Del 1 - Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Anskaffelse av ny stormaskin Saksnr

Transkript

1 Del 1 - Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Anskaffelse av ny stormaskin 2011 Saksnr Politiets data- og materielltjeneste Dato: 9. mars 2011 Åpen anbudskonkurranse

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TILBYDERENS KONTAKTPERSON PERIODE FOR HENVENDELSE TILBYDERKONFERANSE TAUSHETSPLIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV SKATTEATTESTER HMS EGENERKLÆRING TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS EIERSTRUKTUR TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KVALITETSSIKRING/-STYRING TILBYDERS UNDERLEVERANDØRER/ AGENTER KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD STRUKTURELLE KRAV Kvalifiseringsdokumenter Tilbudsdokumenter Tilbudsbrev spesifikasjon (utfylt) Priser og betalingsbestemmelser (utfylt) Dokumentasjon på leverandørens løsningsbeskrivelse (utfylt) Forbehold og forutsetninger Annen dokumentasjon fra tilbyder FORMELLE KRAV Språk Innpakning og merking Leveringsadresse FRISTER Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Fremdriftsplan TILDELINGSKRITERIER PRIS (90 %) A (80%) B (20%) TILBY PÅ ALLE OMRÅDER (10 %) Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 2 av 12

3 DEL 2 (Kontrakt) DEL 1 Anskaffelse av stormaskin ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG 1.1 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste () skal inngå avtale for bytte av stormaskin av typen Olympus2, modell DPS9000/TA-242, med operativsystem GCOS8 versjon ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er at planlegger å bytte ut sin stormaskin av type Olympus2, modell DPS9000/TA-242, med operativsystem GCOS8 versjon 6.1. Kommunikasjon skjer via Frontend prosessorer GNSP på Unix servere. Det benyttes egne servere for kommunikasjon vha Glink og Ggate. Det bes om tilbud på nytt utstyr og programvare som skal erstatte eksisterende stormaskinmiljø. Unix servere inngår ikke i denne anskaffelsen. Viser ellers til konkurransegrunnlagets Del 2 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon m/vedlegg A1 for nærmere beskrivelse av anskaffelsen. 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtalen(e) inngås for en periode på 4 - fire år med mulighet til forlengelse med 2 - to + 2 to år. Avtalen(e) løper fra undertegnelsesdato. Tilbydere skal tilby på områdene A og B, mens område C er frivillig. Både B og C kan forkastes da out-sourcing ikke er ferdig behandlet i s ledelse. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Invitasjonsbrev Administrative bestemmelser Vedlegg A Konfidensielle opplysninger i tilbudsdokumentene Kontraktsvilkår Statens standard kjøp- og vedlikeholdsavtale Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon med vedlegg A1 Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3 Prosjekt og fremdriftsplan Bilag 4 Godkjenningsperioder og testing Bilag 5 Priser og betalingsbestemmelser Bilag 6 Administrative forhold Bilag 7 Endringer etter avtaleinngåelse Vedlegg D Forbehold og forutsetninger Vedlegg F Tilbyders vedlegg Her er Del 1 ment å styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 3 av 12

4 3 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON er oppdragsgiver/kontraktsadministrator, og alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen/kontrakten skal rettes til: med kopi til E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Tilbydere skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner, eventuelt enheter, i politiet, for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen. 3.2 TILBYDERENS KONTAKTPERSON Tilbyderen skal i tilbudsbrevet, plassert fremst i tilbudet, jf Kvalifiseringsdokumenter og punkt Tilbudsbrev, oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem dersom eventuelle endringer ikke blir videreformidlet. 3.3 PERIODE FOR HENVENDELSE Spørsmål til konkurransen kan sendes fram til 2. april Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere. Alle henvendelser skal være skriftlige. 3.4 TILBYDERKONFERANSE Interesserte tilbydere inviteres til en tilbyderkonferanse hvor konkurransegrunnlag vil bli gjennomgått. Sted for konferansen er s lokaler i Sørkedalsveien 27 B. Oslo. Dato er satt til mandag den 21. mars 2011 kl Påmelding til tilbyderkonferansen må skje innen fredag 18. mars kl Ved påmelding vennligst oppgi antall personer som kommer. 3.5 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om politiet, politiets systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. anskaffelsesforskriften ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING 4.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen foretas ved åpen anbudskonkurranse og omfattes av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og av Forskrift om offentlig anskaffelser av 7.april påpeker at det ved en åpen og begrenset anbudskonkurranse ikke er anledning til forhandlinger. Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 4 av 12

5 4.2 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- og TED-databasen i uke x. Kunngjøringen kan finnes på og KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår (kjøp og vedlikehold) med bilag og vedlegg. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold eller settes forutsetninger. Slike forbehold/ forutsetninger skal føres i Del 2 Vedlegg D Forbehold og forutsetninger og ny formulering og/ eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold og forutsetninger som knyttes til oppdragsgivers kravspesifikasjon, skal i tillegg føres i merknadsrubrikken til hvert enkelt krav. Alle forbehold som fremkommer i andre bilag vil bli ansett som ugyldige. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige forutsetninger vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikkekvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke vurderes nærmere. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan Oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. 5.1 SKATTEATTESTER Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Norske interessenter skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 5 av 12

6 5.2 HMS EGENERKLÆRING utløpet av tilbudsfristen, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Interessenter fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Tilbyder skal legge frem egenerklæring om at tilbyder oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen html 5.3 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.4 TILBYDERS EIERSTRUKTUR Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Tilbyder skal redegjøre for eierstruktur. Eierstrukturen skal dokumenteres ved at tilbyders reelle eier(e) angis. Dersom finansielle instrumenter er registrert på forvalterkonti ("nominees", finansieringsselskaper etc.), skal eierstrukturen dokumenteres ved fremleggelse av kopi av eierregisteret/aksjeboken som til enhver tid viser hvem som er reelle eiere av aksjene forvalteroppdraget omfatter. 5.5 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 6 av 12

7 Tilbyder skal ha en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende 5.6 TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal dokumentere sin evne til å levere i henhold til det omfang som er anslått i konkurransegrunnlaget samt vedkommendes erfaringer med lignende leveranser til andre kunder. Tilbyder skal dokumentere siste relevante leveranse. 5.7 KVALITETSSIKRING/-STYRING Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Det kreves at tilbyder har et godt og velfungerende system for kvalitetssikring /-styring Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring /-styring. Dokumentasjonskravet gjelder også for eventuelle underleverandører/produsenter. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring / -styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Sertifikatet/sertifikatene skal omfatte alle elementer som omfattes av anskaffelsen. Det vil si utvikling, produksjon, salg og distribusjon av de produkter som etterspørres i anskaffelsen. Dersom tilbyder og eventuell underleverandør/produsent ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal omfatte prosedyrer/rutiner for: Leveringsdyktighet. Avviks- og reklamasjonsbehandling Godkjenning av underleverandør Kvalitetssikring av produksjonen (kvalitetsplan) Sluttkontroll Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 7 av 12

8 5.8 TILBYDERS UNDERLEVERANDØRER/ AGENTER Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Tilbyderen skal ha veletablerte forbindelser til eventuelle underleverandører/ agenter. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges enten forside på signert avtale mellom partene, eller egenerklæring fra underleverandør på at samarbeid er inngått. Det skal spesifiseres hvilken del av leveransen underleverandør er ansvarlig for. Dersom tilbyderen formidler sitt tilbud gjennom en agent skal agentens rolle i forhold til kontrakten spesifiseres. 6 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD 6.1 STRUKTURELLE KRAV Dette avsnittet beskriver hvordan kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudet ønskes organisert og strukturert. Det samlede tilbudet skal leveres med kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1 eksemplar(er), altså 2 permer totalt. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i punkt og Innholdet i permen bør i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudsdokumentasjonen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne (dersom plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original perm. ønsker at kun materiale som har saklig sammenheng med tilbudet skal vedlegges. Kun etterspurt dokumentasjon vil bli vurdert. Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 8 av 12

9 6.1.1 Kvalifiseringsdokumenter Kvalifiseringsdokumentene skal leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev (kopi) 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 5. Redegjørelse for eierstruktur 6. Dokumentasjon på god soliditet 7. Dokumentasjon på kredittverdighet 8. Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag 9. Dokumentasjon på godt og velfungerende kvalitetssystem 10. Dokumentasjon av eventuelle underleverandørers kvalitetssystem 11. Dokumentasjon på veletablerte forbindelse med underleverandører/ agenter Kun dokumentasjon som presenteres i henhold til og innenfor ovenstående inndeling vil bli vurdert (tilbyderen kan dermed ikke presentere dokumentasjon på ulike kvalifikasjonskrav samlet). Dokumentasjonen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne (ett eksemplar). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original. Kun materiale som har saklig sammenheng med kvalifikasjonskravene skal vedlegges Tilbudsdokumenter Tilbudet skal som minimum inneholde: 1. Tilbudsbrev 2. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon (utfylt) 3. Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon (utfylt) 4. Bilag 3 Prosjekt og fremdriftsplan (utfylt) 5. Bilag 4 Godkjenningsperioder og testing 6. Bilag 5 Priser og betalingsbestemmelser (utfylt) 7. Bilag 6 Administrative forhold (utfylt) 8. Vedlegg D Forbehold og forutsetninger 9. Vedlegg F Tilbyders vedlegg (annen dokumentasjon fra tilbyder) Tilbudsbrev Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Tilbyders kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 3.2 Tilbyderens kontaktperson. Opplysninger om hvilken periode tilbudet er bindende, jf. punkt Vedståelsesfrist. Eventuelt hvilke(t) delområde(r) tilbudet gjelder. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte Tilbyder. Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 9 av 12

10 6.1.4 spesifikasjon (utfylt) Besvarelse skal skje i skjemaet hvor kravene er spesifisert, se Del 2 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon med vedlegg A1. Hvert enkelt krav skal besvares med tilbyders oppfyllelse (ja/nei), kommentarer og eventuell referanse til dokumentasjon eller løsning skal legges inn i Del 2 Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. Slike referanser skal være detaljerte, med punktnummer, sidenummer og dokumentnummer slik at det er enkelt å finne frem. Dersom det knyttes forbehold/ forutsetninger til noen av kravene, skal dette utdypes i merknadsrubrikken til det enkelte krav, i tillegg til i Del 2 Vedlegg D Forbehold og forutsetninger. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten. I kravspesifikasjonen er alle krav forklart med skal å anse som minimumskrav. Tilbud som ikke tilfredsstiller disse vil bli avvist. For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse Priser og betalingsbestemmelser (utfylt) Priser skal fylles ut i Del 2 Bilag 5 Priser og leveringsbestemmelser og vedlegges tilbudet. Tilbyderen må påse at alle nødvendige komponenter for en fungerende løsning prises, også dersom ikke enhver komponent til fungerende løsning fremgår av konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon Dokumentasjon på leverandørens løsningsbeskrivelse (utfylt) I dette dokumentet Del 2 Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon skal tilbyder legge inn dokumentasjon på hvordan krav tilfredstilles Forbehold og forutsetninger Forbehold og forutsetninger skal føres i Del 2 Vedlegg D Forbehold og forutsetninger. Se for øvrig punkt 4.3 Kontrakt Annen dokumentasjon fra tilbyder Plan med rutiner for avhending ved destruksjon skal vedlegges i Del 2 Vedlegg F Tilbyders vedlegg. Dersom produktet inneholder miljøskadelige stoffer skal dette gjøres rede for, og beskrivelse av prosedyrene rundt avhending skal vedlegges i Del 2 Vedlegg F Tilbyders vedlegg. Eventuell annen relevant dokumentasjon fra tilbyder for å utdype tilbudet skal vedlegges i Del 2 Vedlegg F Tilbyders vedlegg. Dette være seg datablader, testdokumentasjon, etc. Dokumentene må påregnes å inngå i den endelige kontrakten. Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 10 av 12

11 6.2 FORMELLE KRAV Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres Innpakning og merking Tilbudsdokumentene og kvalifiseringsdokumentene leveres/oversendes i lukket, anonymisert forsendelse og merkes Tilbud anskaffelse av stormaskin Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til: Ved levering vareadresse: Politiets data- og materielltjeneste v/ Christer Edlund Sørkedalsveien 27 B / Nordre Ålsvegen Oslo / 2770 Jaren Ved postforsendelse (bedriftspakke): Politiets data- og materielltjeneste v/ Christer Edlund Postboks 8031 Dep 0030 Oslo 6.3 FRISTER Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til onsdag 6. april 2011 kl Da konkurransen har vært utlyst før og det er mindre endringer og at det i stor grad kan gjøres gjenbruk av tidligere tilbud, har vi en kortere tilbudsfrist enn normalt. Egen endringstabell er vedlagt konkurransen, se Del 1 Vedlegg B Endringslogg etter avlyst konkurranse. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf pkt Leveringsadresse, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 30. juni Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 11 av 12

12 6.3.3 Fremdriftsplan har som mål at leverandør skal være valgt innen 14. april har som mål at første leveranse skal være foretatt innen utgangen av april Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 7 TILDELINGSKRITERIER Kontrakten(e) tildeles de(n) tilbyder(e) som etter en helhetsvurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier, oppgitt med tilhørende vekting: 7.1 PRIS (90 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Del 2 Bilag 5 Priser og leveringsbestemmelser A (80%) Priser i område A B (20%) Priser i område B 7.2 TILBY PÅ ALLE OMRÅDER (10 %) Det vil gis ekstra poeng til leverandører som kan levere på alle del områder A-C Konkurransegrunnlaget ver 2 Side 12 av 12