KONKURRANSEGRUNNLAG DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL I REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA.

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Kjøperen og brukere av rammeavtalen Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets organisering GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold Avvik fra minstekrav (kravspec) Retur av tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Generelt Beregning av pris... 9

3 1 Innledning 1.1 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyningsavdelingen, avdeling Driftsanskaffelser. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalen er følgende avdelinger: Forsvaret Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) Forsvarets Forskningsinstitutt (FFI) Forsvarsbygg (FB) 1.2 Om anskaffelsen Formål, omfang og varighet Formålet med anskaffelsen er å møte Brukers behov for gass, flasker, service og tanker gjennom etablering av rammeavtale. Nærmere informasjon om leveringsomfang finnes i Del II Vedlegg A Leveringsomfang. Leveringsomfanget er videre spesifisert i Del II Vedlegg E Kravspesifikasjon. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Kjøper forbeholder seg retten til å forlenge rammeavtalen med inntil 24 måneder. Forventet årlig volum er ca m3, hvor de største kategoriene av gass er som beskrevet i Del II Vedlegg A Leveringsomfang. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og omsetning, er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. FFI har inngått en egen avtale for levering av flytende nitrogen i bulk, leie av tanker og levering av nitrogen i rack av 12 flasker til et av sine laboratorier. Levering av nitrogen til dette laboratorium vil dermed være unntatt fra omfanget i denne anskaffelsen. Forsvaret er under en kontinuerlig modernisering. Det vil i kommende avtaleperiode kunne skje endringer både i Forsvarets aktivitet og organisering (som for eksempel endring av leveringsomfang og leveringssteder). Disse endringene må tilbyderne forholde seg til Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre

4 Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jfr 15-1 og Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 1.3 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I Regler for anskaffelsen Del I inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Del II Avtalebestemmelser Del II er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del II inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del II - Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl 13:00 Tilbudsåpning Tilbudsevaluering Tildeling av rammeavtale Klagefrist Kontraktsignering Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er:

5 Porteføljeforvalter Andreas Tønnesøl Telefon Mobil E-post: Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige med henvisning: Spørsmål Gass. Ved alle spørsmål skal også følgende adresse være kopipart: Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser.

6 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I Vedlegg A. 2 Skatteattester jfr. punkt HMS erklæring, jfr. punkt Organisatorisk og juridisk stilling, jfr. punkt Finansiell og økonomisk stilling, jfr. punkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. punkt Utfylt Del I Vedlegg E-1 Merkantil kravspesifikasjon 8 Prismatrise, jfr.del II Vedlegg B-1 Prismatrise 9 Eventuelle forbehold, jfr. punkt Eventuell taushetsbelagt informasjon 11 Utfylt forhandleroversikt, jfr vedlegg I Tilbyders forhandleroversikt 12 Standard prisliste, jfr. punkt 13 Annen relevant informasjon 3.2 Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Gass og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM, eller minnepinne. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakket forsvarlig i lukket konvolutt/innpakning.

7 Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: [Tilbud Gass < tilbyders navn>] På baksiden: Tilbyders returadresse 3.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning DAA / Felles og støtte Postboks Kjeller Att: Andreas Tønnesøl Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning DAA / Felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Andreas Tønnesøl 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen kl. 13: Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke mulighet for å gi tilbud på kun deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt Avvik fra minstekrav Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale.

8 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom det benyttes underleverandører til utførelse av leveransen, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse. Erklæringen skal positivt stadfeste at underleverandøren stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i vedlegg B skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. DOKUMENTASJONSKRAV Det skal leveres kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 3 måneder

9 regnet fra tilbudsfrist. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen. Beskrivelse av leverandørens kapasitet. Leverandøren bes vedlegge relevant dokumentasjon, som for eksempel matrise over relevante ressurser. 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner, som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Rammeavtale tildeles den leverandør som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for Forsvaret. Det vil bli foretatt en evaluering som angitt i Del II Vedlegg B-1 Prismatrise. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 100 % Ferdig utfylt Del II Vedlegg B-1 Prismatrise 5.2 Evaluering av pris Priser skal oppgis iht instruks i vedlegg Del II Vedlegg B-1 Prismatrise. Ved utfylling av vedlegget vil Forsvaret kunne beregne en årlig totalpris for kjøp av de mest brukte gasstyper, bruksrett for leie av flasker, vedlikehold av flasker samt årlig trening/utdanning. Rammeavtale tildeles den leverandør som tilbyr den laveste årlige totalprisen.

10 6 Standard prisliste Tilbyder skal tilby en komplett oversikt over samtlige gasser i sitt sortiment og prise disse i et eget vedlegg som vedlegges tilbudet. Forsvaret vil benytte disse prisene som kontraktpriser når kontrakt tildeles. Forsvaret presiserer at evaluering av pris vil være i henhold til 5.2 og oppsett i Del II Vedlegg B-1 Prismatrise. Standard prisliste skal inneholde tilbudte priser for følgende kategorier: Industrigasser Spesialgasser Medisinske gasser Dagleie gassflasker Bruksrett gassflasker Flaskevedlikehold (eks maling, spesialmerking, trykkprøving av flaske)