KONKURRANSEGRUNNLAG SAKSNR. 16/6123

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Anskaffelse av norske og utenlandske flagg SAKSNR. 16/6123 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOA del I og III Side 1 av8

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 4 3. KOMMUNIKASJON 4 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 5. INNLEVERING AV TILBUD 5 6. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 6 7. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING 7 8. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN 8 9. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 8 Side 2 av8

3 1. INNLEDNING 1.1 Formål Utenriksdepartementet (UD), Forsvarsdepartementet (FD) og Stortinget heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse, med sikte på å inngå en avtale om kjøp av norske og utenlandske flagg m.m. for å dekke oppdragsgivers behov i avtaleperioden. 1.2 Behovsbeskrivelse Norske og utenlandske nasjonalflagg Norske og utenlandske bordflagg Norske splittflagg Norske vimpler 17.mai flagg Norsk bilsplittflagg Norske nasjonalbånd Samiske flagg Samiske bordflagg Bordflaggstenger Flaggene skal brukes ved Stortinget, departementene samt norske utenriksstasjoner og ved norske honorære konsulater. Behov vil oppstå ved besøk, når flagg er utslitt og ved opprettelse av nye stasjoner. 1.3 Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlag (dette dokument) - Vedlegg 1: Utkast til kontrakt med vedlegg (kontraktsgrunnlaget er Difis generelle vilkår for kjøp av varer) - Vedlegg 2: Egenerklæring om vandel 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Side 3 av8

4 1.5 Kontrakt Kontrakten har en varighet på 4 år fra kontraktssignering. 1.6 Anskaffelsens verdi Forbruk de siste fire årene er anslått til ca. NOK 1,2 mill. Behov for nye flagg m.m vil variere fra år til år. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått til kl Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt senest innen kl Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Frist for å stille spørsmål Frist for å levere tilbud kl Innstilling av valgt(e) tilbyder(e) og meddelelse om dette Karenstiden avsluttes kl Kontraktsinngåelse Etter karensperiode Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig pr. e-post til lise.rypdal@dss.dep.no, med kopi til Hedda.Elisabeth.Werenskiold@mfa.no. Kontaktperson er Lise Rypdal. På grunn av ferieavvikling vil eventuelle spørsmål ikke bli besvart i perioden 4. juli 1. august. Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver når gjelder anbudskonkurransen enn den oppgitt kontaktpersonen. Side 4 av8

5 3.2 Språk All kommunikasjon i denne konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget oppfordres tilbyder til umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Spørsmål til konkurransegrunnlaget må sendes oppdragsgiver innen fristen som er angitt for dette. Spørsmålene med svar anonymiseres og legges ut på Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. 4.2 Endringer Det vil bli informert eventuelle endringer på Doffin. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet vil oppdragsgiver forlenge tilbudsfristen. 5. INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Innleveringsform Det skal leveres inn ett eksemplar av tilbudet i papirversjon i en perm som er merket med tilbyderens navn, anskaffelsens navn og saksnummer. I tillegg leveres tilbudet på minnepinne. Ved motstrid er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, og merkes med: "Tilbud, saksnr. 16/6123 v/lise Rypdal Åpnes kun av adressat 5.2 Innleveringssted Tilbudet skal leveres til: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Varemottak R5 Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Side 5 av8

6 Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 6. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON Bare kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Obligatoriske kvalifikasjonskrav 6.1 Skatteattest Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter Dokumentasjonskrav: Attest, ikke eldre enn 6 måneder, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn ved å bruke egen lenke på skatteetaten.no. Hvis dette ikke er mulig så kan den bestilles hos skatteoppkrever eller skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. For ytterligere opplysninger, se skatteetaten.no. Attesten vedlegges tilbudet iht. disposisjonen i konkurransegrunnlaget. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 6.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må være et lovlig etablert foretak. Vandel. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg 2, Egenerklæring om vandel. Dokumentasjonskrav: Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 6 av8

7 Vedlegg 2 Egenerklæring om vandel skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. 6.3 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Kredittverdig, uten krav til sikkerhetsstillelse. Dokumentasjonskrav: En vurdering av kredittverdighet, utstedt av et anerkjent kredittvurderingsselskap. Vurderingen skal inneholde kredittverdighetsgrad (rating) av tilbyder typisk angitt ved ratingkode eller kortfattet tekst. Vurderingen skal inkludere eller være vedlagt: o en forklaring på ratingkoden, og skalaen av mulige ratingkoder, og o de delvurderinger som er grunnlaget for ratingen, og o årlig omsetning. Vurderingen bør basere seg på siste årsregnskap, og skal ikke være utstedt tidligere enn seks måneder regnet fra fristen for innlevering av tilbudet/kvalifikasjonsforespørselen. Utstedelsesdatoen må fremkomme på vurderingen. 6.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag de siste 3 år. Med tilsvarende oppdrag menes leveranser av tilsvarende art og omfang som beskrevet i bilag 1 til kontrakt. Gjennomføringsevne til oppfyllelse av kontrakt. Dokumentasjonskrav: Foretakets tilsvarende oppdrag de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Oversikt over leverandørens bemanning/organisasjonsplan og relevant kompetanse og erfaring som besittes eller planlegges tilknyttet leverandøren. 7. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 1. Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste totalprisen. Side 7 av8

8 Pris (vektes 100 %) Tilbyder skal fylle ut prisskjema i Vedlegg C. 8. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: 1. Signert tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag 3. Skatteattest for skatt og mva 4. Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling, herav firmaattest og egenerklæring om vandel 5. Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet 6. Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner 8.1 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 9. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Meddelelse om kontraktstildelingen Når kontraktspartner er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av tilbyder med begrunnelse, med en frist for å levere inn en eventuell klage over beslutningen. Dette gjelder også de som eventuelt har fått tilbudet avvist. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse. Ved avlysning av konkurranse vil samtlige tilbydere også de som er avvist som leverandører bli underrettet. Side 8 av8