Rammeavtale kjøp av drivstoff, rekvisita og vask av kjøretøy

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 14/ Rammeavtale kjøp av drivstoff, rekvisita og vask av kjøretøy Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del II) Sak 14/603

2 Innholdsfortegnelse Rammeavtale kjøp av drivstoff, rekvisita og vask av kjøretøy Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen Leveransen Omfang Varighet Hvem skal avtalen gjelde for Krav til arbeids- og lønnsvilkår Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 8

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) er en etat underlagt Kommunalog moderniseringsdepartementet. Virksomhetens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for Statsministerens kontor og departementsfellesskapet ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. Sikkerhetstjenesteavdelingen (SAV) skal yte sikkerhets-, resepsjons- og bedriftshelsetjenester til departementfellesskapet i henhold til gjeldende trusselbilde, lover og forskrifter, samt inngåtte tjenesteavtaler. 1.2 Generelt om avtalen DSS ønsker å inngå rammeavtale med en leverandør om kjøp av drivstoff, rekvisita og vask av kjøretøy. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist etter forskrift om offentlige anskaffelser 11-11(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt. Kontraktsgrunnlaget er en egenutviklet avtale med følgende bilag (som opprettes av leverandør): o Bilag 1 Leverandørens beskrivelse av stasjonsnettet i Oslo. Skjema for HMS-erklæring 3 av 8

4 Leverandøren bes i eget bilag 1 beskrive følgende: alle betjente stasjoner i Oslo med vaskehall og et visst utvalg av rekvisita. Det oppgis adresse og åpningstider. Se for øvrig punkt 5, tildelingskriterier. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Leveransen Det ønskes å inngå rammeavtale med en leverandør om kjøp av drivstoff, rekvisita og vask av kjøretøy. SAV har pr i dag 5 tjenestebiler som alle går på diesel, men avtalen skal også omfatte bilparken i andre avdelinger i DSS dersom de finner det hensiktsmessig. I all hovedsak vil stasjonsnettet i Oslo benyttes, men det skal også være mulig å benytte leverandørens stasjonsnett for øvrig. 2.2 Omfang Avtalen er en rammeavtale som skal sikre primært SAV sitt behov på dette området i hht det som er angitt i punkt 2.1. Avtalen åpner også likevel for at andre avdelinger i DSS kan benytte avtalen, noe som gjør det vanskelig å si noe presist om omfanget. DSS anslår at omfanget vil kunne ligge mellom og eks mva pr år, men dette er kun et estimat, og binder ikke DSS på noen måte. Uttaket på avtalen kan både bli høyere og lavere enn det som er estimert, og det kan også variere fra år til år. Avtalen som skal inngås er ikke til hinder for at DSS kan kjøpe tilsvarende varer og tjenester av andre leverandører, dersom tilgjengelighet og andre praktiske forhold tilsier det. DSS skal likevel så langt det er mulig søke å benytte valgt leverandør. 2.3 Varighet Avtalen gjelder fra kontraktssignering og deretter i to år. Oppdragsgiver har opsjon på ytterligere to års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunkt. 2.4 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen skal gjelde for. 2.5 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Telefon Kontaktperson: Seniorrådgiver Lise Engerud Telefon: / E-post: lise.engerud@dss.dep.no 4 av 8

5 All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til følgende e-postadresse innen kl 1200: Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget kl 12:00 Tilbudsfrist kl.12:00 Evaluering Uke 23 Innstilling Uke 23 Meddelelse om tildeling Uke 23 eller 24 Klagefrist Fremkommer i meddelelsesbrev Kontraktssignering Etter klagefristens utløp Radene 1-3 er absolutte frister. Radene 4-8 er tentative. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget med vedlegg, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli lagt ut på kunngjøringen i Doffin på samme sted hvor dere lastet ned konkurransedokumentene. Alle som har registrert seg vil få en automatisk e-post når eventuelle nye dokumenter er lagt ut. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 5 av 8

6 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager fra tilbudsfristen. Vedståelsesfrist er satt til kl Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt. 2. Utfylt kontrakt med bilag. 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. Firmaattest. 6. HMS-erklæring. 7. Eventuell annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: v/ Lise Engerud SAV Stab Varemottak R5, Akersgata 59, Inngang Munchsgate Oslo Varemottaket har følgende åpningstider: Mandag - fredag: Kl Lørdag - søndag: Stengt Tilbudet kan eventuelt sendes per post til: SAV Stab v/ Lise Engerud Postboks 8129 Dep Oslo Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 14/603 v/ Lise Engerud Åpnes kun av adressat 6 av 8

7 Tilbudet skal leveres i 2 to eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting (løsark) i plastlomme, ringperm eller lignende. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom eller minnepinne. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget med bilag, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tilbud velges etter hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig etter følgende nøkkel: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Beliggenhet og tilgjengelighet 70 % (score 0-10) TK 2 Rabatt på gjeldende pumpepris 30 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) 7 av 8

8 Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: Tilbudene vil bli evaluert på følgende måte: TK1 Beliggenhet og tilgjengelighet (70 %) Stasjonsnettet i Oslo skal beskrives som et eget bilag til avtalen, bilag nr 1. Det skal kun oppgis betjente stasjoner med vaskehall og et visst utvalg av rekvisita. Nærhet til regjeringskvartalet vil særlig bli vektlagt, men det legges også noe vekt på åpningstider. TK 2 - Rabatt på gjeldende pumpepris (30 %) Følgende vil være gjenstand for evaluering: oppgitt rabattsats i prosent på den til enhver tid gjeldende pumpepris. Rabattsatsen skal være den samme uavhengig om det fylles bensin eller diesel. Rabattsatsen oppgis i tilbudsbrevet og settes også inn i selve avtalen. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Utkast til kontrakt 2. HMS-erklæring 8 av 8