FORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte. Tilbudsforespørsel på Føreropplæring

Transkript

1 FORESPØRSEL: Side 1 av 10 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på Føreropplæring Forespørsel

2 FORESPØRSEL: Side 2 av 10 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING ANSKAFFELSENS FORMÅL INNHOLD OG OVERSIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL LEVERANDØR LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Dokumentasjonskrav for norske leverandører: SKATTEATTEST Dokumentasjonskrav for norske leverandører: HMS EGENERKLÆRING LEVERINGSOMFANG FORSVARET BER OM TILBUD PÅ FØLGENDE Avdeling Avdeling Ekstratimer Avtalens varighet og leveranseperiode VILKÅR GENERELLE VILKÅR SPESIELLE VILKÅR Leveringstid Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte Opplæringens innhold og andre vilkår Tid og sted for opplæring PRIS FAKTURA REGLER FOR ANSKAFFELSEN FRISTER Tentativ fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner REGLER FOR KOMMUNIKASJON FRIST FOR SPØRSMÅL TILBUDET TILBUDETS STRUKTUR TILBUDSFORMAT Antall kopier Pakking og merking ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET TILBUDSREGISTRERING DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUDENE INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN EVALUERING AV TILBUD OG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN KRAV TIL LEVERANSEN TILDELINGSKRITERIER... 9

3 FORESPØRSEL: Side 3 av 10 8 ETISK EGENERKLÆRING VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET OFFENTLIGHETSLOV... 9

4 FORESPØRSEL: Side 4 av 10 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Forsvaret ved Ørland Hovedflystasjon, 138 Luftving har behov for Føreropplæring for militært personell i forskjellige førerkortklasser høsten Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Prismatrise A Vedlegg B Alminnelige avtalevilkår B Vedlegg C Mal for HMS egenerklæring C Vedlegg D Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet D Vedlegg E Etisk egenerklæring E Vedlegg F Tilbudsbrev F 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil overstige EØS-terskelverdi, men er en uprioritert tjeneste. Jf Forskrift om offentlige anskaffelser del I 2-1 (5). Anskaffelsens verdi anslås til ikke å overstige NOK ,- eks mva og anskaffelsen gjennomføres dermed som en åpen anbudskonkurranse med utlysning i Doffin, jf Forskrift om offentlige anskaffelser del II Krav til leverandør 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret. 2.2 Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes: Skjema av skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema for skatt/arbeidsgiveravgift (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp.

5 FORESPØRSEL: Side 5 av HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et velfungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til vedlagte skjema, Vedlegg C. 3 Leveringsomfang 3.1 Forsvaret ber om tilbud på følgende Forsvaret skal gjennomføre føreropplæring for ansatte i to forskjellige avdelinger, høsten Avdeling 1 Avdeling 1 skal ha følgende opplæringer i oppsatte uker: Opplæring på førerkort klasse C1E for 7 stk uke 33 Opplæring på førerkort klasse C1E for 15 stk, fordelt på 5 stk i uke 44 og 10 stk i uke 45. Opplæring på førerkort klasse CE for 1 stk uke Avdeling 2 Avdeling 2 vet ikke hvor mange ansatte som skal ha opplæring eller i hvilke uker de ønsker at opplæringen skal foregå. Forsvaret ber om pristilbud på oppsatte føreropplæringer, og presiserer at antallet er et maks antall. Dette er ikke å anse som en forpliktelse fra Forsvarets side og innebærer ingen kjøpsplikt for Forsvaret, eller at leverandøren har krav på leveranse overhodet. Antallet som skal ha føreropplæring og ønskede leveringsuker vil være på plass før bestilling. Opplæring på førerkort klasse C1E for inntil 15 stk høsten 2014 Opplæring på førerkort klasse C for inntil 6 stk høsten Ekstratimer Det skal oppgis en timepris på enkelttimer pr kjøretøyklasse for personer som har behov for ekstra timer ut over forventet timesforbruk i det enkelte kurs Avtalens varighet og leveranseperiode Kontrakten varer til personellet har bestått føreropplæringen. Hvis personellet ikke består førerprøven de ukene som er spesifisert, ref pkt 3.1.1og blir det opprettet en dialog i hvert enkelt tilfelle, og en plan for videre fremdrift. 4 Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 4.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår i konkurransegrunnlaget, gjelder Forsvarets standard leveringsbetingelser (Blankett 5002), jf. vedlegg B, så langt disse passer for ytelsen.

6 FORESPØRSEL: Side 6 av Spesielle vilkår Leveringstid Kursene skal gjennomføres som intensivkurs og hvert kurs skal gjennomføres innen følgende tidsrammer: Kurset for den enkelte elev på førerkort klasse C1E skal ikke overstige 2 uker, inkludert teoriprøve og oppkjøringer. Kurset for den enkelte elev på førerkort klasse C skal ikke overstige 2 uker, inkludert teoriprøve og oppkjøringer. Kurset for den enkelte elev på førerkort klasse CE skal ikke overstige 3 uker, inkludert teoriprøve og oppkjøringer Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte Tilbyder skal bekrefte i prismatrisen, ref vedlegg A at de kan levere forespurte føreropplæringer Opplæringens innhold og andre vilkår Opplæringen skal inneholde alle nødvendige elementer iht gjeldende førerkortforskrift for å kunne bestå prøve til den aktuelle førerkortklassen Tid og sted for opplæring Personellet som skal gjennomføre kursene er stasjonert på Ørland Hovedflystasjon. Det er derfor ikke ønskelig med lengre reisetid- eller strekning til og fra opplæringsstedet. Kostnader ved reise, kost og losji vil bli medregnet i evalueringen. Forsvaret ønsker i den forbindelse å forlegge personellet ved militær forlegning der de kan få kost og losji i rimelig nærhet av undervisningsstedet. 4.3 Pris Pris skal oppgis per kurs per elev, eks mva. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, også gebyrer til Statens Vegvesen. Det skal oppgis en timepris på enkelttimer utover forventet timeforbruk i det enkelte kurs, ref pkt Alle priser skal oppgis i vedlegg A, prismatrise. 4.4 Faktura Faktura skal være netto per 30 dager etter leveranse av godkjent tjeneste, faktura og kontrasignert innkjøpsordre. Faktura og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. 5 Regler for anskaffelsen 5.1 Frister Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst 23 juli 2014 Tilbudsfrist 06 august 2014 kl Åpning av tilbud/kvalifisering 06 august 2014

7 FORESPØRSEL: Side 7 av 10 Evaluering ferdig og tildeling av leveransen 06 august Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest klokken Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til Kommunikasjon Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler: Stine Strat Lium Telefon: E-post: slium@mil.no Fagteknisk saksbehandler: Tor Erik Brunsvik Telefon: E-post: tbrunsvik@mil.no 5.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til fagteknisk saksbehandler. Med kopi til merkantil saksbehandler. Forespørsel skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Dette er for å sikre at alle de inviterte skal ha like konkurransevilkår. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene. 5.4 Frist for spørsmål Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan senest rettes til Merkantil Saksbehandler 30. juli Tilbudet 6.1 Tilbudets struktur Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. Vedlegg F. 2 Skatteattester og HMS erklæring, jf. punkt 2.2 og Firmaattest, jf. punkt Skriftlig tilbud, ref. punkt Ferdig utfylt prismatrise, ref. punkt og Signert versjon etisk egenerklæring og varsomhet, taushetsplikt og habilitet, ref. punkt 8 og 9 7 Eventuelle forbehold og avvik 8 Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. punkt 7 og 8

8 FORESPØRSEL: Side 8 av Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i en original. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på USB minnepenn. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud På baksiden: ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt. 5.4 nedenfor. 6.3 Adresse og leveringssted for tilbudet Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning DAA seksjon for felles og støtte Postboks Kjeller Att: Stine Strat Lium Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag-fredag når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning DAA seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Stine Strat Lium Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver.

9 FORESPØRSEL: Side 9 av Deltilbud og alternative tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. 6.6 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. 6.7 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen før kontraktsignering. 7 Evaluering av tilbud og avslutning av konkurransen 7.1 Krav til leveransen Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i punkt 3 og 4. Utelatelse av de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning. 7.2 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt den tilbyderen som har tilbudet med lavest pris. Lavest pris har tilbudet med lavest totalsum for det forespurte, forutsatt at alle kravene i dette dokumentet og alle vedlegg er dekket. Ved evalueringen vil bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud. 8 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref vedlegg E. 9 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg D, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 10 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet.

10 FORESPØRSEL: Side 10 av 10 A Vedlegg: Prismatrise B Vedlegg: Tekniske spesifikasjoner C Vedlegg: Utstillingsmonter skisse D Vedlegg: Alminnelige avtalevilkår E Vedlegg: Mal for HMS egenerklæring F Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet