Revisjonstjenester. Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen konkurranse over EØS-terskelverdi og anskaffelser av uprioriterte tjenester (FOA del I og III) inngåelse av rammeavtale for: Revisjonstjenester Tilbudsfrist 2. juni 2014 kl. 11:00

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Vedståelsesfrist Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og endringer Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Leveransemetode Tilbudsfrist Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier Evaluering Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Vedlegg til konkurransegrunnlaget... 9 Konkurransegrunnlag Revisjonstjenester Side 2 av 9

3 1 Innledning Nofima AS innbyr til åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for revisjon for Nofima AS. 1.1 Om oppdragsgiver Nofima er et næringsrettet forskningsinstitutt som driver forskning og utvikling for akvakulturnæringen, fiskerinæringen og matindustrien. Vi leverer internasjonalt anerkjent forskning og løsninger som gir næringslivet konkurransefortrinn langs hele verdikjeden. Nofima ble etablert 1.januar 2008, og har om lag 380 ansatte. Hovedkontoret er i Tromsø, og forskningsvirksomheten foregår på seks ulike steder: Ås, Stavanger, Bergen, Sunndalsøra, Averøy og Tromsø. I 2013 omsatte Nofima for ca. 506 millioner kroner. For ytterligere informasjon vises til Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Formålet med utlysningen er å inngå en rammeavtale som omfatter Nofima AS sitt samlede behov for lovpålagt revisjon, attestasjon av prosjektregnskaper og tilliggende rådgivningstjenester knyttet til regnskap, avgift og lignende. For ytterligere informasjon om avtalens omfang og innhold vises det til spesifikasjon, se vedlagt kravspesifikasjon, vedlegg 3. For oppdraget skal det inngås kontrakt med en leverandør. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 1+1 år, til sammen 4 år. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin på dato angitt i pkt Leverandører som forsøker å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersoner eller enheter hos Nofima enn oppgitt i konkurransegrunnlaget, risikerer å bli diskvalifisert. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som åpen konkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Kontrakten vil tildeles den leverandør som har gitt det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbudet. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Grete Sollesnes Winther Stilling: Økonomidirektør E-post: [email protected] 2.3 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. Konkurransegrunnlag Revisjonstjenester Side 3 av 9

4 2.4 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Tilbudsfrist kl 11:00 Tilbudsåpning kl 13:00 Tilbudsevaluering uke 23 Vedståelsesfrist 90 dager etter tilbudsfrist 2.5 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin. 2.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Nofima behandler aktuelle Leverandører likt. Dette betyr at all kommunikasjon skal være skriftlig mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av Leverandørene. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes fremsatt i god tid før tilbudsfristen. Evt. spørsmål sendes til e-postadresse: [email protected]. Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen 26. mai Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.9 Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Konkurransegrunnlag Revisjonstjenester Side 4 av 9

5 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon (vedlegg 3). Tilbud skal besvares iht. nedenfornevnte bilagsstruktur. Det gjøres oppmerksom på at leverandør må ved formulering av bilagene ta hensyn til at disse eventuelt skal brukes som kontraktstekst, og at de dermed ikke må inneholde generell informasjon eller salgsargumentasjon. Slik informasjon skal fremsettes i tilbudsbrevet. For å sikre alle leverandører lik og rettferdig behandling er det avgjørende at tilbudene er likt bygget opp. Vi krever derfor at tilbudet skal være organisert på følgende måte og rekkefølge: Nr Dokumentasjon: Tilbudsbrev som skal inneholde følgende: 1.1. Referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer 1.2. Leverandørens adresse, telefon- og organisasjonsnummer 1.3. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist 1.5. Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattester 2.2. HMS-egenerklæring 2.3. Firmaattest 2.4. Årsregnskap 3. Dokumentasjon av tildelingskriterier 4. Eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget eller kontrakten 5. Eventuell taushetsbelagt informasjon 6. Annen relevant informasjon 4.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfristen. 4.3 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i vedlegg 4, kontraktsbestemmelser, statens standardavtaler vil bli lagt til grunn. 4.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 4.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.6 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. Konkurransegrunnlag Revisjonstjenester Side 5 av 9

6 4.7 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.8 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 5 Tilbudslevering 5.1 Leveransemetode Tilbudet skal leveres både som e-post og skriftlig i nøytral lukket forsendelse. Forsendelsen skal merkes "anbud revisjon" Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor. Tilbudet skal leveres som 2 komplette papirversjoner i tilbudsperm i A4-format, samt elektronisk versjon på minnepenn. Papirversjonen skal være uten innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse. Papirversjon har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. Tilbudet leveres/ sendes til: Besøksadresse: Postadresse: Nofima AS Nofima AS Att: Grete Sollesnes Winther Att. Grete Sollesnes Winther Muninbakken 9-13 Postboks Tromsø 9291 Tromsø [email protected] 5.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Konkurransegrunnlag Revisjonstjenester Side 6 av 9

7 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Dokumenteres i vedlegg 2 Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244 B) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. Dokumenteres i vedlegg 2 For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring (se vedlegg A) Dokumenteres i vedlegg Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig Firmaattest for norske leverandører skal vedlegges. etablert foretak. Dokumenteres i vedlegg Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk Revisorbekreftet årsregnskap for 2013 inkl. styrets kapasitet til å gjennomføre beretning. oppdraget/kontrakten. Alternativt: Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 6 mnd, basert på siste års regnskapstall. Ratingen skal være utført av en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dokumenteres i vedlegg 2 Konkurransegrunnlag Revisjonstjenester Side 7 av 9

8 7 Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIUM Dokumentasjon Vekt % 1. Kompetanse Tilbudte ressursers samlede formelle kompetanse og erfaring knyttet til revisjon av virksomheter i relevant størrelse. Beskrivelser av referanseoppdrag inkludert referanse hos kunde. CV på tilbudte ressurser og ansvarlig partner Bekreftelse på kunnskap om EU prosjektfinansiering i 7. rammeprogram og 40 % Horizon Kunnskap om økonomisk regelverk for EU prosjektfinansiering i 7. rammeprogram og Horizon Kort beskrivelse av selskapets organisering og oppbygging. Samarbeidsevne, initiativ og engasjement. 2. Oppdragsorganisering 30 % Oppdragsforståelse, faglig løsning, organisering og planlagt fremdrift. Responstid og gjennomføring innen for avtalt tidsramme. Beskrivelse av hvordan oppdrag planlegges gjennomført og kvalitetssikret, mht. kapasitet, tidsplan og kompetanse. Tidsrammer/frister for attestasjon av prosjekter. Konsept knyttet til rådgivning, samt omfang og bredde i kompetansetilbudet. 3. Kostnad 30 % Fast årlig honorar som inkluderer løpende kontroller, risko vurderinger, revisjonsplan og kommunikasjon/møter med ledelse og styret. Timepris og/eller fastpris for attestasjon av prosjekter 1. Tilbud i form av fast pris iht. vedlagte kravspesifikasjon for årlig revisjon. 2. Prismatrise over timepris og/eller fastpris for attestasjon av prosjekter 3. Prismatrise for timepris rådgivning Timepris rådgivning Leverandøren har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. Se ytterligere angivelse av tildelingskriterier i kravspek. pkt Evaluering Alle godkjente leverandører vil få sine tilbud evaluert iht. ovennevnte tildelingskriterier. Konkurransegrunnlag Revisjonstjenester Side 8 av 9

9 8 Avslutning av konkurransen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode. Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Karensperioden vil være 15 dager regnet fra dagen etter meddelelsen er sendt. Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 9 Vedlegg til konkurransegrunnlaget Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Skjema for HMS-egenerklæring Taushetserklæring Kravspesifikasjon, Standardavtale - grunnlag Konkurransegrunnlag Revisjonstjenester Side 9 av 9