Forsvarets Logistikkorganisasjon

Transkript

1 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 11 Forsvarets Logistikkorganisasjon Konkurransegrunnlag Anskaffelse av operatørstoler til Sjøforsvarets fartøyer

2 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 11 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

3 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 11 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING FORSVARETS LOGISTIKKORGANISASJON (FLO) Kontaktperson FORMÅL OG OMFANG SOSIALT OG ETISK ANSVAR Innledning Varsomhet og habilitet BEKREFTELSE PÅ MOTTAK AV KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSEGRUNNLAGETS ORGANISERING Del 1 Regler for anskaffelsen Del 2 Kravspesifikasjon GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE VEILEDNING TIL TILBYDER Innledning Kvalifisering Tilbudet Kravspesifikasjon Priser Leveringstid Andre forhold Utforming av tilbudet FREMDRIFTSPLAN RETTELSE, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET KRAV TIL TILBYDER INNLEDNING OBLIGATORISKE KRAV TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING KRAV TIL TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL TILBUDET TILBUDSSTRUKTUR TILBUDSFORMAT Antall kopier ADRESSE OG LEVERINGSSTED Postadresse for tilbud Leveringsadresse for tilbud TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST ALTERNATIVE TILBUD DELLEVERANSE FORBEHOLD OG ENDRINGER TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN EVALUERING TILDELINGSKRITERIER AVVISNING OG AVLYSNING OPPLYSNINGSPLIKT RETUR AV TILBUD...11

4 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 11 1 Innledning 1.1 Forsvarets Logistikkorganisasjon (FLO) Denne anskaffelsen gjennomføres av Forsvarets Logistikkorganisasjon/Divisjon Forsyning, heretter kalt FLO/F. FLO/F er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, men bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser Kontaktperson FLO/Fs kontaktperson for denne anskaffelsen er: Merkantil Jostein Sørensen saksbehandler: Telefon Mobiltelefon: Telefaks: E-post: jsorensen@mil.no Tilbyder skal ikke kontakte andre personer i FLOs organisasjon enn oppgitt kontaktperson vedrørende denne anskaffelsen. Spørsmål til denne forespørselen skal sendes per e-post til kontaktperson hvis ikke annet er bestemt. 1.2 Formål og omfang Formålet med denne anskaffelsen er å dekke Sjøforsvarets behov for operatørstoler og arbeidsstoler til Sjøforsvarets fartøyer (bro, operasjonsrom, maskinkontrollrom og skipskontorer), gjennom en rammeavtale som kan avropes suksessivt. Mer detaljert informasjon angående omfang av leveransen er fastlagt i Del 2 Kravspesifikasjon. 1.3 Sosialt og etisk ansvar Innledning FLO skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. FLO/F har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Tilbyders arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom FLO og Tilbyder gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme Varsomhet og habilitet Jfr. Vedlegg C Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. 1.4 Bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlag Tilbyderer som ønsker å delta i denne konkurransen må fylle ut Vedlegg A - Bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlag, og returnere det til FLO/F innen 30. mars. Bekreftelsen kan sendes på telefaks eller på e-post (scan). Dette er nødvendig for distribusjon av etterfølgende rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget.

5 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget Vedlegg B Alminnelige vilkår ved Anskaffelse (Blankett 5002) Vedlegg C - Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlegg D HMS egenerklæring Del 2 Kravspesifikasjon Del 2 er en opplisting av initialt behov (anskaffes umiddelbart etter inngått rammeavtale), tekniske og funksjonelle krav, krav til sikkerhetsklarering av leverandørens personell samt øvrige relevante krav. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. april 1999, og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen gjennomføres som en: Åpen anbudskonkurranse etter FOA del III (over EØS-terskelverdi) Konkurransen gir alle interesserte Tilbydere mulighet til å levere tilbud, dersom de tilfredsstiller de obligatoriske krav. Jfr. pkt Kvalifisering. Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) er tilgjengelig på: Veiledning til Tilbyder Innledning Dette punkt gir Tilbyder en kort oversikt over hva tilbudet skal inneholde, samt gi referanser til hvor mer utfyllende informasjon finnes Kvalifisering For å kunne delta i konkurransen må Tilbyder oppfylle alle de obligatoriske krav som er nevnt i Artikkel 3 Krav til Tilbyder. Her fremgår det hvilken dokumentasjon som skal leveres Tilbudet Kravspesifikasjon Leveringsomfanget er definert i Del 2 Kravspesifikasjon.

6 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Priser Tilbyder skal gi sine priser ihht. Del 2 - Kravspesifikasjon. Totalprisen medtaes også i tilbudsbrevet, jfr. Artikkel 4, pkt. 4.1 Tilbudsstruktur Leveringstid Ønsket leveringsdato for initialt behov er snarest og innen 2. juli Tilbyder må kunne bekrefte dette i tilbudsbrevet, jfr. Artikkel 4, pkt. 4.1 Tilbudsstruktur Andre forhold De øvrige momenter som Tilbyder skal besvare og ta hensyn til i tilbudet er nevnt i punktene nedenfor og konkurransegrunnlaget forøvrig Utforming av tilbudet Tilbyder skal utforme tilbudet sitt i henhold til kravene i Artikkel 4 Krav til tilbudet. 2.3 Fremdriftsplan FLO/F vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Frist for å sende inn Bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlag, jfr. Artikkel 1, pkt. 1.4 Bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlag Dato Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl 12:00. Tilbudsevaluering Uke 20/21 Kontraktstildeling / bestilling Levering av initialt behov Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har FLO/F rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil umiddelbart sendes alle Tilbydere som har levert brevet Bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlag. 2.5 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av FLO/F. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med Tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Taushetsplikt og offentlighet FLO/F er bundet av forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Dette betyr at Tilbyders forretningshemmeligheter eller annen informasjon som anses som taushetsbelagt etter forvaltningsloven ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående.

7 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 11 Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av Tilbyder er gjort iht. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd, og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. FLO/F er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Dersom Tilbyder mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jfr. punkt 4.1 nedenfor. FLO/F gjør oppmerksom på at informasjon fra Tilbyder bare er veiledende, da FLO/F er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova Krav til Tilbyder 3.1 Innledning Tilbyder må oppfylle kravene nedenfor for å få sine tilbud evaluert. Tilbyder er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor. 3.2 Obligatoriske krav KRAV Tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. HMS DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. Utfylt HMS egenerklæring 3.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Firmaattest. 3.4 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyder skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Erklæring om Tilbyders omsetning de siste årene med relevans til omfanget i denne forespørselen. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at Tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap.

8 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyder skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Tilbyder må være sertifisert etter ISO 9001 og ISO En liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort presentasjon av prosjektet, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. FLO/F skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Tilbyder skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. Kopi av sertifikater. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev som skal inneholde følgende: Referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer. Tilbyders adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer. Tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e- post adresse. Spesifiserte priser pr operatørstol/arbeidsstol Spesifiserte priser på utskitningsdeler, jfr. Del II, Artikkel 4, pkt. 2 Pris utskiftningsdeler. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist. Hurtigste leveringstid av initialt behov. Bankkontonummer og bankens navn og adresse Clearing/SWIFT kode og IBAN kode Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av Tilbyder 2 Skatteattester, jfr. Artikkel 3, pkt. 2 Obligatoriske krav 3 Firmaattest, jfr. Artikkel 3, pkt. 3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling, 4 Finansiell styrke, jfr. Artikkel 3, pkt. 4 Krav til økonomisk og finansiell stilling

9 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 11 5 Referanseliste, jfr. Artikkel 3, pkt. 5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 6 HMS egenerklæring, jfr. Artikkel 3, pkt. 2 Obligatoriske krav 7 Kopi av ISO-sertifikater, jfr. Artikkel 3, pkt. 5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 8 Eventuelle forbehold eller endringer til forespørselen, jfr. Artikkel 4, pkt 8 Forbehold og endringer 9 Annen relevant informasjon 4.2 Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i 3 originaleksemplarer. Tilbudet kan også fremsende på e-post. 4.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud FLO/Divisjon Forsyning Driftsanskaffelsesavdelingen/Kontraktskontor Bergen Postboks 3 Haakonsvern 5886 Bergen Merkes: NB! ÅPNES KUN AV ADRESSAT Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Divisjon Forsyning Driftsanskaffelsesavdelingen Kontraktskontor Bergen v/seniorkonsulent Jostein Sørensen Sjøforsvarets hovedbase Haakonsvern 5886 Bergen 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være FLO/F i hende senest innen 11. mai kl. 12: Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig inntil 11. juli 2012.

10 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av Alternative tilbud Dersom Tilbyder, i tillegg til hovedtilbudet, ønsker å levere et tilbud på alternative løsninger, og/eller tilbud med andre betingelser, inviteres Tilbyder til å gjøre dette som et vedlegg til hovedtilbudet. Tilbyder kan også som en del av det alternative tilbudet identifisere kostnadsdrivende faktorer, men må da også opplyse om konsekvensene ved å oppfylle bl.a. de tekniske krav etc. 4.7 Delleveranse Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 4.8 Forbehold og endringer Forbehold og endringer godtas normalt ikke. FLO/F gjør oppmerksom på at forbehold og endringer kan medføre avvisning av tilbudet i henhold til FOA Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og klart slik at FLO/F kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Tilbyder. Forbehold og endringer skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt 4.1. Tilbyder skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold har for ytelsen, prisen eller andre forutsetninger i tilbudet. 4.9 Tilbakekalling eller endring av tilbud Tilbyder kan tilbakekalle eller endre tilbudet inntil tilbudsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Evaluering Kontrakten tildeles den Tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene nedenfor. Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 er lavest. 5.2 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekt % Pris, ekskl. MVA 35 % Kvalitet Funksjonalitet (ift. kravene) Produktgaranti (spesielt ift. bruk på krigsfartøy) Tid og tilgjengelighet Leveringstid (vil bli evaluert ut fra kortest mulig leveringstid, regnet fra kontraktsinngåelse) Responstid (ift. serviceoppdrag og supplering ihht. fartøyenes seilingsmønster) 30 % 20 % Kundeservice 15 %

11 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 11 Teknisk bistand (ifm. serviceoppdrag og montering) Support / brukerstøtte 5.3 Avvisning og avlysning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Det anbefales at Tilbyder gjør seg kjent med disse. FLO/F forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.4 Opplysningsplikt FLO/F vil meddele Tilbyder skriftlig og med begrunnelse i tilfelle tilbudet blir avvist, eller ved totalforkastelse av tilbud eller avlysning av konkurransen. Tilbyder kan skriftlig anmode om nærmere begrunnelse for avvisningen eller totalforkastelsen. 5.5 Retur av tilbud FLO/F vil ikke returnere tilbud til de Tilbydere som ikke ble tildelt kontrakt.