KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV PANSRET BIL TIL UTENRIKSDEPARTEMENTET. Saksnummer 13/03746

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV PANSRET BIL TIL UTENRIKSDEPARTEMENTET Saksnummer 13/03746 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOA del I og III Side 1 av11

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 4 3. KOMMUNIKASJON 5 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 6 5. UTFORMING AV TILBUD 6 6. INNLEVERING AV TILBUD 7 7. BEHANDLING AV TILBUD 8 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 8 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING DISPOSISJON FOR BESVARELSEN AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11 Side 2 av11

3 1. INNLEDNING 1.1 Formål, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse om kjøp av demo-kjørt pansret bil i klasse VR Om oppdragsgiver (UD) med for tiden 110 utenriksstasjoner som inkluderer ambassader, representasjoner, delegasjoner og generalkonsulater, samt underliggende virksomheter utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som pr. i dag teller 1444 personer, hvorav 793 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 651 utsendte fra Norge sammen med 963 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. Mer informasjon om UD finnes på: Behovsbeskrivelse har besluttet å kjøpe en demo-kjørt pansret bil (sedan) i klasse VR7 til transport av departementets politiske ledelse. 1.4 Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Administrative bestemmelser (dette dokument)med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Skjema for HMS-egenerklæring Skjema for egenerklæring om vandel - Utkast til kontrakt med følgende bilag: Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget Bilag 2 Konsulentens besvarelse på bilag 1 Bilag 3 Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 4 Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen Kontraktgrunnlaget er egenutviklet kontrakt for kjøp av pansret bil. Tilbyder bes om å fylle ut bilag 2 og Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA) av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Side 3 av11

4 Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i: DOFFIN Database for offentlige innkjøp TED - Tenders Electronic Daily 1.7 Om avtalen Det skal inngås én avtale med én leverandør. Anskaffelsen utgjør et engangskjøp, samt avtale om retur. 1.8 Anskaffelsens verdi Det anslås at anskaffelsens verdi er kr. 2,5 millioner inkl. avgifter og levering til Oslo. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. 1.9 Annet Dersom leverandør i sitt løsningsforslag baserer seg på andre foretaks kompetanse, og denne kompetanse vil få betydning ved evalueringen av tilbudet basert på tildelingskriteriene (se pkt.5), skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at leverandør har rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er 15. august 2013 klokken 12: Tilbudsfrist Spørsmål vedrørende denne anskaffelsen må rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver innen 4. juli 2013 klokken 12:00. Tilbudsfrist er 11. juli 2013 klokken 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. Side 4 av11

5 2.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Utsendelse av tilbudsforespørsel Frist for å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl Evaluering Uke Innstilling og meddelelse Karensperiode utløper kl Kontraktsinngåelse Uke 31 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Oppdragsgivers adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: v/serviceavdelingen Postboks 8114 Dep Oslo Kontaktperson: Rådgiver Rolf Edgar Lunde Telefon: / E-post: erl@mfa.no 3.2 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig med henvisning til saksnummer 13/03746 pr. e-post til erl@mfa.no Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver når det gjelder anbudskonkurransen enn den oppgitte kontaktpersonen. 3.3 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon vedrørende denne anskaffelsen, herunder tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på svensk, dansk eller engelsk i de tilfeller norsk dokumentasjon ikke finnes. Alle dokumenter som inngår i konkurransegrunnlaget skal foreligge på norsk. Ved eventuelle avvik, er det den norske versjonen som gjelder. Side 5 av11

6 3.4 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. Spørsmål og svar i anonymisert form vil bli ettersendt til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. 4.2 Endringer Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. Oppdragsgiver kan bare foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet, gir oppdragsgiver forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere varsles om forlengelsen. 5. UTFORMING AV TILBUD 5.1 Tilbudet Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud eller deltilbud. 5.2 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 5.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Side 6 av11

7 5.4 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov gjeldende fra 1. januar 2009 er anbudsprotokoll og tilbud offentlig tilgjengelige etter at leverandør er valgt. Dette gjelder ikke opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt som visse opplysninger om personlige forhold eller opplysninger om konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. 5.5 Kostnader i forbindelse med tilbudsprosessen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. 6. INNLEVERING AV TILBUD 6.1 Innleveringsform Det skal leveres inn ett eksemplar av tilbudet i papirversjon i perm merket med tilbyderens navn, anskaffelsens navn og saksnummer. Tilbudet skal i tillegg leveres på CD eller minnepinne. Ved motstrid er papirversjonen gjeldende. Tilbud skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Rolf Edgar Lunde Serviceavdelingen Tilbud Kjøp av pansret bil til Saksnr. 13/ Innleveringssted Tilbudet kan leveres i oppdragsgivers resepsjon, 7. juni plass 1 i Oslo, som vil kunne gi kvittering for mottatt tilbud. Resepsjonen har døgnåpent. Tilbudet kan alternativt sendes til: Rolf Edgar Lunde Serviceavdelingen Postboks 8114 Dep 0032 OSLO Merk konvolutten: Tilbud Saksnr. 13/ Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen. Side 7 av11

8 7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Oppdragsgiver og de personer som oppdragsgiver gir myndighet til å delta, vil være til stede under åpningen. 7.2 Anskaffelsesprotokoll Protokollen som føres beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. 7.3 Avvisning/avlysning Regler for avvisning av tilbud er angitt i FOA 20-12, og Forskriften sier blant annet at oppdragsgiver skal avvise for sent innkomne tilbud og tilbud som ikke er levert eller sendt i lukket forsendelse. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som ikke er besvart i henhold til det som er etterspurt eller ikke er signert. De tilbydere som ikke oppfyller de angitte krav til fremlagt dokumentasjon, kan bli avvist. En nærmere begrunnelse for avvisning vil snarest mulig bli gitt den enkelte tilbyder. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbyderne bli skriftlig informert om dette. 7.4 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne tilbudene. 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg, vil bli meddelt dette. 8.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalte skatter og avgifter Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Side 8 av11

9 8.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder har et lovlig etablert foretak. Plettfri vandel. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg til konkurransegrunnlaget Egenerklæring om vandel. Dokumentasjonskrav: Firmaattest Vedlegg Egenerklæring om vandel skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. 8.3 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 8.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må kunne vise til minst tre leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes leveranser som sammenfaller med oppdragsgivers kravspesifikasjoner, leveringsvilkår, bruksområde og omfang. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av foretakets 3 viktigste oppdrag de siste 3 årene med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn, samt navngitt kontaktperson som referanse og tidspunkt for når oppdraget ble gjennomført. Videre skal omfanget av leveransen fremgå av referanselisten, og i den forbindelse er det ønskelig at det oppgis verdi på oppdraget. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere ovenfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandører i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt søknaden. Side 9 av11

10 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Brukervennlighet og funksjonsmessige egenskaper 40 % (score 0-10) TK 2 Servicekontrakt 30 % (score 0-10) TK 3 Utkjørt distanse 15% (score 0-10) TK 4 Pris 15% (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Brukervennlighet og funksjonsmessige egenskaper: Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht bilens brukervennlighet og funksjonsmessige egenskaper, herunder helhetsinntrykk ved prøvekjøring. TK 2 Servicekontrakt: Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht innholdet i servicekontrakten samt dens kostnad. TK 3 Utkjørt distanse: Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht hvor langt bilen har kjørt (kilometerstand) ved innlevering av tilbudet. TK 4 Pris: Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht prisen på bilen. se bilag DISPOSISJON FOR BESVARELSEN Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: Side 10 av11

11 1. Tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag. 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetanse og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 11. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav. 11. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Meddelelse om kontraktstildelingen Når leverandør er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av leverandør med begrunnelse og med angivelse av dato for karensperiodens utløp Kontrahering Bindende avtale er inngått først når kontrakten er signert av begge parter. Side 11 av11