KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale for levering av trykte læremidler og annen litteratur

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale for levering av trykte læremidler og annen litteratur KONKURANSEGRUNNLAG 1 av 9

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN Om anskaffelsen Kontaktperson i anskaffelsen Kontrakt og varighet REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Generelle regler og prosedyre Tilbudsfrist Fremdrift i konkurransen Levering av tilbud Krav til tilbud Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Deltilbud Bruk av underleverandører Behandling av tilbud Forbehold i tilbudet Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere TILDELINGSKRITERIER Pris Service AVSLUTNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG... 9 KONKURANSEGRUNNLAG 2 av 9

3 1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Om anskaffelsen Akershus fylkeskommune (AFK) ved avdeling for videregående opplæring (AVO), i det følgende kalt oppdragsgiver, ønsker tilbud på rammeavtale for levering av trykte læremidler og annen litteratur. Avtale skal inngås med 1 tilbyder som kan levere trykte læremidler og annen litteratur i henhold til vedlagte kravspesifikasjon (se vedlegg 1). 1.2 Kontaktperson i anskaffelsen Navn : Stian Tyvand Horne E-postadresse : stian.tyvand.horne@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Kontrakt og varighet Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. Rammeavtalen gjelder fra (to år). Oppdragsgiver kan forlenge avtalen på likelydende vilkår med 1+1 (ett + ett år). KONKURANSEGRUNNLAG 3 av 9

4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 9. april Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 8: Kunngjøring av konkurranse Uke 15: Tilbudsfrist Uke 16: Melding om valg av leverandør Uke 18: Signering av rammeavtalen Uke 19: Oppstart av rammeavtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Tilbud - trykte læremidler Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Skatteattest jf. punkt MVA-attest jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 8 Eventuelle forbehold 9 Annen dokumentasjon 10 KONKURANSEGRUNNLAG 4 av 9

5 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 9.april Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 9. juni Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Rammeavtale for levering av trykte læremidler og annen litteratur» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes innen 24. mars Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. KONKURANSEGRUNNLAG 5 av 9

6 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Attest for skatt og merverdiavgift* HMS-egenerklæring Dokumentets dato: Ikke eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. Tilbyder skal vedlegge HMS-erklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. *Fom. oktober 2014 gjelder en felles skatteattest for skatt og merverdiavgift. Denne bestilles i Altinn. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2014 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. KONKURANSEGRUNNLAG 6 av 9

7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Systemet skal minimum omfatte prosedyrer for dokumentstyring, avviksrapportering, og for iverksetting av korrigerende tiltak mot avvik. Det kreves et godt og velfungerende miljøstyringssystem for ytelsene som skal leveres. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. En redegjørelse av leverandørens kvalitetssikringssystem, eller en henvisning til sertifisering (eksempelvis ISO 9001:2000 eller tilsvarende). En redegjørelse av leverandørens miljøstyringssystem, eller en henvisning til sertifisering (eksempelvis ISO 14001:2004 eller tilsvarende). 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. KONKURANSEGRUNNLAG 7 av 9

8 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Pris 70 % Service 30 % 4.1 Pris Totalpris i tilbudsskjema (se vedlegg 3). Laveste totalpris vil gi maksimal score 70 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Lavest tilbudt TOTAL PRIS Tilbudt TOTAL PRIS X 70 = Poengscore pris 4.2 Service Det vil bli gitt inntil 30 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet service. Kriteriet service er inndelt i følgende undertildelingskriterier: Underkriterier Faglig veiledning Bestilling Levering Dokumentasjon Vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonens krav 3 og 4. Leverandør skal utførlig beskrive hvilken faglig veiledning som tilbys. Servicegrad i forkant av bestilling skal også beskrives. Oppdragsgiver vil i vurderingen særlige vektlegge de tilbudte rutiner for kontakt mellom leverandør og det enkelt bestillende sted. Vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonens punkt 2.2 (krav 5-10). Leverandør skal utførlig beskrive tilbudte rutiner for bestilling som det enkelt bestillende sted må forholde seg til. Oppdragsgiver vil særlig vektlegge besvarelse av krav 6, og i hvilken grad brukergrensesnittet fremstår som brukervennlig. Vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonens punkt 2.3 (krav 11-15). Leverandør skal utførlig beskrive hvordan alle kravene er tenkt ivaretatt. Servicegrad i forbindelse med levering skal også beskrives. Oppdragsgiver vil vektlegge alle tilbudte rutiner knyttet til levering. KONKURANSEGRUNNLAG 8 av 9

9 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 HMS-egenerklæringsskjema 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 6 Veiledning sladding 20. februar 2014 *** Thomas Ertsås innkjøpssjef fylkesadministrasjonen Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURANSEGRUNNLAG 9 av 9