Anskaffelse av «Kommunikasjonsrådgivning» Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Til tilbydere Anskaffelse av «Kommunikasjonsrådgivning» Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del II)

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Beskrivelse av arbeidsoppgaver Omfang og tidsramme Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 9

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Eksportkreditt Norge AS er et statsaksjeselskap underlagt Nærings- og handelsdepartementet. Selskapet har vært operativt siden 2. juli Selskapets hovedmål er å fremme norsk eksport gjennom konkurransedyktig, effektiv og tilgjengelig eksportfinansiering. Selskapet ivaretar hele prosessen knyttet til promotering av eksportkredittordningen, søknadsbehandling, tilsagn, utbetaling samt oppfølging av lån. Per 30. september 2013 var selskapets utlånsportefølje på 40,7 milliarder kroner. Selskapet holder til sentralt i Oslo og har 40 medarbeidere. 1.2 Generelt om avtalen Eksportkreditt Norge ønsker å knytte til seg en samarbeidspartner innen kommunikasjonsrådgivning. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag (Statens standardavtaler om konsulenttjenester, SSA-B) o Bilag 1 Oppdragsgivers beskrivelse av oppdraget o Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen o Bilag 7 Tilbyders spesifikasjon av oppdraget, inkludert referanser 3 av 9

4 Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen. Kontraktutkast er statens standardavtaler om konsulenttjenester, SSA-B, med bilag. Leverandør bes om å fylle ut bilag 2, 3, 4 og 7. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Eksportkreditt Norge ønsker å knytte til seg en leverandør som kan bistå med strategisk og operativ kommunikasjons- og medierådgiving. Vi søker en samarbeidspartner som kan bidra til å oppnå målrettet og helhetlig kommunikasjon basert på selskapets kommunikasjonsplattform. Det er ønskelig at leverandøren er sterk på strategisk kommunikasjons- og medierådgiving, men samtidig har kapasitet og evne til operativ produksjon og ferdiggjøring av kommunikasjonsmateriale. Eksportkreditt Norge er på jakt etter en leverandør som kan bidra til å kommunisere effektivt med våre målgrupper. Det er ønskelig at leverandøren evner å finne eller å skape gode historier knyttet til Eksportkreditt Norge og dets virkeområde. Leverandøren vil jobbe tett med selskapets kommunikasjonsavdeling og selskapets ledelse. 2.2 Beskrivelse av arbeidsoppgaver Se nærmere beskrivelse i bilag Omfang og tidsramme Oppdraget inngås for to år, med opsjon på ytterligere 1 år. Oppdraget antas ikke å overstige 1,5 millioner kroner eks. mva. for hele perioden, inkludert opsjonsperioden. Oppstart vil være så snart som mulig. Tildeling av opsjon for forlengelse kunngjøres senest Eksportkreditt Norge er et relativt nyetablert selskap, og det er derfor naturlig knyttet usikkerhet til oppdragets totale størrelse og behov hos leverandør. Årlig oppdragsstørrelse vil kunne være både høyere og lavere enn det anslåtte årlige beløpet. Dette på grunn av usikkerhet rundt antall prosjekter ønsket igangsatt og gjennomført. Godtgjørelsen vil være times- eller prosjektbasert. I sistnevnte tilfelle forutsettes det at oppdragsgiver og leverandør kommer frem til enighet om en øvre ramme for timebruk for enkelte prosjekter når omfanget er klarlagt. 4 av 9

5 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Eksportkreditt Norge AS Hieronymus Heyerdahls Gate 1 P.O. Box 1315 Vika, 0112 Oslo Tel: (+47) ; Kontaktpersoner: Ellen B. Svaheim Leder Kommunikasjon Telefon E-post: EBS@eksportkreditt.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. epost til oppdragsgiver ved angitte kontaktpersoner innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt 21. november Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 13. desember 2013 kl.12:00. Tilbudsfrist er 10. januar 2014 kl.12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. Vi gjør oppmerksom på at Doffin vil være stengt fra 20. desember 2013 klokken 15:00 og ut året Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse og utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Tilbudsfrist kl.12:00 Evaluering av tilbud, eventuell presentasjon av tilbyder, evaluering og innstilling Meddelelse om tildeling Klagefrist 5 dager etter meddelelse om tildeling. Kontraktsignering Innen 1. feb av 9

6 Oppstart 1.feb Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per epost til alle leverandører som er invitert og har mottatt konkurransegrunnlaget. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger under med et underskrevet brev foran. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med vedlegg (svar på bilag 2, 3, 4 og 7). 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 5. HMS-egenerklæring. Evaluering av tilbud vil gjøres basert på skriftlig tilbud levert Eksportkreditt Norge. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innkalle tilbyder for å presentere tilbudet og teamet. Tidspunkt for møte vil avtales med hver enkelt tilbyder Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til Eksportkreditt Norge AS til Hieronymus Heyerdahls gate 1, 6. etasje, 0160 Oslo. 6 av 9

7 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud Kommunikasjonsrådgiver ved Ellen B. Svaheim» Åpnes kun av adressat Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Tilbudene skal også inneholde elektronisk versjon på minnepinne. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Betalt skatter og avgifter. Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet Lovlig etablert virksomhet. Relevant erfaring HMS egenerklæring. Firmaattest. Minst tre tilsvarende oppdrag for finansinstitusjoner eksportfinansieringsinstitusjoner eller relevante deler av virkemiddelapparatet 1 de siste 2 årene. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 1 Virkemiddelapparatet er en felles betegnelse på offentlige institusjoner, programmer og støttetiltak som skal bidra til å utvikle og bringe frem ideer til et marked. 7 av 9

8 Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris/Totalkostnad 30 % (score 0-10) TK 2 Kompetanse og referanser 50% (score 0-10) TK 3 Oppdragsforståelse/Løsningsforslag 20 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1-Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. timepris på tilbudte rådgivere/konsulenter, se bilag 4 til kontrakt, pris og prisbestemmelser. Timepris for de ulike kategorier vil bli vektlagt som følger ved vurdering av pris: Teamleder 20 %, Seniorkonsulent 40 % og Juniorkonsulent 40 %. TK 2-Kompetanse og kvalitet Vurderingen av kvalitet vil være todelt: Tilbudte teams kompetanse og referanseprosjekter (presentert i bilag 7). Ved vurdering av kompetanse vil Eksportkreditt Norge vurdere: Tilbudte konsulenters kunnskap om, og erfaring fra, kommunikasjonsarbeid innen finanssektoren, næringspolitiske spørsmål og internasjonalt arbeid. Tilbudte konsulenters erfaring fra eksportfinansiering, relevante deler av virkemiddelapparatet samt relevante bransjer for eksportkredittordningen vil telle særlig positivt. Evne til å beherske helhetlig kommunikasjon i ulike kommunikasjonskanaler Evne til å beherske både tradisjonelle og nye kommunikasjonskanaler. Formell kompetanse som er relevant for å gjennomføre oppdraget God balanse mellom tilbyders senior- og juniorressurser. 8 av 9

9 Referanseprosjektenes relevans samt deres kvalitet, referansekundenes vurdering og omfang vil bli vurdert. Relevante referanser fra kommunikasjonsarbeid knyttet til finanssektoren, virkemiddelapparatet eller relevante bransjer for eksportkredittordningen vektlegges spesielt. Det vil være en fordel om aktøren også kan tilby krise- og medietrening, omdømmeanalyse og trening i presentasjonsteknikk. TK 3- Oppdragsforståelse / Løsningsforslag Under dette tildelingskriteriet vil oppdragsgiver vurdere leverandørens beskrivelse i bilag 7 ut fra kravene som er beskrevet i bilaget. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS-egenerklæring 9 av 9