud om forhandling kan ikke aksepteres. Les derfor nedenstående nøye! Dersom tilbud er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet jf FOA Avvikene skal spesifiseres i tilbudet. De skal være presise og entydige, kunne verdifastsettes, og skal være beskrevet slik at FLO/IKT kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Tilbud som ikke tilfredsstiller dette kravet vil bli avvist. Videre vil tilbud som har vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget bli avvist. Med mindre leverandøren uttrykkelig uttaler at et avvik ikke er innkalkulert i prisvedlegget, anses avviket som innkalkulert.

7 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 9 Dersom tilbyder har reservasjoner/avvik eller tillegg til vilkårene som er definert i forespørselens Del 2 og 3, skal disse spesifiseres på et eget ark, jf artikkel 7.1 pkt 6 og 7. Det skal gis en referanse til de vilkår som reservasjonen gjelder, samt en konsis beskrivelse av hvilke reservasjoner eller forslag til tillegg som gjøres. Større reservasjoner kan føre til at tilbudet avvises jf FOA Språk Tilbudet skal være på norsk. 8.7 Innbinding, merking og antall kopier Innbinding, emballering og merking Tilbudet skal være innbundet i permer med skilleark for hver del og hvert vedlegg Hver perm skal merkes med tilbyders navn, perm nummer og forespørselsnummer Arkene skal ikke stiftes Permene skal legges i dobbelt konvolutt/innpakning Tilbudet skal merkes med: TILBUD PÅ FORESPØRSEL: FSP FLO-IKT/2008/004 og ÅPNES KUN AV ADRESSAT Antall kopier og programvare format Tilbudet skal fremsendes i to originaler. Tilbudet skal også leveres på CD-ROM. Filene skal være lagret som MS Office format. Eventuelle andre formater må godkjennes av Forsvaret. 8.8 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet sendes til: Postadresse: Forsvarets logistikkorganisasjon/informasjons- og kommunikasjonstjenester (FLO/IKT) Att: Anne Elisabeth Langfoss Leveranseoppfølging, Merkantilt kontor Postboks Bærum Postterminal Tilbudet kan også leveres direkte til følgende adresse: Forsvarets logistikkorganisasjon/informasjons- og kommunikasjonstjenester Att: Anne Elisabeth Langfoss Leveranseoppfølging, Merkantilt kontor Kolsås Leir / Resepsjonen Rødskiferveien Kolsås

8 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 9 9 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert. Forsvaret er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. 10 Behandling av tilbud 10.1 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Åpningen vil bli foretatt av minst to representanter fra FLO/IKT. Åpningsprotokoll vil bli utarbeidet Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på flere alternative utførelser Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud, eller avvise på grunn av forhold ved leverandøren, jf FOA 20-12, og Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jf FOA Retur av tilbud Forsvaret vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt Fortrolig behandling av informasjon Forsvaret vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra Forsvaret. 11 Kostnadskontroll Forsvaret forbeholder seg retten til kostnadsinnsyn i samarbeid med Forsvarets logistikkorganisasjon/investering/faggruppe kontraktrevisjon på basis av ARF (Anskaffelsesregelverk for Forsvaret) og Vedlegg D til denne del; Alminnelige vilkår for kostnadskontroll (BL5005) D. En eventuell kontrakt kan derfor bli gjenstand for kostnadskontroll ved for- og/eller etterkalkyler. 12 Gradert informasjon retur av forespørsel Hvis forespørselen inneholder gradert informasjon, eller tilbyder har mottatt dette underveis i prosessen, skal dette returneres til Forsvaret når kontrakten er tildelt.

9 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 9 13 Begrunnelse valg av leverandør Samtlige deltakere i konkurransen vil bli meddelt hvilken av disse som blir tildelt kontrakt i tråd med FOA Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget i samsvar med FOA og angi frist for å klage over beslutningen. A Vedlegg A: Varsomhet, taushetsplikt og habilitet B Vedlegg B: HMS-egenerklæring C Vedlegg C: Tilbudsbrev D Vedlegg D: Alminnelig vilkår for kostnadskontroll (BL 5005)