Konkurransegrunnlag. for kjøp av KONTORREKVISITA

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av KONTORREKVISITA Åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III)

2 1 INNLEDNING OM OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG Anskaffelsens formål Sosialt ansvarlig produksjon Anskaffelsens omfang RAMMEAVTALE, OPPDRAG OG VARIGHET ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPBYGGING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET OM VEDLEGG 2 - TILBUDSMAPPEN SPRÅK FREMDRIFTSPLAN RETTELSE, SUPPLERING OG/ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON OFFENTLIGHET OG TAUSHETSPLIKT KRAV TIL TILBUDET TILBUDSFORMAT Innbinding, pakking og merking Antall kopier VEDSTÅELSESFRIST TILBUD PÅ HELE ELLER DELER AV LEVERANSEN FORBEHOLD OG AVVIK TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV TILBUD TILBUDSLEVERING TILBUDSFRIST LEVERINGSMÅTE OG LEVERINGSADRESSE KVALIFIKASJONSKRAV OM KVALIFIKASJONSKRAVENE TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN MEDDELELSE OM VALG AV LEVERANDØR OG KARENSPERIODE VEDLEGG

3 1 INNLEDNING 1.1. Om Oppdragsgiver "Kriminalomsorgen gjennomfører de strafferettslige reaksjonene som blir idømt av domstolene. Kriminalomsorgen er organisert i tre nivåer; Kriminalomsorgsdirektoratet (KDI), fem regionadministrasjoner som administrativt er overordnet lokale fengsler og friomsorgskontor. I tillegg kommer Kriminalomsorgens utdanningssenter (KRUS). Til sammen har etaten 4500 tilsatte og et budsjett på 4,3 mrd. kroner. Nærmere informasjon om Kriminalomsorgen, se Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Kriminalomsorgsdirektoratet (KDI) heretter kalt Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale med en leverandør for kjøp av kontorrekvisita for kriminalomsorgen. Formålet med anskaffelsen er å sikre Oppdragsgivers behov for kontorrekvisita på en kostnadseffektiv, miljø- og samfunnsansvarlig måte Sosialt ansvarlig produksjon Varer av den type denne anskaffelsen omfatter kan være produsert under kritikkverdige forhold. Oppdragsgiver vil i denne anskaffelsen stille krav om at de varer som kjøpes inn etter denne rammeavtalen er produsert på en samfunnsansvarlig måte og i henhold til ILOs kjernekonvensjoner Anskaffelsens omfang Anskaffelsens anslåtte årlige omfang er på om lag millioner kroner. Antatt årlig forbruk av hvert produkt er angitt i bilag 2 til kontrakt. Det anslåtte omfang vil legges til grunn ved sammenligning av tilbudene. Kategorier av kontorrekvisita Diverse kontorrekvisita Kopipapir Penner, blyanter, tusjer Tape Konvolutter Batterier Kaffe Tørk/toalettpapir 3

4 Renholdprodukter Annet Omfanget er utelukkende et estimat og er ikke bindende for Oppdragsgiver. Oppdragsgivers behov vil kunne variere fra år til år. Faktisk volum vil kunne variere på bakgrunn av endringer i bevilgninger, aktiviteter og andre rammevilkår. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til kravspesifikasjonen, se vedlegg 2. Se også kontraktens pkt Rammeavtale, oppdrag og varighet Det skal inngås rammeavtale med en leverandør med en varighet på 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i inntil ytterligere 2 år/1+1, 4 år totalt. Leverandøren skal basere sitt tilbud på rammeavtalen som følger vedlagt, se vedlegg 1. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dette dokumentet med følgende vedlegg: Vedlegg 1. Rammeavtale m/ bilag Vedlegg 2. Tilbudsmappe 2.3 Om vedlegg 2 - tilbudsmappen Vedlegg 2 Tilbudsmappe skal fylles ut og signeres av tilbyder. Dokumentet er ment å gi en oversiktlig fremstilling over all dokumentasjon og informasjon som må være inkludert i tilbudet. Les derfor dette dokumentet nøye. 4

5 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også for tilbudet med vedlegg. 2.5 Fremdriftsplan For anskaffelsen er det lagt opp til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin /TED Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl Tilbudsfrist , kl Tilbudsåpning Tilbudsevaluering Uke 5 Meddelelse om kontraktstildeling Uke 5 Karensperiode 10 dager fra meddelelse Kontraktssignering Datoene etter Tilbudsfrist er tentative. 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil gjøres tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen på Doffin/TED. 2.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver oppfordrer leverandøren til å sette seg tidlig inn i konkurransedokumentene og stille spørsmål dersom noe er uklart. Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 2.5 Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til Oppdragsgivers kontaktperson, se punkt 2.8. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen på Doffin/TED. 2.8 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: E-post: Stig Erik Karlsen stig.erik.karlsen@kriminalomsorg.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 5

6 3 Offentlighet og taushetsplikt Etter at valg av leverandør er foretatt er tilbud og anskaffelsesprotokoll offentlige dokumenter åpent for innsyn. Imidlertid plikter oppdragsgiver å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde jf. FOA 3-6 jf. forvaltningsloven Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Tilbudets disposisjon og innhold skal følge strukturen angitt i tilbudsmappen, vedlegg 1 Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Tilbudet skal pakkes i lukket (forseglet) konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: Tilbud kontorrekvisita Adresse som nevnt i pkt.5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt Antall kopier Tilbud skal leveres i originalformat på papir og i en elektronisk versjon. Den elektroniske versjonen skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format og leveres på Minnepenner eller annet elektronisk medium. Pris og tilbudsskjema (Kontraktens bilag 2) skal være i Excel format, ikke PDF. I tilfelle en eventuell begjæring om innsyn ønsker oppdragsgiver at forhold leverandør mener er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, se pkt. 4, markeres tydelig. Dette kan gjøres i en egen elektronisk versjon, eller slik dette er angitt i tilbudsmappen - vedlegg 2 til dette konkurransegrunnlaget. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 4.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud i henhold til den fristen som fremkommer av side 2 i Tilbudsmappen. 6

7 4.3 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 4.4 Forbehold og avvik Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudsmappen, jf. Vedlegg 2 punkt 5. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 4.5 Tilbakekalling eller endring av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 5 Tilbudslevering 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen som er angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Kriminalomsorgsdirektoratet v/stig Erik Karlsen Postboks Lillestrøm Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden kl til følgende adresse: Kriminalomsorgsdirektoratet v/stig Erik Karlsen Skedsmogata Lillestrøm 7

8 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene For å være kvalifisert for deltakelse i konkurransen må Leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav oppgitt i tilbudsmappen (konkurransegrunnlagets vedlegg 2). Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. 7 Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene pris 50 %, rabatt øvrig sortiment 20 % og kvalitet på de tilbudte varer 30 %. 8 Avslutning av konkurransen 8.1 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode fra tildelingen gjøres kjent til kontraktssignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom Oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 9 Vedlegg Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Vedlegg 1: Rammeavtale m/bilag Vedlegg 2: Tilbudsmappe 8