Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g.

Transkript

1 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Torbjørn Løvaas / Oppvekst- og utdanningsavdelingen Deres dato Deres ref. Aktuelle oppdragstakere Konkurransegrunnlag for gjennomføring av prosjektet Evaluering av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag For levering til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Saksnummer 2014/177 Embetsledelse og Kommunal og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Generell informasjon 1.1. Om oppdragsgiver 1.2. Oppdragsgivers kontaktperson 1.3. Anskadffelsen gjelder 1.4. Tidsplan for tildelingen 2. Krav til leverandørene 2.1. Obligatoriske krav 2.2. CV med referanser 3. Krav til ytelser og tildelingskriterier 3.1. Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generellt om leveransen Formkrav Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakt 3.2. Tildelingskriterier 3.3. Utforming av tilbudet 4. Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1. Anskaffelsesprosedyre 4.2. Kunngjøring 4.3. Innlevering av tilbud 4.4. Format og antall kopier av tilbudet 4.5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.6. Vedståelsesfrist 4.7. Tildeling av kontrakt og begrunnelse

3 3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Fylkesmannen inviterer alle aktuelle leverandører til å delta i konkurransen om å gjennomføre en evaluering av de etablerte interkommunale barneverntjenestene i Sør-Trøndelag. 1.1 Om oppdragsgiver Fylkesmannen i Sør-Trøndelag er Kongens og Regjeringens øverste representant i fylket og arbeider for at Stortinget og Regjeringens vedtak, mål og retningslinjer blir fulgt opp 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Torbjørn Løvaas E-postadresse: fmsttor@fylkesmannen.no Alle henvendelser om konurransen skal rettes til kontaktpersonen pr e-post. 1.3 Anskaffelsen gjelder Fylkesmannen ønsker å få gjennnomført en evaluering av de etablerte interkommunale barneverntjenestene i fylket. Prosjektets formål er å gi godt grunnlag for kunnskapsbaserte prosesser og beslutninger ved etablering og drift av interkommunale barneverntjenester i Sør- Trøndelag. Den skal kunne bidra til videreutvikling og forbedring av eksisterende interkommunale barneverntjenester. Prosjektet skal bidra til forståelse av utfordringer og suksesskriterier en interkommunal barneverntjeneste står ovenfor. Resultatet kan også være relevant for kommuner som etter hvert vurderer kommunesammenslåing. Det vises til en nærmere beskrivelse av intensjonen med prosjektet i prosjektbeskrivelsen som ligger som et vedlegg til anbudsdokumentet. 1.4 Tidsplan for tildelingen Uke og dato Aktivitet Uke 25, Invitasjon legges ut på DOFFIN Uke 32, Tilbudsfrist Uke 34, Tilbudsåpning Uke 35, Evaluering Uke 38, Evaluering ferdigstilt Uke 39, Intern godkjenning Uke 40, Estimert dato for tildeling Tilbyder har ansvar for at Tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudsfristen er , kl Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelse i konkurransen.

4 4 2 Krav til leverandørene 2.1 Obligatoriske krav Krav til leverandørene; I henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser skal følgende dokumenter framlegges; 1. skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd 2. merverdiattest, ikke eldre enn 6 mnd 3. HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg nr 2 «Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS)» Årsberetning for siste år inkludert regnskap med noter samt revisjonsberetning Oversikt over tilbyders leveranser de tre siste årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og kalender 2.2 CV CV med publikasjonsliste må legges ved. Referanser hos tidligere oppdragsgivere oppgis i tilbudet 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen. Kommunene i Sør-Trøndelag fylke har gitt Fylkesmannen oppdrag med å evaluere interkommunalt samarbeid om barneverntjenester i fylket. Oppdraget er kommet som en følge av en tidligere innsats fra Fylkesmannen for å etablere interkommunale barneverntjenester i Sør- Trøndelag. Kommunene ønsker å bruke skjønnsmildler til dette arbeidet. Evalueringen har målsetting i trå med pkt 1.3, og er nærmere beskrevet i vedlegg; «Evaluering av interkommunale barneverntjenester, Prosjektbeskrivelse» Formkrav Rapporten skal være skrevet på norsk i World, i skriftlig og digital form Gjennomførings- og leveringstidspunkt Arbeidet med evalueringen av de interkommunale barneverntjenestene i Sør-Trøndelag skal være avsluttet innen to år etter oppstart, senest innen Sluttrapport skal inneholde alle faglige oppsummeringer og konklusjoner, samt regnskap.

5 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av kontrakt og normale vilkår. 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal tildeles det mest økonomisk fordelaktige tilbudet, på bakgrunn av følgende kriterier i prioritert rekkefølge; Tildelingskriterier: Kvalitet (40 %) Kvalitet på tidligere utførte oppdrag og rapporter Likhet mellom tidligere oppdrag og dette oppdraget Fagkompetanse på området Dokumenteres ved: Rapporter etter tidligere relevante oppdrag legges ved tilbudet. Dokumentasjon på relevant formell kompetanse hos den eller de som skal utføre oppdraget. Referanser hos tidligere oppdragsgivere oppgis i tilbudet Prosjektbeskrivelse (40 %) Med en plan for evalueringsdesign. Kort beskrivelse av hvordan datainnsamling og dataanalyse av de 16 punktene i prosjektbeskrivelsen skal foregå. Tilbudet må inneholde en beskrive hvordan oppdraget skal løses i trå med kravene i dette anbudsdokumentet. Estimat over hvor mye tid som er tenkt brukt på de ulike delene av oppdraget Pris (15 %) Kostnadsrammen for evalueringsprosjektet er inntil ,- i to år, totalt ,- inklusive merverdiavgift. Miljø(5 %) Oppdraget må løses på en mest mulig miljøvennlig måte. Legge ved budsjett for oppdraget. Beskrive kort hvordan miljøaspekter ivaretas i gjennomføringen av prosjektet 3.3 Utforming av tilbudet Tilbudet skal utformes på følgende måte; Del a): - en presentasjon av tilbyder, med beskrivelse av tidligere relevante oppdrag og en beskrivelse av formell kompetanse

6 6 Del b): - en beskrivelse av hvordan oppdraget skal utføres Del c): - et budsjett, estimat over forventet kostnad Del d): - et kort redegjørelse for miljøhensyn som tas i prosjektgjennomføringen Del e): - Vedlegg i denne rekkefølgen; CV med referanser Rapporter fra tidligere relevante prosjekt Dokumentasjon på formell kompetanse Obligatoriske krav; skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd merverdiattest, ikke eldre enn 6 mnd HMS-egenerklæring Oversikt over tilbyders leveranser de tre siste årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og kalender Årsberetning for siste år inkludert regnskap med noter samt revisjonsberetning 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi overskrider den nasjonale terskelverdien, og omfattes av kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens almimnnelige bestemmelser del to, og de bestemmelser som følger av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. Kostnader relatert til deltakelse i konkurransen bæres av tilbyder. 4.2 Kunngjøring Konkurransen blir kunngjort på Database for offentlige innkjøp, Innlevering av tilbud Tilbudene må være innlevert innen: , kl Alle tilbudene skal leveres i lukket konvolutt merket «Anbud til Evalueringsprosjektet» til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/ Torbjørn Løvaas, postboks 4710, Sluppen, 7468 Trondheim. Besøksadresse: E.C. Dahls gt 10. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene Tilbudsåpningen foregår ved at to representanter fra oppdragsgiver åpner tilbudene og registrerer det mottatte tilbudsmaterialet. Leverandørene vil ikke ha adgang til tilbudsåpningen.

7 7 Gjennomgang og evaluering av tilbudene foregår ved at en gruppe oppnevnt av oppdragsgiver vil ved tilbudsfristens utløp gjennomgå de mottatte tilbud med henblikk på de oppstilte kvalifikasjonskrav. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav fremstår som utilstrekkelig dokumentert, vil oppdragsgiver kunne gi tilbyder en kort tilleggsfrist for å fremskaffe nødvendig dokumentasjon. De tilbydere som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Etter prøvingen av kvalifikasjonskravene vil oppdragsgiver foreta en grundig vurdering av tilbudene. 4.5 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i en original, samt en kopi. I tillegg skal det leveres en komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom versjonene vil papirversjonen gjelde. 4.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til (90 dager). 4.7 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en tilbakemelding om hvem vi vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Vedlegg: Evaluering av interkommunale barneverntjenester prosjektbeskrivelse med vedlegg.