Drifts- og vedlikeholdsavtale Statens sentrale tjenestemannsregister

Transkript

1 Fornyings- og administrasjonsdepartementet Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Drifts- og vedlikeholdsavtale Statens sentrale tjenestemannsregister Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandlinger i flere faser (FOA Del II) Sak nr.: Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Telefaks E-post Telefon:

2 Innholdsfortegnelse Drifts- og vedlikeholdsavtale Statens sentrale tjenestemannsregister...1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Leveransen Omfang Hvem skal avtalen gjelde for Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Juridisk stilling: Kompetansekrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Tildelingskriterier Tilbudets utforming...8 Vedleggsoversikt av 8

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Fornyings- og administrasjonsdepartementet samordner fornyingsarbeidet i offentlig sektor og har ansvar for forvaltningspolitikk, konkurransepolitikk, IKT-politikk og statlig arbeidsgiverpolitikk. Departementenes servicesenter (DSS) bistår Fornyings- og administrasjonsdepartementet i denne anskaffelsen. Alle henvendelser vedrørende denne anskaffelsen rettes til kontaktpersoner i DSS, jfr. Pkt Generelt om avtalen Fornyings- og administrasjonsdepartementet ønsker å tegne en drifts- og vedlikeholdsavtale for Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) med tilhørende grensesnitt til andre applikasjoner. Statens sentrale tjenestemannsregister er en egenutviklet database basert på MS-SQL, en egenutviklet Access-klient, og applikasjoner utviklet av Visma. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling i flere faser (1-trinns), jfr En første reduksjon i antall tilbud det vil forhandles om vil skje før forhandlingene starter. 3-5 leverandører vil bli invitert til å forhandle om tilbudet. Utvelgelsen vil bli tatt på bakgrunn av tildelingskriteriene. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist etter forskrift om offentlige anskaffelser Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav/kriterier og tildelingskriterier. Administrative bestemmelser omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten som etterspørres, kvalifikasjonskrav og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen 3 av 8

4 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Fornyings- og administrasjonsdepartementet ønsker å tegne en drifts- og vedlikeholdsavtale for Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) med tilhørende grensesnitt til andre applikasjoner. Statens sentrale tjenestemannsregister er en egenutviklet database basert på MS-SQL, en egenutviklet Access-klient, og applikasjoner utviklet av Visma. Registeret inneholder lønns- og annen personaldata om de tilsatte i statsforvaltningen. Det er opprettet med det formål å levere nødvendige data og beregninger til tariffoppgjørene i staten, lønns- og kostnadsanalyser, budsjettarbeid og personalplanlegging. Dataene danner grunnlaget for departementets produksjon av ulike lønns- og personalstatistiske oppgaver til Det tekniske beregningsutvalget og Statsbudsjettet. Data fra registret blir brukt i forskning og til Statistisk sentralbyrås offisielle lønnstatistikk for statlig sektor. 2.2 Leveransen Avtalen omfatter tjenester som består i å utbedre datatekniske feil og mangler i Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) ved å Overføre oppgaver fra andre applikasjoner til vår nåværende Access-applikasjon Gjøre vedlikeholdsoppgaver, spesielt knyttet til Access-applikasjonen Gi brukerstøtte på nåværende system Gi datakyndig assistanse ved komplekse spørringer og datauttrekk Gi datakyndig assistanse ved innlasting av datafiler fra Statistisk sentralbyrå 2.3 Omfang Det ønskes å inngå avtale som har en varighet på to år, med opsjon for Fornyings- og administrasjonsdepartementet til å forlenge avtalen, med ett år av gangen, i ytterligere to år. Kontraktens totale omfang vil være på inntil 1.1 millioner NOK eks. MVA. 2.4 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for Fornyings- og administrasjonsdepartementet. 2.5 Annet Timebehovet vil variere over tid. Arbeidsstedet vil være i lokalene til oppdragsgiver. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Fornyings- og administrasjonsdepartementet Postboks 8004 Dep Oslo 4 av 8

5 Kontaktperson: Trond G. Amundsen Departementenes servicesenter v/ DepKjøp Telefon E-post: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt mandag 12. mars 2007 Tilbudsfrist er mandag 26. mars 2007, kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Tilbudsfrist kl Evaluering/forhandlinger Uke 15 og 16 Innstilling Uke 16 Meddelelse om tildeling Uke 17 Klagefrist (10 dager) kl Kontraktssignering Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.5 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli ettersendt pr. e-post til leverandører som har registrert interesse på DOFFIN. 5 av 8

6 3.7 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.8 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.9 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager fra tilbudsfristen. 3.10Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Departementenes servicesenter, DepKjøp S- Blokken Einar Gerhardsens plass 3 Postboks 8129, Dep 0032 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Drifts- og vedlikeholdsavtale Statens sentrale tjenestemannsregister. v/ Trond G. Amundsen Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i en original og to kopier. Originalen skal være uten noen form for innbinding (løsark) og legges i plastlomme eller lignende. Det bes om at kopieksemplarene leveres i perm e.l med skilleark Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 6 av 8

7 4.2 Kompetansekrav Kvalifikasjonskrav: Erfaring innen systemering av databaseapplikasjoner. Erfaring som forfatter av tekniske kravspesifikasjoner, testdokumentasjon, brukermanualer osv. Erfaring fra design, koding og testing av Microsoft Access 2000 brukt som "Project", dvs som klient mot en sentral database (Tjenestemannsregisteret). Erfaring fra design, koding og testing av Microsoft SQL Server Dette innbefatter stored procedures, functions, views, sikkerhet, tuning av databasen for bedre responstider osv. Må kunne skrive nye prosedyrer på SQL Server i Transact-SQL. Kjennskap til Statens sentrale tjenestemannsregisters oppbygning, funksjon og bruksområde. Dokumentasjonskrav 1. Det skal legges frem referanselister med inntil 3 relevante leveranser aktuelle konsulenter har utført i de siste 3 år. Følgende skal fremgå: Type oppdrag Hvem som var oppdragsgiver (oppgi også kontaktperson med telefonnummer) Leverandørens, samt aktuelle konsulenters, rolle i prosjektet. Varighet på oppdraget. Det oppfordres til at beskrivelsen av leveransene er mest mulig fyllestgjørende, slik at oppdragsgiver faktisk kan vurdere relevansen i forhold til kvalifikasjonskravene. CV for aktuelle konsulenter 4.3 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Det praktiseres at leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kvalifikasjonskravene vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Som nevnt under pkt. 1.2 i konkurransegrunnlaget vil maksimum 3-5 av de kvalifiserte leverandørene bli invitert til forhandlinger. Utvelgelsen vil bli foretatt på bakgrunn av tildelingskriteriene. Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. 7 av 8

8 Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i h.h.t. følgende tildelingskriterier: 1) Totalkostnad: 60 % 2) Tilgjengelighet (responstid): 20 % 3) Kompetanse (se pkt. 4.2): 10 % 4) Funksjonsmessige egenskaper, herunder personlige egenskaper hos tilbudte konsulent som er relevant for oppdraget: 10 % 6 Tilbudets utforming Tilbudet skal besvares i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Tilbudet besvares i følgende rekkefølge: 1. Signert tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Firmaattest. 3. Skatteattest og MVA attest. 4. HMS- egenerklæring. 5. referanselister med inntil 3 relevante leveranser aktuelle konsulenter har utført i de siste 3 år. Se pkt Utfylt kontrakt Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag (dette konkurransegrunnlaget) 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS erklæring 8 av 8