Konkurransegrunnlag. for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi. (FOA del I og III) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: HPV-vaksine til oppvaksinering av kvinner opp til 26 år Saksnr.: 15/ Versjon 3 Oppdragsgiver: Nasjonalt folkehelseinstitutt Postboks 4404 Nydalen, 0403 Oslo Organisasjonsnummer:

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Folkehelseinstituttet - organisasjon og visjon Ny organisering, oppgaver og mandat for Folkehelseinstituttet Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang og verdi Ytelsesbeskrivelse Kontrakt Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Antall kopier Vedståelsesfrist Side 2 av 14

3 4.4 Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og avvik Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene - Vedlegg 2 Tilbudsmappe, punkt Underleverandører/søsterselskap/morselskap -forpliktelseserklæring Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier - Vedlegg 1 Tilbudsmappe, punkt Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Side 3 av 14

4 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Folkehelseinstituttet - organisasjon og visjon Folkehelseinstituttet er et statlig forvaltningsorgan underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Medarbeiderne er lokalisert i Oslo og Bergen. Instituttet er en nasjonal kompetanseinstitusjon på følgende fagområder: smittevern psykisk og fysisk helse miljøfaktorer, rusmidler, tobakk, ernæring, fysisk aktivitet og andre forhold som påvirker helsetilstanden og ulikhet i helse helsefremmende og forebyggende tiltak i befolkningen internasjonal helse rettsmedisin Folkehelseinstituttet (FHI) skal først og fremst levere kunnskap for folkehelse og rettssikkerhet. Kunnskapen understøtter instituttets aktiviteter når det gjelder beredskap, rådgivning, helseanalyse, forskning og tjenester. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet og fhi.no, se og Strategi for Folkehelseinstituttet Ny organisering, oppgaver og mandat for Folkehelseinstituttet Helse- og omsorgsdepartementet vedtar store endringer for Folkehelseinstituttet og flere andre underliggende etater. Helsedirektoratet og Folkehelseinstituttet videreføres, men med ny organisering, oppgaver og mandat. Følgende etater innlemmes i Folkehelseinstituttet: Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten (med unntak av Avdeling for kvalitet og pasientsikkerhet og Sekretariatet for Nasjonalt råd for prioritering) Statens Institutt for rusmiddelforskning Sekretariatet for Vitenskapskomiteen for mattrygghet Helsedirektoratet vil få i oppdrag å utrede og planlegge utforming og innføring av en konsernmodell for administrative tjenester som omfatter alle enheter i den nye virksomhetsstrukturen under Helse- og omsorgsdepartementet. Modellen skal utredes i nært samarbeid med alle enheter i den nye virksomhetsstrukturen. Side 4 av 14

5 1.1 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale om levering av HPV-vaksine til oppvaksinering av kvinner opp til 26 år. Oppvaksineringen av denne gruppen er et engangstiltak, med en varighet på to år. Oppstart for vaksinering forventes i august Anskaffelsens omfang og verdi Innhentingsvaksinasjon av seks årskull tilsvarer tilbud om vaksine opp til 6 x kvinner = kvinner. Det er knyttet usikkerhet til antall doser fordi det er avhengig av hvor stor andel kvinner som velger å la seg vaksinere (vaksinedekning). Som følge av dette vil rammeavtalens volum spenne fra 20 % estimert dekning til 45 % estimert dekning. Med tre doser pr person tilsvarer dette et volum på ca (minimum) doser (maksimum). Iht. kontrakten vil oppdragsgiver forplikte seg til kjøpe minstevolumet. Avrop utover minstevolum vil avhenge av budsjettmessig dekning og hvilken vaksinedekning som oppnås. Anskaffelsens verdi er løselig estimert til mellom 27 og 61MNOK. Oppdragsgiver er ikke bundet av estimatet. Beregningen er basert på en estimert pris pr dose. Som følge av dette blir beregningen av anskaffelsens verdi usikker Ytelsesbeskrivelse Tilbudte vaksiner må oppfylle minstekravene (Krav til produkt) angitt i vedlegg 1 Tilbudsmappe. Pakningsstørrelse: Oppdragsgiver har behov for å kunne få levert HPV-vaksine i forpakningsstørrelsene 1 dose pr pakning og 10 doser per pakning. Vaksinetiltaket skal gjennomføres over hele Norge hvor befolkningsgrunnlaget er forskjellig fra kommune til kommune. For små kommuner vil 1-dose pakninger være mest hensiktsmessig, mens i større kommuner vil 10-dosepakninger være hensiktsmessig. Oppdragsgiver anslår at fordelingen mellom disse pakningsstørrelsene vil være ca %. Prisen pr dose skal være lik uavhengig av pakningsstørrelse. Side 5 av 14

6 1.1.4 Kontrakt Kontraktstype Se Vedlegg 2 Utkast til kontraktsvilkår (Supply Agreement). Utkast til kontrakt er utarbeidet på engelsk språk. Kontraktsperiode Oppstart av kontrakten er omgående etter signering. Kontrakten har en varighet på 2 år. Opsjoner Vaksinetiltaket har en varighet på to år. Kontrakten inneholder derfor ikke opsjon på forlengelse ut over disse to årene. Spesielle kontraktsvilkår For 2016 påtar leverandøren seg å levere minst doser innen (Supply agreement pkt. 3.6) Videresalg. Folkehelseinstituttet kan etter skriftlig avtale med leverandør videreselge, leverte, men ikke distribuerte vaksinedoser etter at oppvaksinering anses som gjennomført. (Supply agreement pkt. 15, 15.1) 1.2 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin og Tender Electronic Daily ( på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Vi påpeker at denne prosedyren ikke åpner for forhandlinger. Det er anledning til å tilby flere vaksiner. Se pkt 4.6 «Alternative tilbud» Side 6 av 14

7 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og Vedleggene 1-2. Det er angitt hva som skal fylles ut eller signeres av tilbyder som en del av tilbudet som inngis: Konkurransegrunnlag (dette dokument). Inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan anskaffelsesprosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Vedlegg 1 - Tilbudsmappe, som består av: Tilbudsbrevet (fylles ut av tilbyder) Krav til produktet, obligatoriske minstekrav som må oppfylles Kvalifikasjonskravene Tildelingskriteriene Bilagene som dokumenterer oppfyllelse av de fremsatte kvalifikasjonskrav, minstekrav og tildelingskriterier som angis i konkurransegrunnlaget. (fylles ut av tilbyder) Vedlegg 2 Utkast til kontrakt, «Supply Agreement» 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson angitt nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at denne personen er eneste kontaktperson for alle henvendelser ifbm. denne konkurransen. Kontaktperson: Stilling: E-post: Ole Andreas Fuglesang Innkjøpsrådgiver ole.andreas.fuglesang@fhi.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk, dansk, svensk eller engelsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet med tilhørende dokumentasjon. Side 7 av 14

8 Dersom tilbyder fremlegger dokumentasjon på annet språk enn norsk, dansk, svensk eller engelsk, skal det vedlegges en versjon oversatt til en av de nevnte språkene. Oppdragsgiver stiller i denne konkurransen ikke krav om at oversettelsen skal være utført av en autorisert oversetter. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Vennligst merk at tidsplan etter tilbudsfrist er tentativt. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl Tilbudsåpning etter kl 1300 Tilbudsevaluering Uke 9-12 Kontraktstildeling Uke Karensperiode Uke Kontraktsignering Uke Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Leverandørene må ha meldt interesse for saken på for å få varsel om endringer og evt tilleggsinformasjon. Side 8 av 14

9 2.7.1 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Hvis tilbydere oppdager åpenbare feil eller mangler i konkurransegrunnlaget henstilles de til å påpeke disse til oppdragsgiver slik at de kan bli rettet / kommunisert ut. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål skal merkes «Spørsmål til konkurranse saksnr 15/2979- HPV-vaksine til oppvaksinering av kvinner opp til 26 år». 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og skal ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Side 9 av 14

10 Etter at valg av leverandør er gjort, er tilbudene og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyder skal levere en sladdet versjon av tilbudet i henhold til offentleglova, ref punkt Det påpekes imidlertid at oppdragsgiveren har en selvstendig plikt til å vurdere opplysningene i henhold til offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal struktureres og inneholde dokumentasjon som spesifisert i Vedlegg 2 Tilbudsmappe. 4.2 Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres på papir i ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsmappe. Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Det bes om at tilbudet leveres i lukket konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o «15/2979- HPV-vaksine til oppvaksinering av kvinner opp til 26 år» o Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt Antall kopier Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på CD/DVD/minnekort/annet elektronisk medium. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. En elektronisk sladdet versjon av det fullstendige tilbudet på CD/DVD/minnekort/annet elektronisk medium lagret i egen mappe som er merket «Sladdet». Sladding skal være iht. offentleglova. o Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. Side 10 av 14

11 4.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfristens utløp jf pkt Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i Vedlegg 2 Supply agreement. 4.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av leveransen. 4.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Med alternativt tilbud menes et tilbud som avviker fra angitte minstekrav i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Leverandør kan likevel levere flere tilbud som oppfyller minstekravene i oppdragsgivers kravspesifikasjon. 4.7 Forbehold og avvik Vesentlige forbehold og/eller avvik mot kravspesifikasjon eller kontraktsvilkår vil føre til avvisning av tilbudet. Se pkt 4.9 Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og/eller avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal spesifiseres i Vedlegg 1 - Tilbudsmappe, Seksjon 4 Avvik/forbehold. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og/eller avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 4.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp jf. pkt 2.5. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til kommer til anvendelse. Folkehelseinstituttet anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Side 11 av 14

12 5 Tilbudslevering 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser ved forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbudet leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:30) til følgende adresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt Marcus Thranes gate 6 (Resepsjon i 1. etasje) 0473 Oslo MERK: Ved innlevering samme dag som tilbudsfrist gjelder tilbudsfristens klokkeslett som beskrevet i pkt 2.5 Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Ole Andreas Fuglesang Postboks 4404 Nydalen 0403 Oslo 5.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Side 12 av 14

13 Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene - Vedlegg 1 Tilbudsmappe, punkt 2.1 For å være kvalifisert for videre deltakelse i konkurransen må leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav oppgitt i Tilbudsmappen (Konkurransegrunnlagets Vedlegg 1 Tilbudsmappe, pkt 2.1). Kun kvalifiserte leverandører vil få tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon i Tilbudsmappen. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Underleverandører/søsterselskap/morselskap -forpliktelseserklæring Folkehelseinstituttet inngår kontrakt med det selskapet (org.nr) som har levert tilbudet. Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet for oppfyllelse av oppdraget, herunder underleverandører, produsent, morselskap og/eller søsterselskaper og/eller datterselskap, konsern etc. Dersom leverandøren støtter seg på andre selskaper for oppfyllelsen av kontrakten, må han dokumentere at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene i det/de andre selskapene. Slik dokumentasjon gjøres for eksempel ved å vedlegge en signert forpliktelseserklæring fra disse selskapene. Et eksempel på forpliktelseserklæring er vedlagt i Vedlegg 1 Tilbudsmappe, Seksjon 2, Bilag K. Leverandøren skal videre fremlegge tilsvarende dokumentasjon på kvalifikasjonskravene for de selskapene som han støtter seg på, som for seg selv, jf. Vedlegg 1 Tilbudsmappe, Punkt 2.1. Side 13 av 14

14 7 Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier - Vedlegg 1 Tilbudsmappe, punkt 3.1 Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på tildelingskriteriene oppgitt i Vedlegg 1 - Tilbudsmappe, punkt Avslutning av konkurransen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakten inngås. Side 14 av 14