Utredning vedrørende uttak av verdier i barnehager

Transkript

1 Til søkere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Utredning vedrørende uttak av verdier i barnehager Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandlinger (1 trinns) (FOA Del II) Sak

2 Innholdsfortegnelse: Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen Leveransen Omfang Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt... 9 Side 2 av 9

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Bestiller av oppdraget er (KD). KD har blant annet ansvar for forvaltning og utvikling av regelverk innenfor barnehagesektoren. 1.2 Generelt om avtalen Det ønskes å inngå avtale om bistand til gjennomføring av en utredning av alternativer for regulering av uttak av verdier i barnehagesektoren. I utredningen skal det vurderes alternative løsninger på hvordan uttak av verdier fra ikkekommunale barnehager kan reguleres i lovverket. Utredningsarbeidet skal være en del av grunnlaget for utforming av forslag til lov- og forskriftsendringer. Det er derfor nødvendig at oppdragstaker har kompetanse både innenfor foretaksøkonomi, regnskap og jus. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling (1-trinns). Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de tre beste tilbudene etter en innledende evaluering, basert på de angitte tildelingskriteriene i pkt. 5, vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av de tre tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist etter forskrift om offentlige anskaffelser Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt (kontraktsgrunnlaget er statens standardavtale for bistand fra konsulent) m/bilag o Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden o Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Side 3 av 9

4 o Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelse Leverandør bes å fylle ut bilag 2, 3 og 4. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Leveransen Basert på Stortingets vedtak av ny 14 i barnehageloven, sendte KD i brev 19. april 2010 forslag om nytt finansieringssystem for ikke-kommunale barnehager på høring. Høringen omfattet blant annet forslag til regulering av uttak av verdier i barnehagesektoren. KD ønsker å gjennomføre en videre utredning av alternativer for regulering av uttak og ønsker å inngå avtale om bistand til dette utredningsarbeidet. Formålet med regulering av uttak av verdier i barnehagesektoren er at pengene skal komme barna til gode, og at reguleringen skal omfatte bruken av det offentlige tilskuddet og foreldrebetalingen. KD er opptatt av at det fastsettes et regelverk for begrensing og kontroll av uttak av verdier i barnehagesektoren som er faglig, juridisk og praktisk gjennomførbart. Konsulenten skal på fritt grunnlag vurdere de utfordringer som uttaksreguleringen reiser. Det er videre ønskelig at konsulenten, på bakgrunn av vurderingene, kommer med konkrete foreslag til ulike tilnærminger til uttaksregulering. arbeider med vurderinger om uttaksregulering parallelt med det utredningsarbeidet konsulenten skal utføre. Departementet legger derfor opp til et nært samarbeid med konsulenten om de utredninger og vurderinger som skal gjøres, og som KD skal bruke til å vurdere behovet for lov- og forskriftsendringer. KD ønsker et nært samarbeid med konsulenten, med følgende arbeidsfordeling: Konsulenten har hovedansvaret for utredning av mulige løsninger, som skal vurderes av KD. KD har hovedansvaret for utarbeidelsen av forslag til lov- og forskriftstekst. KD legger opp til at det skal gjennomføres møter hver uke. 2.2 Omfang Konsulentens utredningsarbeid skal ferdigstilles senest 10. mars Prosjektet har en kostnadsramme på inntil kroner eks. mva. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: v/barnehageavdelingen Pb Dep, Akersgata 44, 0032 Oslo Kontaktperson: Seniorrådgiver Sveinung Helgheim Rådgiver Erik Solum Telefon: Telefon: E-post: [email protected] E-post: [email protected] Side 4 av 9

5 All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen kl Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl Evaluering/Forhandling Uke 48 / 49 Innstilling/Meddelelsesbrev Klagefrist (10 dager) Kontraktsignering Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt på e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget, er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til kl. 12:00. Side 5 av 9

6 3.11 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag, med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag (svar på kravspesifikasjon og priser) 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetansen og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 11. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav. Tilbud som ikke leverer dokumentasjon som det er bedt om i dette konkurransegrunnlaget, risikerer å bli avvist Innlevering av tilbud Tilbudet leveres til: Resepsjonen blokk Y Akersgata 44 Oslo Tilbudet kan sendes til: Postboks 8119 Dep 0032 OSLO Ved postforsendelse har tilbyder risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen. Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnummer: v/sveinung Helgheim. Åpnes kun av adressat Side 6 av 9

7 Tilbudet skal leveres i 5 eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme eller lignende. I tillegg leveres søknaden på cd-rom eller minnepinne Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til minst 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans i denne sammenheng menes erfaring med utredningsarbeid innefor barnehagesektoren. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre bistanden innen den angitte fristen. Side 7 av 9

8 Dokumentasjonskrav: Referanseliste over de 3-5 viktigste relevante leveransene de siste 3 år. Det skal fremgå av referanselisten når leveransen fant sted, samt hvem som var oppdragsgiver for leveransen. Videre skal det oppgis en referanseperson med navn og kontaktinformasjon. Vedkommende vil imidlertid kun bli kontaktet ved behov. Leveransens omfang bør angis, og i den forbindelse er det ønskelig at referanselisten inneholder opplysninger om verdi på leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, hvor det sannsynliggjøres at leverandøren vil klare å holde tidsfristene. Blant annet ved å vise til hvilke ressurser som er tilgjengelig for dette oppdraget. Det skal i tillegg fremlegges et budsjett for gjennomføring av oppdraget. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. De tre leverandørene med høyest totalscore vil bli invitert til å delta i etterfølgende forhandlinger. Dette vil bli vurdert i forhold til kriteriene nedenfor. Etter at forhandlinger er gjennomført vil det bli kåret en vinner basert på de samme tildelingskriteriene som er angitt nedenfor. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Kompetanse hos tilbudt personell 75 % (score 0-10) TK 3 Pris/Totalkostnad 25 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Kompetanse hos tilbudt personell: Side 8 av 9

9 Her sammenlignes tilbudene på bakgrunn av tilbudt personell, herunder begrunnelsen for sammensetningen av team og konsulentenes kompetanse hvor følgende vil bli vektlagt: Formell kompetanse innenfor foretaksøkonomi, regnskap og jus. Erfaring fra tilsvarende utredningsarbeid innenfor offentlig sektor. Her vil det bli tillagt særlig vekt på erfaring fra barnehagesektoren. Erfaring fra utredningsarbeid/rådgivningsarbeid i forbindelse med lov- og forskriftsarbeid. I tildelingen vil det bli lagt særlig vekt på senior kompetanse. TK 2 Pris/Totalkostnad: For tildelingskriteriet laveste pris vil tilbudte timepriser i tabell 1 i bilag 4 bli lagt til grunn ved sammenligningen av tilbudene. Det skal tilbys én fast timepris for henholdsvis seniorkonsulent og juniorkonsulent, som gjelder uansett hvilken time/dag/uke bistanden ytes. Timeprisen vil bli evaluert på følgende måte: Vekting (%) Seniorkonsulent 60 % Juniorkonsulent 40 % Totalsum 100 % Timepris i NOK (eks.mva). Timepris NOK (inkl.mva). Dette skal fylles inn i bilag 4 til kontrakt. Alle kostnader skal være inkludert i prisen. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Skjema for HMS-egenerklæring 2. Vedlegg 2 Kontrakt med bilag Side 9 av 9