Nærings- og handelsdepartementet

Transkript

1 Nærings- og handelsdepartementet Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato /JNH Evaluering av Nærings- og handelsdepartementets og Kulturdepartementets engasjement i Forum for Kultur og Næringsliv Konkurransegrunnlag Anskaffelse etter forskrift om offentlige anskaffelser Del I Sak ( ) Postadresse Kontoradresse Telefon Internett Saksbehandler Postboks 8014 Dep Einar Gerhardsens plass Jørgen Næss Haugseth 0030 Oslo Telefaks E-post Telefon: postmottak@nhd.dep.no

2 1. Innledning Bakgrunn og formålet med anskaffelsen Om anskaffelsen Omfang Nærmere om anskaffelsesprosedyren Innlevering av tilbudet Frist for innlevering av tilbud Avvisning av tilbud Retur av tilbudene Oppdatering av konkurransegrunnlaget Feil i konkurransegrunnlaget Tilbyders deltakelseskostnader Oppdragsgivers adresse og kontaktinformasjon Kvalifikasjonskrav Nærmere om vurderingskriterier for tildeling av oppdraget Tilbudets utforming Språk Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Kontrakt Vedleggsoversikt av 7

3 1. Innledning Dette konkurransegrunnlaget gjelder evaluering av Nærings- og handelsdepartementets og Kulturdepartementets engasjement i Forum for Kultur og Næringsliv. 2. Bakgrunn og formålet med anskaffelsen Forum for Kultur og Næringsliv (FKN) er en privat medlemsorganisasjon som ble opprettet høsten 2001 med formål om å skape møteplasser mellom kultur og næringsliv. Siden etableringen har organisasjonen hvert år fått bevilgninger fra Nærings- og handelsdepartementet (NHD) og Kulturdepartementet (KUD) til drift og utvikling. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har også bevilget penger til forumet. Etter at FKN har eksistert i ti år, og i denne perioden har utvidet sin virksomhet betydelig, ønsker NHD og KUD å vurdere hvordan forumet har bidratt til å nå de målsetningene departementene har hatt for engasjementet i forumet. Ytterligere beskrivelse av oppdraget er i bilag 1 (Kundens beskrivelse av oppdraget) til kontrakten. 3. Om anskaffelsen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I, jf. FOA 2-1 (1) og 3-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Anskaffelse etter forskriftens del I. Tilbud som inneholder feil, uklarheter, ufullstendigheter e.l. som medfører avgjørende tvil om hvordan tilbudet skal vurderes i sammenligning med andre tilbud, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og stille spørsmål ved eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 4. Omfang Anskaffelsen har en totalverdi på inntil norske kroner inkl. mva. Anskaffelsen skal ferdigstilles innen 15. oktober Rapporten skal overleveres i 10 eksemplarer samt i elektronisk versjon. I de tre første månedene etter at NHD mottar rapporten, vil ikke tilbyder kunne benytte materialet hvis det ikke er gjort annen skriftlig avtale. 5. Nærmere om anskaffelsesprosedyren Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Partene skal likevel forhandle om ethvert forhold vedrørende kontrakten, herunder kravspesifikasjonen, tilbud og kontraktsvilkår, dersom oppdragsgiver krever det. Eventuelle forhandlinger vil gjennomføres med de 3 leverandører som er best rangert etter en første evaluering basert på tildelingskriterier i pkt. 15 nedenfor. 6. Innlevering av tilbudet Tilbudet leveres på e-post til: 3 av 7

4 Tilbudet bes merket Evaluering av Nærings- og handelsdepartementets og Kulturdepartementets engasjement i Forum for Kultur og Næringsliv. Tilbudet skal ikke sendes til saksbehandler. 7. Frist for innlevering av tilbud Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen tidsfristen. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Tentativ fremdriftsplan: Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl Evaluering (ev forhandlinger) Uke Innstilling Avvisning av tilbud Nærings- og handelsdepartementet forbeholder seg retten til å avvise mangelfulle tilbud. 9. Retur av tilbudene Nærings- og handelsdepartementet vil ikke returnere mottatte tilbud. Tilbudene vil bli behandlet som konfidensielle og unntas fra offentlighet inntil tilbyder er valgt. Etter dette tidspunkt er tilbudene offentlige med unntak av de deler av tilbudet som inneholder opplysninger som kan unntas offentlighet etter offentleglova 13, jf. forvaltningsloven nr Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt per e-post via Doffin til alle som er registrert som interessenter. 11. Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder å varsle oppdragsgiver om dette. Tilbyder plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 12. Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet frem til valg av leverandør, vil ikke bli refundert. 13. Oppdragsgivers adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og generell adresse for oppdraget: 4 av 7

5 Nærings- og handelsdepartementet Næringspolitisk avdeling Einar Gerhardsens plass 1 Postboks 8014 Dep, 0030 Oslo tlf: e-post: postmottak@nhd.dep.no Kontaktpersoner: Førstekonsulent Jørgen Næss Haugseth Telefon: E-post: jnh@nhd.dep.no Avdelingsdirektør Wenche Stenberg Telefon: E-post: wes@nhd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 14. Kvalifikasjonskrav Tilbyder må ha betalt skatter og avgifter. Tilbyder må oppfylle lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Firmaattest eller annen dokumentasjon av at kravet om lovlig etablert foretak er oppfylt. Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen. Kredittrating med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet om økonomisk og finansiell kapasitet er oppfylt. 5 av 7

6 For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks finansielle og økonomiske styrke, må det foreligge en signert bekreftelse fra dette andre foretaket som forplikter dem overfor leverandøren. Bekreftelsen skal være vedlagt søknaden. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør/underleverandør skal vise til minst 3 leveranser med relevans for dette oppdraget. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Referanseliste med beskrivelse av de 3 viktigste relevante leveransene leverandør/underleverandør har gjennomført de senere årene. Det må fremkomme hva som er levert og tidsangivelse for når leveransen fant sted. Videre må det fremgå hvem som var oppdragsgiver, samt oppgis en referanseperson med navn og kontaktinformasjon. Leveransens omfang skal angis, og i den forbindelse er det ønskelig at beskrivelsen inneholder opplysninger om verdi på leveransen. Det må i tillegg fremkomme hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen, samt beskrivelse av samarbeidet med eventuelle samarbeidspartnere/underleverandør og deres rolle i det aktuelle referanseoppdraget. Beskrivelse av leverandørens organisasjon, samt tilgjengelig bemanning og eventuelle underleverandører. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsfasen. En bekreftelse av at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Bekreftelsen skal være vedlagt søknaden. 15. Nærmere om vurderingskriterier for tildeling av oppdraget Oppdraget tildeles til den leverandøren som leverer det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier: TK1 Totalkostnad (25 %): Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. totalpris på oppdraget, se bilag 5 til kontrakt, pris og prisbestemmelser. TK2 Kompetanse (25 %): På dette punkt vil oppdragsgiver vektlegge i hvilken grad det tilbudte personellets kompetanse er relevant for oppdraget, herunder samfunnsøkonomisk kompetanse og kjennskap til statlig forvaltning. Vi vil vektlegge både formelle kvalifikasjoner og relevant erfaring med tilsvarende evalueringer. I tillegg vektlegges sentrale prosjektmedarbeideres tilgjengelighet i prosjektperioden. TK3 Løsningsforslag (50 %): Den innsendte prosjektbeskrivelsen må overbevise om at tilbyder har forstått oppgaven og at sluttresultatet fra prosjektet vil bli tilfredsstillende. På dette punkt vil oppdragsgiver vektlegge: 6 av 7

7 Hva leveransen vil inneholde, herunder begrunnelse for metode og gjennomføringsmodell. I hvilken grad det skisserte opplegget er egnet til å nå målsettingen. Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum. Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. 16. Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes på grunnlag av de krav til spesifikasjon og innhold som er gitt i konkurransegrunnlaget. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon kan føre til avvisning av tilbudet. 17. Språk Alle dokumenter og kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være og foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk der hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 18. Aksept av vilkår Tilbyder må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i konkurransegrunnlaget og i utkastet til kontrakt, er akseptert. Dersom det ønskes å ta forbehold om noen av vilkårene, må det gå klart frem hvilke vilkår det tas forbehold om. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering bør foreslås. Vesentlige forbehold kan medføre avvisning. 19. Vedståelsesfrist Tilbudet skal minimum være gyldig til fredag kl Kontrakt Kontrakten baseres på vedlagte statens standardavtale om konsulentoppdrag, se vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. Leverandør bes fylle ut bilag 2, 3, 4 og Vedleggsoversikt Vedlegg 1 Skjema for HMS-erklæring Vedlegg 2 SSA-O avtale om konsulentoppdrag 7 av 7