Rammeavtale for konvolutter til Statsministerens kontor (SMK), departementene og

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 12/ Rammeavtale for konvolutter til Statsministerens kontor (SMK), departementene og (DSS) Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del III) Sak 12/522 Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Torggt Cecilie Ramse 0032 OSLO E-post Mob.:

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Informasjonsforvaltningsavdeling (IFA) Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Generelt Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen Leveransen Omfang Hvem skal avtalen gjelde for Bruk av underleverandører Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Miljøkrav Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 9

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) er en etat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. s hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene, ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester Informasjonsforvaltningsavdeling (IFA) Informasjonsforvaltningsavdelingen (IFA) yter bistand til departementenes publiseringsprosesser og har ansvar for teknisk drift av publiseringssystemer, webportaler, design- og trykketjenester, sentralbord med mer Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) tilbyr rådgivnings- og kvalitetssikringstjenester innenfor anskaffelsesområdet. I tillegg tilbys inngåelse av felles rammeavtaler på områder hvor dette er rasjonelt, funksjonelt og effektivt. 1.2 Generelt Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen er kunngjort i Doffin og TED. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1: Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. 3 av 9

4 Del 2: Utkast til kontrakt med bilag. Kontraktgrunnlaget er egenkomponert rammeavtale for konvolutter til Statsministerens kontor(smk), departementene og (DSS). Tilbyder bes om å fylle ut bilag 2, 3, 4 og 5. o Bilag 1 Oppdragsgivers spesifikasjon av leveransen (kravspesifikasjon) o Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av leveransen o Bilag 3 Pris og prisbestemmelser o Bilag 4 Fremdriftsplan o Bilag 5 Partenes representanter 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Leveransen DSS vil på vegne av SMK, departementene og DSS inngå ny rammeavtale for konvolutter. DSS ivaretar rådgivning og tilrettelegging ved produksjon av trykte konvolutter. Opprettelse av nye og eventuelle endringer i konvoluttypene kan kun utføres av DSS. Rammeavtale gjelder suksessiv levering av konvolutter med og uten trykk til Statsministerens kontor (SMK), departementene og DSS, uten binding til bestemt totalvolum og uten økonomiske forpliktelser for DSS, foruten egne bestillinger. Rammeavtalen forvaltes av DSS, men hver virksomhet (SMK og departementene) gjør selv avrop på rammeavtalen og faktureres direkte. Det er valgfritt hvorvidt man ønsker å benytte avtalen og DSS faktureres kun for egne bestillinger. Leveransen omfatter følgende formater: C5, C4, EC4 spesialprodusert, B4 og C3, totalt i 10 varianter. Leverandør må tilby løsning for elektronisk bestilling for avrop på avtalen i tillegg til vanlig bestillingsmåte via telefon, post eller e-post. For ytterligere informasjon om leveransens innhold vises det til avtaleutkastets bilag Omfang Avtalen skal dekke oppdragsgivers behov i kontraktsperioden. Rammeavtalen inngås med en varighet på to (2) år, fra til og med , med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen i ytterligere to (2) år. Forlengelsen gjøres med ett år av gangen. Avtalen kan således løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunktet. Estimert kostnadsramme er ca. kr ,- ekskl. mva per år. Dette er et estimat som er basert på uttak på eksisterende avtale for 2011 og er således ikke bindende for oppdragsgiver. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for DSS er kontraktspart og forvalter avtalen, men SMK og departementene skal også kunne gjøre avrop på rammeavtalen. 2.4 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Bruk av underleverandører skal klart fremgå av tilbudet. Se for øvrig punkt 4.5 under. 4 av 9

5 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Departementenes Servicesenter (DSS) v/ Kontortjenesteavdelingen Postboks 8129 Dep Oslo Kontaktperson: Cecilie Ramse Mobil: E-post: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig på e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne anskaffelsen må rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver ved angitte kontaktperson senest innen tirsdag 22. mai 2012 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tirsdag 29. mai 2012 kl. 12:00. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl Evaluering Uke 22 Innstilling / Meddelelse Klagefrist Kontraktssignering Uke Kostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet på e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 5 av 9

6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Tilbyder må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med fredag 24. august 2012 kl 15: Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. 2. Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder. 3. HMS-egenerklæring. 4. Firmaattest. 5. Dokumentasjon for økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen. 6. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget/leveransen. 7. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetansen og kapasitet til eventuelle underleverandører. 8. Miljøbeskrivelse 9. Utfylt kontrakt og bilag (Leverandør skal fylle ut bilag 2, 3, 4 og 5). 10. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Departementenes Servicesenter (DSS) Depkjøp v/ Cecilie Ramse Resepsjon i R5 Akersgata Oslo Tilbudet kan sendes til: Departementenes Servicesenter (DSS) Depkjøp v/ Cecilie Ramse Postboks 8129 Dep Oslo Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Sak 12/522 v/ Cecilie Ramse. Åpnes kun av adressat 6 av 9

7 Tilbudet skal leveres i fire 4 eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme eller lignende. I tillegg leveres tilbudet på minnepinne eller cd-rom. Ved motstrid går papirversjonen foran. Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS- egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. 4.2 Juridisk stilling Lovlig etablert foretak. Firmaattest eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bl.a. kreditverdig uten krav til sikkerhet vil være tilstrekkelig. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen tilsvarende dokumentasjon på at kravet er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandør må kunne vise til 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans i denne sammenheng menes konvoluttproduksjon og leveranser av tilsvarende omfang. Leverandør må ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Referanseliste over leverandørens 3 viktigste leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn og navngitt 7 av 9

8 kontaktperson som referanse. Videre skal omfanget av leveransen fremgår av referanselisten, og i den forbindelse er det ønskelig at det oppgis verdi på oppdraget. Det må videre fremkomme av referanselisten hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens kompetanse og kapasitet, herunder beskrivelse av leverandørens organisasjon og eventuelle samarbeidspartnere. 4.5 Miljøkrav En underbygget redegjørelse for miljøhåndtering En redegjørelse for metoden som brukes for å kvalitetssikre miljøeffektiviteten i leverandørens produksjon av produkter som disse. Dokumentasjon på at utstyret, papir etc. som brukes i fremstillingen av slike produkter er innenfor offentlige pålegg og forskrifter og at en deltar i eventuelle returordninger. Grønt punkt, Svanemerking eller tilsvarende merking kan for eksempel være tilstrekkelig dokumentasjon. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIER VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris 80 % (score 0-10) TK 2 Kvalitet 20 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK1: Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. oppgitte priser i bilag 3. 8 av 9

9 TK2: Funksjonalitet og kvalitet Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene med hensyn til leverandørens besvarelse og ivaretakelse av oppdragsgivers behov. Det vil bli lagt særlig vekt på grad av egnethet for elektronisk løsning og papir- og trykkvalitet (herunder prøvekonvolutter som sendes med tilbudet), samt fremdriftsplanen og hvorvidt denne er egnet til raskt å igangsette konvoluttproduksjon og elektronisk bestillerfunksjon. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1 Utkast til kontrakt med bilag 2 Skjema for HMS erklæring 9 av 9