Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Kriminalteknisk forbruksmateriell

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Kriminalteknisk forbruksmateriell Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD ANTALL LEVERANDØRER DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON HENVENDELSER TILBYDERKONFERANSE TAUSHETSPLIKT KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV LOVPÅLAGTE KRAV TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER FRISTER TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST FREMDRIFTSPLAN TILDELINGSKRITERIER INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 8 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2

3 1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III (over EØSterskelverdi). 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politi- og lensmannsetaten, Politiets sikkerhetstjeneste, Sysselmannen på Svalbard og Spesialenheten for politisaker inngå rammeavtale for anskaffelse av kriminalteknisk forbruksmateriell. For mer informasjon om oppdragsgiver: ANSKAFFELSENS FORMÅL Produktene skal benyttes til bevissikring ved åsteds- og laboratorieundersøkelser. De aktuelle produktene vil bli benyttet til opptak, fremkalling, søking og sikring av spor, samt ved beskrivelse og dokumentasjon av bevismateriale og beslag av gjenstander. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Rammeavtalen inngås for en periode på 3 (tre) år, regnet fra første mulige bestilling Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 (ett) år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, kan vi oppgi et estimeres et antall på kr ,- eks mva pr år. I tillegg kommer ca ,- eks mva pr år i artikler i leverandørens øvrige sortiment. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med en leverandør. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3

4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Bilag A_1 Etikett bevissikring Bilag A_2 Sikkerhetstape forsegling Vedlegg B Prisoversikt Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Marianne Engen Adresse: Rognebakken 8, 2770 Jaren e-post: marianne.engen@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere/legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4

5 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt ) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5

6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen html#map035). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderings-institusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: avviks- og reklamasjonsbehandling Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6

7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Tilbud kriminalteknisk forbruksmateriell, referansenr. DL ». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjeneste v/innkjøpsleder Marianne Engen Rognebakken Jaren Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel (e-post) 4. utformes på norsk, svensk eller dansk. Det samme gjelder alle vedlegg. Vedlegg kan i tillegg aksepteres på engelsk. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i ett eksemplar, altså to permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. tilbudsprøver (se opplisting under punkt 7) fullstendig produktkatalog dersom tilbyder har dette fullstendig prisliste Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER Tilbudsprøver skal produseres og sendes for tilbyders regning. Disse vil bli evaluert/testet dersom tilbyder i sitt tilbud dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og minstekravene iht. kravspesifikasjonen. Tilbudsprøve Transparent folie til sikring av fingeravtrykk og fottøyavtrykk Sort folie til sikring av fottøyavtrykk Referanse kapittel i kravspesifikasjon Kapittel 2, Folier Kapittel 2, Folier Antall 1 stk/enhet av hver type og størrelse 1 stk/enhet av hver størrelse Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7

8 Hvit folie til sikring av Kapittel 2, Folier 1 stk/enhet fottøyavtrykk Hvitt, sort og magnetisk Kapittel 3 Fingeravtrykkspulver 1 stk av hver type fingeravtrykkspulver Fingeravtrykkspensel, Kapittel 4 Fingeravtrykkspensler 1 stk av hver størrelse inkludert etui Magnetpensel Kapittel 5, Magnetpensel 1 stk Svertepute til opptak av Kapittel 10, Svertepute 1 stk fingeravtrykk Eske til håndvåpen og tohåndsvåpen Kapittel 40, Emballasje-esker 1 stk av hver type Tilbudsprøver kan returneres for tilbyders regning, dersom tilbyder ønsker det. Tidspunkt avtales etter tildeling. Oppdragsgiver påtar seg ikke erstatningsplikt dersom tilbudsprøver blir skadet i forbindelse med evalueringen. 8 FRISTER 8.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 8.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 9 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris Kategori 1 (70%) Kategori 2 (30%) 100% Vedlegg B Priser 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8

9 Det vil være en karensperiode på 14 kalenderdager etter meddelelsen hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9