Rammeavtale for kjøp av juridiske tjenester

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 12/ Rammeavtale for kjøp av juridiske tjenester Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA [2006] Del II) Sak (12/470) Postadresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Dag S. LIndbråten 0032 OSLO E-post Telefon:

2 Innholdsfortegnelse Rammeavtale for kjøp av juridiske tjenester... 1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Leveransen Omfang Annet Hvem skal rammeavtalen gjelde for Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan... 5 Fremdriftsplanen etter tilbudsfristen er ikke bindende for oppdragsgiver Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 9

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) er en etat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Virksomhetens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for Statsministerens kontor og departementsfellesskapet ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. Departementenes innkjøpstjenester (Depkjøp) Departementenes innkjøpstjenester (Depkjøp) tilbyr rådgivnings- og kvalitetssikringstjenester innenfor anskaffelsesområdet. I tillegg tilbys inngåelse av felles rammeavtaler på områder hvor dette er rasjonelt, funksjonelt og effektivt. 1.2 Generelt om avtalen Det ønskes å inngå rammeavtale om levering av juridisk bistand/advokattjenester. Rammeavtalen vil ha en varighet på 1 år, med mulighet for forlengelse i ytterligere 3 år med ett år av gangen ( ). Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Inneholder tilbudet forbehold eller avvik, vil oppdragsgiver både kunne ha rett og plikt til å avvise tilbudene, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal for eksempel avvises etter denne bestemmelsen. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til deltakere i denne konkurransen og til valgt leverandør i den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. o Vedlegg: skjema for HMS-egenerklæring Del 2 Utkast til rammeavtale m/bilag. 3 av 9

4 Kontraktsgrunnlag er statens standardavtale for konsulentbistand. Bilag til rammeavtalen er som følger: o Bilag 1 Beskrivelse av bistanden o Bilag 2 Prosjekt og fremdriftsplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet Pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Leverandør bes fylle ut følgende bilag til rammeavtalen: 2, 3 og 4 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Leveransen Krav til leveransen er beskrevet i bilag 1 til rammeavtalen. 2.2 Omfang Avtalen gjelder fra kontraktssignering og deretter i ett år. Oppdragsgiver har opsjon på ytterligere tre års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunkt. Avtalen estimeres å ha en årlig verdi på mellom nok ,- til nok ,- eks mva.. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver, og det er betydelig usikkerhet knyttet til uttak på rammeavtalen samt omfang av behovet for bistand de neste 4 årene. 2.3 Annet Områdene det kreves bistand innenfor er anskaffelsesrett generelt, med noe vekt på IKT - kontrakter. Det forutsettes at tilbudt advokat har høy kompetanse og omfattende praktisk erfaring fra respektive rettsområder. Det skal tilbys en navngitt advokat, og det er kun denne som skal benyttes ved avrop. I tillegg til bistand fra anskaffelsesområdet må det påregnes noe rådgivning innenfor offentleglova, offentlig støtte, erstatningsrett, generell kontraktsrett mv. Tilbudt advokat bør dekke alle disse områdene. 2.4 Hvem skal rammeavtalen gjelde for Avtalen gjelder for DepKjøp, men også andre enheter i DSS kan gjøre avrop på avtalen. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er: Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Telefon av 9

5 Kontaktperson: Dag S. Lindbråten Rådgiver Departementenes innkjøpstjenester E-post: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen kl Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse Frist for å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl.1200 Evaluering/ Innstilling Uke 23/24 Klagefrist Uke 24/25 Kontraktssignering Etter utløpt klagefrist Fremdriftsplanen etter tilbudsfristen er ikke bindende for oppdragsgiver 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli registrert på kunngjøringen i Doffin. 5 av 9

6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til minimum kl Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag (leverandør skal fylle ut bilag 1, 2, 3 og 4). 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for denne leveransen. 7. Beskrivelse av leverandørens gjennomføringsevne og organisering Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: DepKjøp v/vigdis Myran Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. 6 av 9

7 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Rammeavtale for kjøp av juridisk bistand saksnr. 12/470 v/ Vigdis Myran. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme, ringperm eller lignende. I tillegg leveres tilbudet på minnepinne/cd-rom. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. 4.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til minst 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans i denne sammenheng menes levering av omfattende rådgivning innenfor anskaffelsesretten. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal som et minimum inneholde: o Kort beskrivelse av leveransen o Tidspunkt for leveransen o Omfang av leveransen i beløp, hvis mulig o Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. 7 av 9

8 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris 20 % (score 0-10) TK 2 Kompetanse og kapasitet 60 % (score 0-10) TK 3 Tilgjengelighet 20 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. For tildelingskriterium med underkriterier vil score gis pr underkriterium. Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1-Pris (20 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene basert på tilbudt timespris for tilbudt advokat i bilag 4. TK 2-Kompetanse (65 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht tilbudt kompetanse hos navngitt advokat. Tildelingskriteriet har følgende underpunkter: Grad av dokumentert relevant kompetanse og erfaring når det gjelder kompleks og omfattende rådgivning innenfor rettsområdet offentlige anskaffelser til anskaffelsesfaglige miljøer/kompetansemiljøer til offentlige virksomheter. Det skal oppgis referansepersoner, og oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte disse (40 %) Grad og omfang av utgivelse av litteratur innenfor anskaffelsesområdet, publisering av artikler mv. innenfor anskaffelsesområdet (40 %) Grad av erfaring med kurs/foredragsvirksomhet innenfor offentlige anskaffelser og tilstøtende rettsområder (20 %) Tilbudt advokat skal navngis i bilag 3. TK 3-Tilgjengelighet (15 %) 8 av 9

9 Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht i hvilken grad det beskrevne opplegget for tilgjengelighet og responstid anses tilfredsstillende i forhold til behovet som er beskrevet i bilag 1, herunder erfaring med å håndtere hasteoppdrag på vegne av klient. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene er del av konkurransedokumentene: 1. Skjema for HMS egenerklæring 2. Kontrakt med bilag 9 av 9