Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og II ref. uprioritert tjeneste) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og II ref. uprioritert tjeneste) ved anskaffelse av: Vaskeritjenester for Meland kommune

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens verdi og innhold Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse og -befaring Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Antall eksemplarer Vedståelsesfrist Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og endringer Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier...13 Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 2 av 13

3 8 Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode...13 Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 3 av 13

4 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Meland kommune ligger nordvest i Hordaland fylke og omfatter Holsnøy, Flatøy og noen mindre øyer mot Herdlefjorden. Meland er nabokommune til Bergen, med reisetid fra Bergen sentrum til kommunesenteret Frekhaug på under en halv time. Kommunen er landfast via Nordhordlandsbrua og er således det geografiske bindeleddet mellom Bergen og Nordhordland. Meland kommune er i sterk vekst, med et innbyggertall på ca Bosetningen er spredd, men mest konsentrert i den sørlige delen, rundt kommunesenteret. Kommunen har et godt utbygd kultur- og næringsliv der kommunen har arbeidsplasser både innen industri, servicenæring, jordbruk og offentlige tjenester/forvaltning, men det er også et stort innslag av pendlerer, både til Bergen og til nabokommunen Lindås. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Meland kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse vedrørende vaskeritjenester for Meland sjukeheim Anskaffelsens verdi og innhold Det skal inngås rammeavtale med Meland kommune om vaskeritjenester for Meland sjukeheim. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til kravspesifikasjonen, se del 2 bilag Kontraktstype For oppdraget skal det inngås kontrakt med én leverandør. Kontrakten inngås for en periode på 2 år med opsjon på forlengelse på en gang for 2 år, Maksimal kontraktslengde blir således 4 år. Oppstart av leveransen er planlagt til Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen sorterer under «uprioriterte tjenester». Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 4 av 13

5 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 (dette dokument) inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 har følgende bilag: Bilag A: HMS-egenerklæring Bilag B: Referanseoversikt Bilag C: Tilbudsbrev Bilag D: Forbehold og avvik Bilag E: Forpliktelseserklæring Bilag F: Egenerklæring taushetsplikt Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen inklusive tekniske krav til anskaffelsen. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Kontraktsbestemmelser med tilhørende bilag 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Inventura AS v/hilde Bjørkmann Senior rådgiver hilde.bjorkmann@inventura.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist , kl. 14:00 Tilbudsevaluering og evt. avklaringer Desember-januar Kontraktstildeling Medio januar Karensperiode 10 kalenderdager etter meddelelse av valgt leverandør Kontraktsignering Ultimo januar Oppstart av leveransen Tilbudskonferanse og -befaring Det vil IKKE bli avholdt tilbudskonferanse og befaring. Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 5 av 13

6 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet, eller levere en oversikt over hvilke deler man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 6 av 13

7 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling: Seksjon nr Dokumentasjon: Tilbudsbrev i henhold til Del 1 Bilag F Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattester jf. pkt HMS-egenerklæring, jf. pkt Dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. pkt Firmaattest eller tilsvarende for utenlandske selskaper 2.4.Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. pkt Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt Redegjørelse for forretningsidé og kjernekompetanse Oversikt over historikk, organisering og eierforhold og en beskrivelse av dagens virksomhet Redegjørelse for foretakets kapasitet Ved samarbeidspartnere/underleverandører: Detaljer om leverandøren og deres leveranse (ihht. 6.6) og forpliktelseserklæring (Bilag E) Oversikt over relevante oppdrag siste 3 år (ihht. Del 1 Bilag B) Kvalitetssikringssystem: Innholdsfortegnelse og beskrivelse, evt sertifikat på ISO Redegjørelse for eksisterende rutiner innen oppfølging og rapportering av miljøpåvirkning, evt. sertifikat på ISO Redegjørelse for kompetanse som sikrer lav miljøbelastning Dokumentasjon av tildelingskriterier, jf. pkt Pris: Prismatrise, benytt Del 2 - Bilag 2 Eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget eller kontrakten, jf. pkt Benytt Del 1 Bilag D Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt (Benytt Del 1 Bilag F) Annen relevant informasjon 4.2 Tilbudsformat Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt Det skal være skilleark for hver seksjon. Arkene skal ikke være stiftet. Tilbudet skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o Tilbud Vaskeritjenester Meland kommune o Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 7 av 13

8 4.2.2 Antall eksemplarer Tilbud skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på USB/DVD, samt 1 elektronisk versjon av sladdet tilbud/oversikt over hvilke deler man anser unntatt offentlighet i tråd med punkt 3.2. Elektronisk versjon skal være i PDF-format eller tilsvarende. Prismatrisen må også leveres i et redigerbart format, for eksempel Microsoft Excel (.xls(x)). Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist lik den som fremgår av tilbudsbrevet, jf. Del 1 Bilag C 4.4 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i del 2 Kontraktsbestemmelser. Se også punkt Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 4.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.7 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt. 4.1 nr. 4. Benytt Del 1 Bilag G. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 4.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 5 Tilbudslevering 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 8 av 13

9 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Inventura AS v/ Hilde Bjørkmann Spelhaugen Fyllingsdalen Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl ) til følgende adresse: Inventura AS Spelhaugen Fyllingsdalen 5.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 9 av 13

10 For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se del 1 bilag A. 6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de to siste årene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering fra Experian. Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende.. Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 10 av 13

11 6.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. DOKUMENTASJONSKRAV Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende leveranser. Attester fra lignende leveranser de 3 siste årene. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få til, skal leverandøren levere en liste over alle relevante oppdrag med beskrivelse i henhold til punktene ovenfor. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 11 av 13

12 Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem Det skal gis en innholdsfortegnelse, samt kortfattet beskrivelse, av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Beskrivelsen må likevel være så detaljert at Oppdragsgiver kan foreta en selvstendig vurdering av om leverandørens kvalitetssikringssystem kan anses velfungerende for denne kontrakten. Dersom systemet er sertifisert i henhold til ISO eller andre relevante sertifiseringssystemer er det nok å legge frem kopi av sertifikatet. Det kreves at leverandøren har et system for oppfølging og rapportering av egen miljøpåvirkning Det er kun leverandørens overordnede system som vurderes som en del av dette kravet. Nivået av virksomhetens miljøarbeid, konkrete miljøtiltak på oppdraget, og lignende, vurderes ikke som en del av dette kravet og skal heller ikke beskrives i detalj. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er oppfylt. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS eller andre tredjepartsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 12 av 13

13 7 Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har lavest evaluert pris basert på innleverte prisskjema. Evaluert pris fremkommer ved at oppdragsgiver legger til grunn volum fra 2013 for estimering av omfang. 8 Avslutning av konkurransen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Oppdragsgiver påberoper seg saklig grunn ved manglende politisk godkjenning og/eller manglende bevilling av midler. 8.2 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Konkurransegrunnlag Vaskeritjenester Meland kommune Side 13 av 13