Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Jakke, kort, TII, skinn

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Jakke, kort, TII, skinn Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1

2 INNHOLD JAKKE, KORT, TII, SKINN ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD ANTALL LEVERANDØRER DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON HENVENDELSER TILBYDERKONFERANSE TAUSHETSPLIKT KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV LOVPÅLAGTE KRAV TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER FRISTER TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST FREMDRIFTSPLAN TILDELINGSKRITERIER PRIS (50 %) KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (50 %) INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 8 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2

3 1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III (EØS-terskelverdi). 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politiog lensmannsetaten (politi, arrestforvarer, grense- og utlendingskontroll) inngå rammeavtale for anskaffelse av jakke, kort, TII, skinn. For mer informasjon om oppdragsgiver: ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale for kjøp av jakke, kort, TII, skinn, se punkt 1.4. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon med tekniske beskrivelser i A1-A ANSKAFFELSENS OMFANG På grunnlag av tidligere års bestillinger kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres følgende uttak på rammeavtalen pr år; Produkt Brukere Antall Jakke, kort, TII, skinn Politi 800 Jakke, kort, TII, skinn Arrest 20 Jakke, kort, TII, skinn Grensekontroll 10 Jakke, kort, TII, skinn Utlendingskontroll 15 Avtaleperioden Avtalen løper fra undertegnelsesdato. Avtaleperioden er 1 år regnet fra første mulige avrop, se Del 2 Kontraktsvilkår punkt 6. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3

4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med en leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 Tilbudsskjema DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg A1-A4 Tekniske kravspesifikasjoner Vedlegg B Priser Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Kontrollplan Vedlegg F - Endringskatalog Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Gudrun Sangnæs Adresse: Rognebakken 8, 2770 JAREN e-post: gudrun.sangnaes@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.pdmt@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer ( ) i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Henvendelser før ferien kan sendes innen utgangen av uke 27. Grunnet ferieavvikling vil det ikke bli gitt svar i ukene 29 til og med 32. Henvendelser kan sendes til og med Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4

5 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. Om tilbyder ønsker å se, fotografere og / eller måle dagens produkter, avtales dette med oppdragsgivers kontaktperson. Prøver vil ikke bli utlevert. Oppdragsgiver oppfordrer tilbyder til å benytte periode for henvendelse / spørsmål aktivt, se punkt TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt ) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyder er en del av en sammenslutning/virksomhet og baserer sine kvalifikasjoner og sitt tilbud på dette, må det tydelig dokumenteres at tilbyder reelt sett disponerer over sammenslutningens/virksomhetens ressurser/kapasitet. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5

6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen html). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste to år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Referanser vil bli kontaktet ved behov. Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, skal kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte beskrivelse av: Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6

7 Krav Avviks- og reklamasjonsbehandling (fra kunde, hvordan håndteres det?) Godkjenning av underleverandør (hvordan velger /godkjenner tilbyder underleverandør(er)?) 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Tilbud jakke, kort, TII, skinn, referansenr ». 3. leveres / oversendes til: Politiets data- og materielltjeneste, v/gudrun Sangnæs, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i ett eksemplar, altså 2 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. tilbudsprøver, se Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon punkt 1.6, skal leveres til adressen i punkt 3 ovenfor. Tilbudsprøvene skal foreligge innen tilbudsfristen i punkt 8.1. Se for øvrig punkt 7. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER Tilbudsprøver skal produseres og sendes for tilbyders regning. Disse vil bli evaluert og eventuelt testet dersom tilbyder i sitt tilbud dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, og minstekravene iht. kravspesifikasjonen. Tilbudsprøvene vil bli returnert per post etter endt konkurranse med unntak av tilbudsprøvene til valgt leverandør. Oppdragsgiver påtar seg ikke erstatningsplikt dersom tilbudsprøver blir skadet i forbindelse med evalueringen og/eller tapt/skadet i forbindelse med retur. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7

8 8 FRISTER 8.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til tirsdag kl. 09:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 8.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til kl. 15: FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen oktober Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 9 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris 50 % Del 2 Vedlegg B Priser Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper 50 % Besvarelse av preferanse nr i Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon 9.1 PRIS (50 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Del 2 Vedlegg B Priser. Totalpris (pris multiplisert med estimert uttak) vil legges til grunn ved evalueringen. Estimert uttak, se Del 2 Kontraktsvilkår punkt 1.2, er ikke bindende for oppdragsgiver. 9.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (50 %) Evalueres med bakgrunn i tilbyders beskrivelse/ dokumentasjon/tilbudsprøve med hensyn til hvordan preferansene er oppfylt, se Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon nr Preferansene er listet i prioritert rekkefølge hvorav første kriteriet er vektet tyngst. 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 14 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8