Rammeavtaler - datamaskiner og dataskjermer

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 12/ Rammeavtaler - datamaskiner og dataskjermer Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA [2006] Del III) Sak (12/165) Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Torggata Dag S. Lindbråten 0032 OSLO E-post anskaffelser@dss.dep.no

2 Innholdsfortegnelse Rammeavtaler - datamaskiner og dataskjermer... 1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Leveransen Omfang Avtalen skal gjelde for: Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav ved bruk av underleverandører Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 11

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) er en forvaltningsetat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD). Hovedoppgaven til DSS er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene og Statsministerens kontor ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av tjenestene. 1.2 Generelt om avtalen skal etablere rammeavtaler for anskaffelse av datamaskiner av flere forskjellige typer samt tilhørende utstyr til disse og dataskjermer. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil rammeavtalene bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kjøpsavtale m/bilag o Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon. o Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. o Bilag 3 Samlet pris og prisbestemmelser. o Bilag 4 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen. Leverandøren bes fylle ut følgende bilag: 3 av 11

4 Bilag 2 leverandørens løsningsspesifikasjon (besvarelse av tabellen angitt i bilag 1, en for hver delkontrakt) Bilag 3 samlet pris og prisbestemmelser (2 stk prisskjema, en for hver delkontrakt) 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning ønsker å inngå rammeavtaler (to delkontrakter) for kjøp av datamaskiner og dataskjermer. Avtalene er ment å dekke innkjøp av forskjellige typer datamaskiner og dataskjermer, så vel som tilhørende utstyr til disse, samt vedlikehold på utstyret, på en slik måte at oppdragsgiver for sitt behov dekket på en helhetlig måte. Avtalene er ment å være dynamisk slik at den kan oppdateres i takt med at nye produkter kommer på markedet, gamle produkter erstattes og nye behov oppstår, så lenge dette naturlig hører innen for avtalens område. Konkurransen er inndelt i 2 delområder. Det er dermed opp til den enkelte tilbyder å levere tilbud på den/de delene av konkurransen som man ønsker å delta på. Det vil bli kåret en vinner pr. delkontrakt. Delkontraktene er som følger: Delkontrakt 1: Datamaskiner Delkontrakt 2: Dataskjermer 2.2 Leveransen Krav til ytelsen er spesifisert i kravspesifikasjon. 2.3 Omfang Avtalene har en varighet på 1 år fra kontraktssignering. I tillegg er det opsjon for forlengelse av kontrakten i ytterligere 3 år, med ett år av gangen, slik at avtalene kan løpe til sammen maksimalt fire år. Estimert uttak over en 4-års periode, vil ligge i størrelsesorden 10 millioner kroner eks mva for delkontrakt 1. Estimert uttak over en 4-års periode, vil ligge i størrelsesorden 4 millioner kroner eks mva for delkontrakt 2. Dette er et uforpliktende anslag gjort etter oppdragsgivers beste skjønn. Uttaket kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom kontraktens løp. 2.4 Avtalen skal gjelde for: Arbeidsdepartementet Barne- og likestillingsdepartementet Fiskeri- og kystdepartementet Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Kommunal- og regionaldepartementet Kunnskapsdepartementet 4 av 11

5 Kulturdepartementet Landbruks- og matdepartementet Miljøverndepartementet Nærings- og handelsdepartementet Olje- og energidepartementet Samferdselsdepartementet Som en opsjon skal i tillegg resten av departementsfellesskapet, Statsministerens kontor og Regjeringsadvokaten ha mulighet til å knytte seg til avtalen på samme vilkår som DSS og de navngitte departementer. 2.5 Annet I kontraktens pkt. 2.4 stilles det krav til lønns- og arbeidsvilkår. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kontortjenesteavdelingen v/depkjøp Torggata Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Kontaktperson: Dag S. Lindbråten E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen , kl Tilbudsfrist er: , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 5 av 11

6 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget , kl 1200 Tilbudsfrist kl.1200 Evaluering Uke 22, 23, 24 Innstilling Meddelelse om tildeling Klagefrist 10 dager etter meddelelse om tildeling. Kontraktssignering Etter klagefristens utløp Fremdriftsplanen er ikke bindende for oppdragsgiver. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. DSS oppfordrer derfor leverandører til å følge med på hva som blir publisert her. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbud skal være gyldig til , kl Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 6 av 11

7 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste 2 årene. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetansen og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. Utfylt kontrakt med bilag (svar på kravspesifikasjon og priser). 11. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Rammeavtaler- datamaskiner og dataskjermer, saksnr. (12/165) v/ Dag S. Lindbråten. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar som må være i papirformat. Eksemplaret i papirformat skal videre leveres i plastlomme (løsark) uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom/minnepenn. Ved motstrid går papirversjonen foran. Personen som leverer tilbudene, må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering. Dette grunnet sikkerhetsmessige rutiner i DSS Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. 7 av 11

8 Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er et minstekrav. Dokumentasjonskrav: Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste 2 årene. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, ikke eldre enn 3 måneder. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst 3 leveranser siste 3 år med relevans for denne leveransen. Med relevans menes leveranser av samme type utstyr som er beskrevet i konkurransedokumentene, til virksomheter av samme eller større volum (3-4 tusen brukere). Det bes om at referanseleveransene beskrives utførlig. Leverandøren må rå over et godt serviceapparat med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å yte service. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Leverandøren bes beskrive og vedlegge relevant informasjon om sitt serviceapparat. Det må fremkomme hvilken kompetanse og kapasitet serviceapparatet besitter. 4.5 Krav ved bruk av underleverandører Ved bruk av underleverandør(er) skal følgende dokumentasjon legges ved: 8 av 11

9 Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Det skal legges ved en forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: Delkontrakt 1, datamaskiner: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris, datamaskiner 50 % (score 0-10) TK 2 Pris, tilleggsutstyr 20 % (score 0-10) TK 3 Nettbestilling 20 % (score 0-10) TK 4 Maskinens vekt 10 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Nærmere om tildelingskriteriet: TK 1: Evalueringen baserer seg på prisene i bilag 3 rammeavtalen, tabell 1. Det er totalprisen som er gjenstand for evaluering. Lavest totalpris vil score høyest. Punktet har følgende undervekting: Bærbar klient, medium teller 40 %. Stasjonær klient, standard teller 10 %. Bærbar klient, stor teller 10 %. Bærbar klient, liten teller 15 %. Stasjonær klient, kraftig teller 10 %. Bærbar klient, Ultrabook teller 15 % 9 av 11

10 TK 2: Evalueringen baserer seg på prisene i bilag 3 rammeavtalen, tabell 2. Det er totalprisen som er gjenstand for evaluering. Lavest totalpris vil score høyest. TK 3: Grunnlaget for evalueringen er testing av tilbudt løsning for nettbestilling, herunder brukervennlighet og brukergrensesnitt. DSS vil foreta testing av tilbudt løsning og resultatet av testingen vil inngå i tildelingsvurderingen. I denne forbindelse skal en testversjon stilles til rådighet ved innlevering av tilbudet, ref. SK02 i bilag 1 kundens kravspesifikasjon. Punktet har følgende undervekting: Brukervennlighet og funksjonalitet, hvor man bla. vil vektlegge i hvilken grad bruk av nettbestilling er intuitiv og enkel å ta i bruk (60 %) Presisjonsnivå og grad av enkelthet i søkefunksjon (40 %) TK 4: Evalueringen baserer seg på maskinens oppgitte vekt. Fylles inn i kravspesifikasjon delkontrakt 1, SK49, SK56, SK63 og SK70. De ulike verdiene av vekt vil bli gitt følgende score: Beregningsmodell for bærbar klient stor, medium, liten og Ultrabook Vekt (kg) Score Tyngre enn 3,5 kg 7,5 Mellom 3 og 3,5 kg 8 Mellom 2,5 og 3 kg 8,5 Mellom 2 og 2,5 kg 9 Mellom 1,5 og 2 kg 9,5 Lettere enn 1,5 kg 10 Vekt må fremkomme på samtlige av maskinene nedenfor. Bærbar klient, medium teller 50 %. Bærbar klient, Ultrabook teller 20 % Bærbar klient, liten teller 20 %. Bærbar klient, stor teller 10 %. Delkontrakt 2, dataskjermer: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris, dataskjermer 80 % (score 0-10) TK 2 Nettbestilling 20 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Nærmere om tildelingskriteriet: 10 av 11

11 TK 1: Evalueringen baserer seg på prisene i bilag 3 rammeavtalen, tabell 1. Det er totalprisen som er gjenstand for evaluering. Lavest totalpris vil score høyest. Punktet har følgende undervekting: LCD skjerm i widescreen x1050 teller 40 %. LCD skjerm i widescreen x1200 teller 40 %. LCD skjerm i widescreen x1440 teller 20 %. TK 2: Grunnlaget for evalueringen er testing av tilbudt løsning for nettbestilling, herunder brukervennlighet og brukergrensesnitt. DSS vil foreta testing av tilbudt løsning og resultatet av testingen vil inngå i tildelingsvurderingen. I denne forbindelse skal en testversjon stilles til rådighet ved innlevering av tilbudet, ref. SK02 i bilag 1 kundens kravspesifikasjon. Punktet har følgende undervekting: Brukervennlighet og funksjonalitet, hvor man bla. vil vektlegge i hvilken grad bruk av nettbestilling er intuitiv og enkel å ta i bruk (60 %) Presisjonsnivå og grad av enkelthet i søkefunksjon (40 %) I den grad det er motstrid mellom testresultat og det skriftlige tilbudet, går testresultatet foran Generelt: Dersom leverandør i sitt tilbud støtter seg på andre foretaks kompetanse, og denne kompetanse vil få betydning ved evalueringen av tilbudet basert på tildelingskriteriene skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at leverandør har rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsperioden. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Utkast til kjøpsavtaler med bilag. 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS egenerklæring. 11 av 11