ANSKAFFELSE AV REKRUTTERINGSTJENESTER KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 JERNBANEINFRASTRUKTURFORETAKET SF ANSKAFFELSE AV REKRUTTERINGSTJENESTER KONKURRANSEGRUNNLAG Gjennomføres i henhold til anskaffelsesforskriftens del I og II Sak Tilbudsfrist: kl. 13:00 Fase 2 Begrenset anbudskonkurranse (FOA Del I og II)

2 Innholdsfortegnelse KONKURRANSEGRUNNLAG INNLEDNING OM OPPDRAGSGIVER OG OPPDRAGET DELTILBUD PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING FORBEHOLD OG AVVIK BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON INNLEDNING OMFANG HVEM SKAL AVTALEN GJELDE FOR ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER OPPDRAGSGIVER OG ADRESSE FOR DENNE ANSKAFFELSEN ER: SPRÅK TIDSFRISTER TENTATIV FREMDRIFTSPLAN KOSTNADER RETUR AV TILBUD OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAG FEIL I KONKURRANSEGRUNNLAGET AKSEPT AV VILKÅR VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERING AV TILBUD ÅPNING TAUSHETSPLIKT OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET

3 3.15 TILLEGGSOPPLYSNINGER TILDELINGSKRITERIER TILBUDETS UTFORMING VEDLEGGSOVERSIKT

4 KONKURRANSEGRUNNLAG 1 INNLEDNING 1.1 Om oppdragsgiver og oppdraget Jernbaneinfrastrukturforetaket SF ble stiftet 10. februar Foretaket eies av den norske stat ved Samferdselsdepartementet. Foretakets formål er å sørge for tilgjengelig jernbaneinfrastruktur og effektive og brukervennlige jernbaneinfrastrukturtjenester inkludert knutepunkts- og terminalutvikling. Foretakets samfunnspålagte oppgaver er forvaltning, planlegging, drift og vedlikehold og utbygging av det nasjonale jernbanenettet, samt trafikkstyring og forvaltning av eiendom. Samfunnsoppdraget skal gjennomføres etter kontrakt med Jernbanedirektoratet. Det er valgt et styre for Jernbaneinfrastrukturforetaket SF under ledelse av styreleder Siri Hatlen og med styremedlemmene Olaf Melbø, Ane Breivega, Toril Nag og Auke Lont. Etablering av et Jernbaneinfrastrukturforetak som en del av en større reform av jernbanesektorene i Norge forventes å gi bedre effektivitet og en mer hensiktsmessig ressursbruk i sektoren. For nærmere informasjon om formålet med jernbanereformen vises til «Meld. ST. 27 ( ) På rett spor. Reform av jernbanesektoren» I forbindelse med tilsetting av administrerende direktør for Jernbaneinfrastrukturforetaket SF ønsker styret å inngå en avtale om rekrutteringstjenester. 1.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.3 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), del I og II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og har blitt invitert til å levere tilbud vil få sine tilbud evaluert. Anskaffelsen er definert som en uprioritert tjeneste, jf. LOA og FOA, Vedlegg 6 Uprioriterte tjenester kategori (22). Det er i dette tilfellet av avgjørende betydning at bistanden ifm. etablering av ny virksomhet blir påstartet så raskt som mulig. Merk derfor den korte tilbudsfristen. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1) bokstav f. 4 9

5 Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor Bilag 1 Beskrivelse av leveransen Bilag 2 Tilbyders spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3 Administrative bestemmelser Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen 1.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON 2.1 Innledning Det ønskes å inngå en avtale om rekrutteringstjenester i forbindelse med tilsetting av administrerende direktør for Jernbaneinfrastrukturforetaket SF. Det ønskes bistand i tilsettingsprosessen herunder utforming av spesifikasjonskrav, utlysningstekst, vurdering av innsendte søknader, søk etter aktuelle kandidater og bistand i evaluering. Denne beskrivelsen er ikke uttømmende. Ytterligere beskrivelse følger av bilag 1 til kontrakt. 5 9

6 2.2 Omfang og opsjon(er) Oppdraget skal omfatte rekruttering av administrerende direktør med opsjon(er) for rekruttering av inntil fem personer på ledernivå 2. Det tas sikte på oppstart så raskt som mulig. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for Jernbaneinfrastrukturforetaket SF. Leverandøren skal i ethvert henseende forholde seg til selskapets styreleder Siri Hatlen, som har ansvaret for å lede arbeidet med etableringen av selskapets administrasjon og drive selskapets virksomhet inntil administrasjonen er etablert. 3 ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER 3.1 Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Jernbaneinfrastrukturforetaket SF v/styreleder Siri Hatlen Telefon E-post: siri.hatlen@gmail.com Kontaktperson: Jernbaneverket Benita Fjellstad Telefon: / E-post: fjelbe@jbv.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt 11.mars 2016 (kvalifikasjonsgrunnlaget) Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver innen 9.april kl. 12:00. Frist for levering av tilbud er 15.april kl.13:00. Tilbudet skal være levert til angitt adresse innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse Utsendelse av invitasjon til kvalifiserte tilbydere med konkurransegrunnlag

7 Frist for levering av tilbud kl. 13:00 Meddelelse om tildeling Klagefrist Kontraktsignering Leveranse Etter utløpt klagefrist Fra kontraktsignering 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører som er invitert og har mottatt konkurransegrunnlaget. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet vedståelsesfrist er kl. 15: Innlevering av tilbud Tilbud skal leveres/sendes til: Navn: Adresse: Jernbaneverket v/ Kontraktsrådgiver Benita Fjellstad Stortorvet 7, 0155 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, sak kjøp av Rekrutteringsstøtte for Jernbaneinfrastrukturforetakets styre Tilbud skal leveres i ett eksemplar. I tillegg skal tilbud leveres elektronisk på minnepenn. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 7 9

8 3.12 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og har blitt invitert til å levere tilbud vil få sine tilbud evaluert. Tildeling av avtale skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige tilbud ut ifra følgende kriterier: TK1: Pris % TK2: Oppdragsforståelse og gjennomføringsevne % Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). TK 1-Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudenes honorar, se bilag 4 til kontrakt, pris og prisbestemmelser. Prisene beregnes ut fra en «blended rate». For evalueringsformål utregnes et snitthonorar hvor honorar for administrerende direktør veier 30 % og honorar for hver av de 5 8 9

9 opsjoner veier 14 % hver. Oppgitt honorar for full prosess, inkludert søk og annonsering, brukes som grunnlag for beregningen. Oppdragsgiver gis en ensidig rett til å utløse opsjon for rekruttering av inntil fem personer på ledernivå 2. TK 2- Oppdragsforståelse og gjennomføringsevne Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. tilbudte konsulenters kompetanse og oppdragsforståelse. Tilbyder bes gi en beskrivelse på inntil to sider på arbeidsmetodikk og tilgjengelighet, for evaluering av kriteriet kvalitet og gjennomføringsevne, se bilag 2 til kontrakten. Det skal tilbys 1-2 navngitte personer som nøkkelpersonell, bilag 3 til kontrakten. Tilbudet skal utformes slik at det kan foretas en tildeling på grunnlag av det skriftlige tilbudet. Det kan bli aktuelt å møte tilbyderne i Oslo dersom vi vurderer at det er behov for å få tilbudene presentert muntlig. Tidspunkt for eventuelle møter vil vi komme tilbake til etter tilbudsfristens utløp. Det presiseres at et eventuelt møte ikke er noe forhandlingsmøte, så betingelser knyttet til tilbudet vil ikke bli diskutert. 5 TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Leverandørens oppdragsforståelse (bilag 2 til kontrakten) Nøkkelpersonell (bilag 3 til kontrakten) Utfylt prisbilag (bilag 4 til kontrakten) 6 VEDLEGGSOVERSIKT Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg - Utkast til kontrakt med bilag 9 9