Spesialistavtaler web-konsulenter

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Spesialistavtaler web-konsulenter Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA [2006] Del III) Sak ( ) Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Einar Gerhardsens plass Jan Rong 0032 OSLO Telefaks E-post Telefon: postmottak@dss.dep.no

2 Innholdsfortegnelse Spesialistavtaler web-konsulenter... 1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Leveransen Omfang Hvem avtalen gjelder for Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Informasjonsmøte Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Felles obligatoriske kvalifikasjonskrav Felles krav til organisatorisk og juridisk stilling Felles krav til økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Felles krav ved bruk av underleverandører Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 12

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) er en etat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Virksomhetens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for Statsministerens kontor og departementene i Regjeringskvartalet ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. Informasjonsforvaltningsavdelingen i DSS (IFA) består av fire seksjoner med til sammen 60 medarbeidere. Sentralt i avdelingens arbeid står tilrettelegging av informasjon for publikum og departementene, blant annet med oppgaver knyttet til departementenes grafiske profil, produksjon av regjeringsdokumenter og informasjonsmateriell for departementene samt utvikling og drift av interne og eksterne nettjenester. Web-seksjonen med ca. 25 medarbeidere leverer rådgivning og tjenester til departementene og Statsministerens kontor (SMK) rundt eksterne og interne nettløsninger. 1.2 Generelt om avtalen (DSS) ønsker å inngå 8 enkeltstående avtaler med leverandører som kan tilby spisskompetanse på spesifiserte kompetanseområder. Avtalene skal sikre levering av konsulenttjenester i forbindelse med utvikling, vedlikehold, forvaltning og drift av interne og eksterne nettløsninger for departementsfellesskapet koordinert av DSS i kontraktsperioden. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III, jf (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er anledning til å inngi tilbud på én eller flere avtaler. Det kåres én vinner per delkontrakt. Imidlertid er det ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 av 12

4 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Utkast til bistandsavtale (avtale 1-8) m/bilag Kontraktsgrunnlag er statens standardavtale for kjøp av konsulentbistand. o Bilag 1 Kundens beskrivelse av bistanden o Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen o Bilag 7 Leverandørens besvarelse og kompetanseoversikt Leverandør skal fylle ut bilag: 3, 4 og 7. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Leveransen Leveransen er beskrevet i bilag 1 til hver av avtalene. 2.2 Omfang Fra kontraktsinngåelse har avtalene en varighet på 2 år. Avtalene kan, fra Oppdragsgivers side, forlenges med ytterligere 2 år, med 1 år om gangen. Avtalene estimeres å ha en samlet verdi (inkl. opsjoner) på mellom 8-20 millioner NOK eksl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Avtale 1: Spisskompetanse EPiServer Avtale 2: Spisskompetanse søk Avtale 3: Spisskompetanse semantisk teknologi og emnekartmotorer Avtale 4: Spisskompetanse Open Source Avtale 5: Spisskompetanse søkemotoroptimalisering Avtale 6: Spisskompetanse på statistikk/webanalyse Avtale 7: Spisskompetanse sikkerhet Avtale 8: Tilgjengelighet og universell utforming Hver av avtalene estimeres å ha følgende verdi: Avtale 1 [Spisskompetanse EPiServer] estimeres å ha en samlet verdi på mellom 1-3 mill. NOK ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Avtale 2 [Spisskompetanse søk] estimeres å ha en samlet verdi på mellom 6-10 mill. NOK ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Avtale 3 [Spisskompetanse semantisk teknologi og emnekartmotorer] estimeres å ha en samlet verdi på mellom 0,5-1,5 mill. NOK ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. 4 av 12

5 Avtale 4 [Spisskompetanse Open Source] estimeres å ha en samlet verdi på mellom 1-1,5 mill. NOK ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Avtale 5 [Spisskompetanse søkemotoroptimalisering] estimeres å ha en samlet verdi på mellom 0,5-1 mill. NOK ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Avtale 6 [Spisskompetanse på statistikk/webanalyse] estimeres å ha en samlet verdi på mellom 1-1,5 mill. NOK ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Avtale 7 [Spisskompetanse sikkerhet] estimeres å ha en samlet verdi på mellom 0,5-1 mill. NOK ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Avtale 8 [Tilgjengelighet og universell utforming] estimeres å ha en samlet verdi på mellom 0,5-1 mill. NOK ekskl. mva. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. 2.3 Hvem avtalen gjelder for Avtalen gjelder for DSS. De øvrige virksomhetene i departementsfellesskapet skal ha opsjon på å slutte seg til avtalen når som helst i avtale- eller utløst opsjonsperiode på samme vilkår som for DSS. 2.4 Annet Til orientering planlegger Oppdragsgiver i tillegg å inngå en rammeavtale med tre leverandører som kan tilby et bredt tjenestespekter. Rammeavtalen anses som en egen konkurranse, og den er atskilt denne konkurransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å styre hvilket arbeid som skal utføres på grunnlag av rammeavtalen eller på grunnlag av avtalene med leverandørene av spisskompetanse. Rammeavtaleleverandørene vil kunne knytte til seg underleverandører for å dekke Kundens samlede kompetansebehov og leveransetyper best mulig. Det er mulig å opptre både som rammeavtaleleverandør/underleverandør til rammeavtaleleverandør(er) og som spesialistleverandør. Kunden velger i så fall hvordan avrop skal gjøres, men det vil være naturlig å bruke rammeavtaleleverandør med eventuell underleverandør for sammensatte/omfattende oppdrag. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Departementenes Servicesenter v/depkjøp Einar Gerhardsens pl. 3 Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Telefon Kontaktpersoner: Rådgiver Jan Rong Departementenes Servicesenter, DepKjøp 5 av 12

6 Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Telefon E-post: eller Rådgiver Alejandro Serrano (tilgjengelig frem til ) Departementenes Servicesenter, DepKjøp Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Telefon E-post: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitte kontaktpersoner innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen kl Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse Informasjonsmøte Tilbudsfrist kl.12:00 Evaluering/presentasjonsmøte med leverandører Uke Innstilling Klagefrist Kontraktssignering Informasjonsmøte Oppdragsgiver vil avholde informasjonsmøte om anskaffelsen. Informasjonsmøtet arrangeres på tidspunkt som angitt i pkt. 3.4 og vil finne sted i regjeringskvartalet etter nærmere angivelse. Referat fra informasjonsmøtet vil gjøres tilgjengelig for alle som har meldt sin interesse for konkurransen på Doffin. 6 av 12

7 3.6 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.7 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.8 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.9 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til minimum kl Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag (svar på bilag 3, 4 og 7) 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for leveransen. 9. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Departementenes Servicesenter Resepsjonen i S-blokka Einar Gerhardsens Plass 3 7 av 12

8 Oslo Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: Departementenes Servicesenter v/depkjøp Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Spesialistavtaler web-konsulenter, saksnr. ( ) v/jan Rong. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 3 eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme eller lignende. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom eller minnepinne. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Felles obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring, jf. vedlegg 2. Leverandører med restanser til skattemyndighetene kan bli avvist. 4.2 Felles krav til organisatorisk og juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 8 av 12

9 4.3 Felles krav til økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Leverandør må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor bl.a. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til minst 3 relevante leveranser siste 3 år. Med relevans i denne sammenheng menes referanseoppdrag av tilsvarende størrelse og kompleksitet som de nettbaserte fellesløsninger i departementsfellesskapet. Referanseoppdragene skal vise at leverandør har kompetanse innenfor den avtalen(e) det leveres tilbud på: Til avtale 1: Spisskompetanse EPiServer Til avtale 2: Spisskompetanse søk Til avtale 3: Spisskompetanse semantisk teknologi og emnekartmotorer Til avtale 4: Spisskompetanse Open Source Til avtale 5: Spisskompetanse søkemotoroptimalisering Til avtale 6: Spisskompetanse på statistikk/webanalyse Til avtale 7: Spisskompetanse sikkerhet Til avtale 8: Tilgjengelighet og universell utforming Leverandør skal ha god gjennomføringsevne og ha en tilstrekkelig organisering og bemanning til å gjennomføre kontrakten(e) det leveres tilbud på. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for avtalen(e) det leveres tilbud på (ref. kulepkt. 1). Referanselisten skal som et minimum inneholde: o Kort beskrivelse av leveransen o Tidspunkt for leveransen o Omfang av leveransen i beløp, hvis mulig o Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: o Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av avtalen(e). o Beskrivelse av/oversikt over leverandørens totale bemanning. 4.5 Felles krav ved bruk av underleverandører Ved bruk av underleverandør(er) skal følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. 9 av 12

10 Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Det skal legges ved en forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingskriterier til avtale 1 [Spisskompetanse EPiServer], avtale 2 [Spisskompetanse søk], avtale 3 [Spisskompetanse semantisk teknologi og emnekartmotorer], avtale 7 [Spisskompetanse sikkerhet] og avtale 8 [Tilgjengelighet og universell utforming]: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Timespris 30 % (score 0-10) TK 2 Kompetanse hos tilbudte konsulenter 70 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1-Timespris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. fagspesialistenes gjennomsnittlige timespris på bistanden, se bilag 4 til kontrakt, pris og prisbestemmelser. Pris skal oppgis ekskl. mva. TK 2-Kompetanse hos tilbudte konsulenter 10 av 12

11 Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. tilbudte konsulenters kompetanse. Følgende elementer vil bli vurdert: I hvilken grad tilbudte konsulenters kunnskap og erfaring er iht. det spesifiserte fagområdet og oppfyller krav til fagkompetanse som angitt i bilag 1, kundens beskrivelse av bistanden. Tildelingskriterier til avtale 4 [Spisskompetanse Open Source], avtale 5 [Spisskompetanse søkemotoroptimalisering] og avtale 6 [Spisskompetanse på statistikk/webanalyse]: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Timespris 30 % (score 0-10) TK 2 Kompetanse hos tilbudte konsulenter 55 % (score 0-10) TK3 Funksjonalitet tilbudte verktøy og 15 % (sum vektede scoringer) tjenester TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1-Timespris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. fagspesialistenes gjennomsnittlige timespris på bistanden, se bilag 4 til kontrakt, pris og prisbestemmelser. TK 2-Kompetanse hos tilbudte konsulenter Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. tilbudte konsulenters kompetanse. Følgende elementer vil bli vurdert: I hvilken grad tilbudte konsulenters kunnskap og erfaring er iht. det spesifiserte fagområdet og oppfyller krav til fagkompetanse som angitt i bilag 1, kundens beskrivelse av bistanden. TK 3-Funksjonalitet tilbudte verktøy og tjenester 11 av 12

12 Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. i hvilken grad leverandørs tilbudte verktøy og tjenester oppfyller krav til funksjonalitet, og i hvilken grad de er tilgjengelige for DSS og konsulentene samt understøtter de etterspurte konsulenttjenestene. Generelt til alle avtalene: Dersom leverandør i sitt tilbud støtter seg på andre foretaks kompetanse, og denne kompetanse vil få betydning ved evalueringen av tilbudet basert på tildelingskriteriene skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at leverandør har rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsperioden. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til bistandsavtale med bilag (avtale 1-8) 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS erklæring 12 av 12