Anskaffelse av lønnstjenester til Eksportkreditt Norge

Transkript

1 Til tilbydere Publisert / oppdatert Anskaffelse av lønnstjenester til Eksportkreditt Norge Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del II)

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Beskrivelse av rådgivningstjenesten... Error! Bookmark not defined. 2.3 Omfang Interessekonflikter... Error! Bookmark not defined. 3 Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Møter etter innlevering av tilbud... Error! Bookmark not defined. 4 Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens relevante erfaring Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 9

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Eksportkreditt Norge AS (Eksportkreditt Norge) er et statsaksjeselskap eid av Nærings- og fiskeridepartementet. Selskapet har vært operativt siden 1. juli Selskapets hovedmål er å fremme norsk eksport gjennom konkurransedyktig, effektiv og tilgjengelig eksportfinansiering. Selskapet ivaretar hele prosessen knyttet til promotering og salg, søknadsbehandling, tilsagn, utbetaling samt oppfølging av lån. Finansieringen av utlånene kommer fra staten og utlånene står på statens balanse. Selskapet har 47 medarbeidere. 1.2 Generelt om avtalen Eksportkreditt Norge ønsker å benytte ekstern leverandør til å håndtere ulike lønnsrelaterte tjenester på vegne av selskapet. Dette omfatter blant annet lønnskjøring, reise- og utleggsrefusjon, ferie og fraværshåndtering og rapportering internt og til myndighetene. Det ønskes å inngå avtale om levering av lønnstjenester som dekker selskapets løpende behov. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag (Statens standardavtaler om utrednings- og utviklingsoppgaver, SSA-O) o Bilag 1 Oppdragsgivers beskrivelse av Oppdraget o Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 4 Administrative bestemmelser o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten 3 av 9

4 o Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen. Kontraktutkast er statens standardavtaler om utrednings- og utviklingsoppdrag, SSA-O, med bilag. Leverandør bes om å fylle ut bilag 2, 3, 4 og 5. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Eksportkreditt Norge ønsker å benytte ekstern leverandør til å håndtere ulike lønnsrelaterte tjenester på vegne av selskapet. Dette omfatter blant annet: 1. Løpende lønnskjøring 2. Reiseregning og utleggsrefusjon 3. Ferie og fravær 4. Rapportering internt og eksternt 5. Andre lønnsrelaterte problemstillinger Eksportkreditt Norge søker ekstern leverandør for å håndtere lønn, herunder bl.a. å gjennomføre månedlig lønnsutbetaling, reise- og utleggsrefusjon, påse og kontrollere at oppgavepliktige ytelser inkluderes på lønnslipper, månedlig utsendelse av lønnsslipper og løpende innberette oppgavepliktige fordeler (arbeidsgiveravgift og skatt, lønns og trekkoppgaver). Dette innebærer bl.a. at tilbyder skal foreta lønnsjusteringer, forskudd på lønn, avregning av trekk m.m basert på informasjon fra Eksportkreditt Norge. I tillegg skal tilbyder sikre at selskapet etterlever gjeldende regelverk relatert til lønn. Det kreves at tilbyder leverer en brukervennlig løsning for registrering av reiseregninger og andre utlegg som skal refunderes over lønn, samt en brukervennlig løsning for registrering av ferie og fravær. Løsningsforslaget må inkludere rapportering til myndigheter og generering av rapporter basert på internt behov. Eksportkreditt Norge benytter i dag Agresso (Milestone 4, ver (4)) som økonomisystem, og HRessurs (levert av Infotjenester, ver ) til ferie- og fraværsregistrering og reiseog utleggsrefusjon. Tilbudt løsning må være kompatibelt med disse systemer. Leverandør må tilby eget system for registrering av overtid. Ytterligere detaljering av oppdragsbeskrivelse finnes i bilag 1. 4 av 9

5 2.2 Omfang Oppdraget har en anslått kontraktsverdi på omtrent kroner eks. mva for på 2 år. Eksportkreditt Norge skal ha en opsjon på å forlenge kontraktsvarigheten med år. Inkludert opsjoner er samlet kontraktsverdi anslått på ca kroner eks mva. Oppstart vil være 2. januar Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Eksportkreditt Norge AS Hieronymus Heyerdahls Gate 1 P.O. Box 1315 Vika, 0112 Oslo Tel: (+47) ; Kontaktpersoner: Navn Omar Saleemi Stilling Leder for økonomi og rapportering Postadresse: Eksportkreditt Norge AS PO. Box 1315 Vika 0112 Oslo e-post [email protected] Telefon: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitte kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt er 04. oktober Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgivers kontaktpersoner innen oktober 2016 kl.15:00. Tilbudsfrist er 11. november 2016 kl. 15:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 5 av 9

6 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse med publisering av anbudsdokumenter 04. oktober 2016 Tilbudsfrist 11. november 2016 kl Evaluering og innstilling 11. november 28. november 2016 Meddelelse om tildeling 29. november 2016 Karensperiode 5. desember 2016 Kontraktsignering 6. desember 2016 Oppstart 2. januar Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører som er invitert og har mottatt konkurransegrunnlaget. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger under med et underskrevet brev foran. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt og signert kontrakt med bilag. 6 av 9

7 3. Skatte- og mva-attest 4. HMS-egenerklæring 5. Firmaattest 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud lønnstjenester v/ Omar Saleemi. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn som ett eller flere PDF dokumenter. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristens utløp den 11. november 2016 kl. 15:00. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Se: ( HMS-egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 7 av 9

8 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring siste regnskapsår. Kredittverdig Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon 4.4 Leverandørens relevante erfaring Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Referanseliste med minst tre oppdrag de siste tre årene relevant erfaring knyttet til levering av lønnstjenester. Vedlagte referanseskjemaer skal benyttes. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris 60 % (score 0-10) TK 2 Kvalitet 40 % (score 0-10) 8 av 9

9 TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Beste tilbuds verdi/egenskap for kvalitet scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud. Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1-Pris Det gis poeng etter vurdering av prisskjemaet for tjenesten, Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser. Eksportkreditt Norge vil utforme et case og beregne totalkostnaden for leveransen. TK 2-Kvalitet Redegjørelse for hvordan leverandør skal ivareta høy kvalitet: Her gis det poeng basert på foreslått løsning av oppdraget og dekning av krav. I hvilken grad tilbudt løsning/system anses som brukervennlig og egnet for Eksportkreditt Norge vil bli særlig vektlagt. Vurdering av referansekunder: Her legges to kriterier til grunn, referansekundenes relevans i forhold til EKs løsning og deres vurdering av tjenesten. Vedlagte referanseskjema skal benyttes. Skjemaet skal være datert og signert av referansekunden. Kompetanse: Det gis poeng basert på en totalvurdering av leverandørens faglige kompetanse. Relevant og tilstrekkelig erfaring og utdannelse på tilbudt personell tiltenkt for å løse oppdraget vil bli vurdert. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. SSA-O Utrednings- og utviklingsoppdrag 2. SSA-O Bilag 3. Referanseskjema 4. Skjema for HMS-egenerklæring 5. Erklæring om sosial dumping 9 av 9