Elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem

Transkript

1 Til søkere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem Kvalifikasjonsgrunnlag Fase 1 Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (FOA Del III) Postadresse Kontoradresse Telefon Internett Saksbehandler Telefaks E-post Telefon:

2 Innholdsfortegnelse: Kvalifikasjonsgrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Omfang Hvem skal avtalen gjelde for Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av søknader Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Aksept av vilkår Innlevering av kvalifikasjonssøknaden Åpning Tilbud Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens erfaring Leverandørens kapasitet Utvelgelseskriterier Søknadens utforming Vedleggsoversikt...9 Side 2 av 9

3 Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) er en etat underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Etatens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene, ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. 1.2 Generelt om avtalen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III, 14-1 (3), jfr (1) c. Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Tre (3) til seks (6) leverandører vil bli invitert til videre deltakelse i konkurransen og vil bli tilsendt konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon. Dersom flere enn tre til seks leverandører oppfyller kvalifikasjonskravene vil utvelgelsen av de tre til seks leverandørene som vil bli invitert videre bli foretatt på bakgrunn av utvelgelseskriteriene i pkt. 5 i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Det skal inngås avtale om utvikling, opplæring av ulike brukergrupper, implementering og vedlikehold av et nytt felles arkiv- og saksbehandlingssystem for departementsfellesskapet. Systemet skal ha arkivfunksjon og være godkjent i forhold til gjeldene NOARK standard. Systemet skal basere seg på et standardsystem, men skal tilpasses departementsfellesskapets behov. Departementsfellesskapets behov er komplekse, i tillegg er det et sterkt ønske om å anskaffe et system som er tilpasset fremtidige it-tekniske løsningsmuligheter. Dette behovet vil være beskrevet i kravspesifikasjonen som blir tilsendt de kvalifiserte og utvalgte leverandørene i henhold til denne kvalifiseringen. J.fr dette eks. som viser en av mange mulige prosessbeskrivelser. Det gjøres oppmerksom på at flere andre prosesser kan avvike en del fra dette eksemplet: Side 3 av 9

4 DSS tilbyr departementene og SMK en sentraldriftsløsning på arkiv- og saksbehandlingssystemet, samtidig vil det være enkelte departement som vil ønske en lokal driftsløsning. Etter nåværende plan forventes systemet å tas i bruk f.o.m. første halvår Omfang Det er et prinsipielt siktemål om å legge grunnlag for en felles løsning for alle departementene/smk, men departementene står likevel fritt til å vurdere deltakelse i systemet når det foreligger. Pr består departementfellesskapet av 19 virksomheter dvs. 17 departementer samt Statsministerens kontor og DSS. Totalt sett innehar departementsfellesskapet et potensial på ca 4500 brukere. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen skal administreres av DSS som vil være avtalemotpart. DSS skal kunne tilby løsningen for hele departementsfellesskapet inkludert Statsministerens kontor. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Postboks 8129 Dep Side 4 av 9

5 0032 Oslo Kontaktperson: Trond G. Amundsen rådgiver / DepKjøp Telefon: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt er Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen kl Frist for mottak av søknad om å bli kvalifisert for konkurransen er kl Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål til konkurransen kl Frist for mottak av kvalifikasjonssøknad kl Utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist kl Evaluering/forhandlinger Uke Innstilling Klagefrist Kontraktsignering Det tas sikte på at avtale kan inngås Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. Side 5 av 9

6 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli ettersendt pr. e-post til leverandører som har registrert interesse på DOFFIN. 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert Innlevering av kvalifikasjonssøknaden Kvalifikasjonssøknaden skal leveres eller sendes i papirversjon i to eksemplarer uten noen form for innbinding (løsark) i plastlomme eller liknende til:, DepKjøp Vakta i S- Blokken Einar Gerhardsens plass 3 Postboks 8129, Dep 0032 Oslo "Kvalifikasjonssøknad, arkiv- og saksbehandlingssystem v/trond G. Amundsen Åpnes kun av adressat 3.11 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene Tilbud Kun leverandører som blir kvalifisert og får innbydelse til å delta i den videre konkurranse, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. HMS egenerklæring Side 6 av 9

7 Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. 4.2 Juridisk stilling Lovlig etablert foretak. Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste 3 årene. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap 4.4 Leverandørens erfaring Leverandøren må kunne vise til erfaring fra utvikling, implementering og vedlikehold av NOARK 4.1 godkjente arkiv- og saksbehandlingssystemer til oppdragsgiver av sammenlignbar størrelse og kompleksitet som Departementsfellesskapet i løpet av de siste 5 år. Leverandøren må videre kunne vise til konkrete planer for NOARK 5 godkjenning. Alternativt må leverandøren kunne vise til tilsvarende erfaring med andre elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer samtidig som leverandøren kan vise til konkrete planer for NOARK 5 godkjenning. Med kompleksitet som departementsfellesskapet menes levering av system til oppdragsgiver med ulike selvstendige enheter som krever system med ulike driftsløsninger (sentral/ lokal drift). Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser de siste 5 år. Beskrivelsen må minst inneholde oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert, og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Alle leverandører må i tillegg vedlegge dokumentasjon på konkrete planer for NOARK 5 godkjenning. 4.5 Leverandørens kapasitet Side 7 av 9

8 Leverandøren må i en krisesituasjon kunne stille hos kunden i Regjeringskvartalet senest 2 timer fra varsel er gitt. Leverandøren må ha tilstrekkelig kapasitet til å kunne utvikle, vedlikeholde, gi opplæring og supportere systemet. Leverandør må redegjøre for hvordan og sannsynliggjøre evne til å kunne supportere systemet i regjeringskvartalet i en krisesituasjon innenfor en frist på 2- to timer. Leverandøren må beskrive sin organisasjon og ressurssituasjon. 5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn tre (3) til seks (6) leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver foreta en utvelgelse av leverandørene på bakgrunn av hvilken sammensetning av leverandører som antas å ville gi den beste konkurransen. Det vil prioriteres å sette sammen en gruppe som inneholder både leverandører med erfaring fra levering, utvikling og implementering av NOARK 4.1 godkjente saksbehandlingssystemer og leverandører med tilsvarende erfaring fra andre arkiv- og saksbehandlingssystemer. Ved valg av leverandører innenfor begge disse kategoriene vil følgende vektlegges: Grad av erfaring fra levering, utvikling og implementering av arkiv- og saksbehandlingssystemer til kunder av en viss kompleksitet, jfr. pkt. 4.4, gjennomført i løpet av de siste 5 år. I hvilken grad leverandøren kan vise til langt fremskredne planer for et NOARK 5 tilpasset system. 6 Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden utformes med denne disposisjon: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Kontaktinformasjon til Leverandørens kontaktperson 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest, eller tilsvarende attest fra leverandørens hjemland. 7. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste 3 årene. 8. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap Side 8 av 9

9 9. Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser de siste 5 år, se pkt Redegjørelse/ dokumentasjon av planer for NOARK 5 godkjenning. 11. Redegjørelse for hvordan og sannsynliggjøring av leverandørens evne til å kunne supportere systemet i regjeringskvartalet i en krisesituasjon innenfor en frist på 2- to timer. 12. Leverandøren må beskrive sin organisasjon og ressurssituasjon. Søknader som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, eller som ikke leverer dokumentasjon, som det er bedt om i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, vil bli avvist. 7 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Skjema for HMS-egenerklæring Side 9 av 9