Kvalifikasjonsgrunnlag. IT-basert støttesystem for FDVU Forvaltning, Drift, Vedlikehold, Utvikling og tilhørende FDV dokumentasjon 2014/00109

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag IT-basert støttesystem for FDVU Forvaltning, Drift, Vedlikehold, Utvikling og tilhørende FDV dokumentasjon 2014/00109 Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG HOVEDLEVERANSE OPSJONER PÅ YTTERLIGERE FUNKSJONALITET POLITIETS IKT INFRASTRUKTUR TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ANTALL LEVERANDØRER DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON HENVENDELSER TAUSHETSPLIKT OPPLYSNINGSPLIKT TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE KVALIFIKASJONSKRAV LOVPÅLAGTE KRAV INTERESSENTENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING INTERESSENTENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN KRAV TIL INTERESSENTENS FORESPØRSEL OM Å DELTA FRISTER FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE FREMDRIFTSPLAN EVENTUELL BEGJÆRING OM MIDLERTIDIG FOR FØYNING... 9 Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2

3 1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Ved denne prosedyreformen kan alle interessenter sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter de interessentene som er kvalifisert, og som derved inviteres til å inngi tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets Fellestjenester (PFT) heretter kalt oppdragsgiver, skal inngå avtale for anskaffelse av IT-basert støttesystem for FDVU (Forvaltning, Drift, Vedlikehold, Utvikling og tilhørende FDV-dokumentasjon). PFT skal drifte systemet og vil kunne brukes av hele politiets virksomhet. For mer informasjon om oppdragsgiver: ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å anskaffe et IT-basert støttesystem for FDVU slik at politietatens leieavtaler med tilhørende forpliktelser og drift innen området eiendom, bygg og anlegg (EBA) samles i et nasjonalt system. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Det estimeres, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, en kostnadsramme på anskaffelsen på NOK 3,5 5,5 mill totalt. Det skal inngås kjøpsavtale og vedlikeholdsavtale. Det antas at implementeringen av alle moduler, jf. punkt 1.5 vil ta ca. 2 år, og kjøpsavtalen vil dekke hele implementeringsperioden. Kjøpsavtalen vil inneholde opsjoner på å utvide kontrakten med ytterligere programvaremoduler, jf. punkt 1.6, og tjenester på uendrede vilkår. En eventuell utvidelse av kontrakten må utløses senest 6 måneder før avtalens utløp. Det tas sikte på å inngå vedlikeholdsavtale for en periode på 4 år, med mulighet for forlengelse med de samme betingelser i år slik at total mulig avtalelengde på vedlikeholdsavtalen blir 6 år. Anskaffelsen vil også omfatte en opsjon på konsulentbistand for driftsfasen. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3

4 1.5 HOVEDLEVERANSE IT-systemet skal ivareta etatens funksjonelle behov og utfordringer innenfor EBA-området, herunder skal systemet gi støtte på følgende områder: Eiendomsinformasjon - detaljinformasjon om eiendomsmassen for oversikt, rapportering og forvaltning av arealene. Avtaleadministrasjon - av inngåtte innleie- og FDVU-relaterte avtaler for bl.a oppfølging av tidsfrister, prisjusteringer, kontroll av tjenesteleveranser og forhandlinger. Innmelding, oppgaveplanlegging og iverksettelse - innmelding av EBA-feil og -behov, iverksettelse, oppfølging og rapportering av utbedrede feil og tiltak. Prosjektplanlegging og -oppfølging - skape oversikt over prosjekter som ønskes utført, planlagt eller er iverksatt. Energioppfølging - forbruksregistrering og oppfølging av energiforbruket. Renholdsplanlegging - planlegging og oppfølging av internt og eksternt renhold. Anskaffelsen vil omfatte: - programvare - vedlikehold og support av programvare - eventuell tilpasning av programvare - opplæring og bistand til implementering - nødvendig konsulentbistand i driftsfasen 1.6 OPSJONER PÅ YTTERLIGERE FUNKSJONALITET Anskaffelsen vil omfatte opsjoner på følgende tilleggsfunksjoner: Tegningsadministrasjon oversikt over bl.a. tegninger tilhørende bygninger, etasjer, kategorier og funksjon, samt ulike arealberegninger Nøkkeladministrasjon - oversikt over bl.a. nøkler og nøkkelsystemer, samt inn-og utlevering mm Inventaradministrasjon - oversikt over bl.a. inventar knyttet til lokasjoner og funksjon, inkl. oppgaver, vedlikehold, utskifting etc. 1.7 POLITIETS IKT INFRASTRUKTUR Politiets IT-infrastruktur er basert på en sentralisert terminaltjenermodell hvor datakraften håndteres av flere gjensidig redundante datasentre som driftes av Politiets IKT-tjeneste. Politiets tjenestesteder er tilknyttet datasentrene via et lukket og kryptert fjernnettverk (WAN) som ikke tillater ekstern tilgang. I WAN-et er det stor variasjon i båndbredden som er tildelt de enkelte tjenestestedene. I driftsmiljøet benyttes virtuelle tjenere og systemløsningene leveres til brukerne i et Citrix terminalservermiljø. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4

5 All fillagring, felles filområder og lignende, leveres av en dedikert nettverkstilknyttet filtjenerløsning ingen fillagring lokalt. Politiet benytter Active Directory for å håndtere tilgangskontroll til IT-infrastrukturen og fagapplikasjoner. 1.8 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.9 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokumentet) Vedlegg 1: Prekvalifiseringsskjema 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Paal Sæther Adresse: Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo e-post: paal.saether@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til: - T.o.m : post.pdmt@politiet.no - F.o.m : post.fellestjenester@politiet.no E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom interessenten finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Spørsmål fra de enkelte interessenter anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5

6 3.3 TAUSHETSPLIKT Interessentene har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) OPPLYSNINGSPLIKT Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørsel om deltakelse avvises Samtlige forespørsler om deltakelse forkastes eller konkurransen avlyses 3.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Innleverte forespørsler kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling av forespørselen skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som en ny søknad. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt ) ikke er tilfredsstilt, vil interessentens forespørsel om deltakelse ikke vurderes videre i kvalifiseringsprosessen. I de tilfeller interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før utløp av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6

7 4.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Interessenten skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Interessenten skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. Utenlandske interessenter skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen html#map035). 4.2 INTERESSENTENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Interessenten skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning interessentens hjemstat. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 4.3 INTERESSENTENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav - eksempler Interessenten skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav - eksempler Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 4.4 INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Interessenten skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag (se pkt. 1.4 og 1.5). Som tilsvarende oppdrag regnes her oppdrag som er sammenlignbare med tanke på: oppdragets omfang oppdragets kompleksitet Dokumentasjonskrav Interessenten skal beskrive 3 tilsvarende gjennomførte oppdrag de siste 5 år. Beskrivelsen skal angi oppdragets innhold, omfang, tidspunkt og mottaker. Det er ikke krav til at alle 3 oppdragene skal dekke alle områdene i punkt 1.5, men totalt sett skal de 3 oppdragene ha dekket alle områdene. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7

8 Krav Interessenten skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring Tilbyder skal ha et godt og velfungerende styringssystem for informasjonssikkerhet. Dokumentasjonskrav Interessenten skal skriftlig redegjøre og dokumentere virksomhetens system for kvalitetssikring/- styring. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for avviks- og reklamasjonsbehandling. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, kan kopi av utstedt sertifikat vedlegges redegjørelsen. Tilbyder skal godtgjøre ved hjelp av en skriftlig redegjørelse eller dokumentere virksomhetens system for styring av informasjonssikkerhet. Dette kan gjøres f.eks. ved å vedlegge en beskrivelse av hvordan informasjonssikkerheten styres i virksomheten, og hvordan styringssystemet er iverksatt i organisasjonen. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for styring av informasjonssikkerhet, kan kopi av utstedt sertifikat vedlegges redegjørelsen. 5 LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN Oppdragsgiver vil på grunnlag av vurderingen av de mottatte forespørsler invitere de interessentene som oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. Når kvalifiseringsprosessen er fullført, vil oppdragsgiver underrette samtlige interessenter om kvalifiseringsresultatet. Interessenter som inviteres til å inngi tilbud vil, sammen med meddelelsen, motta konkurransegrunnlaget. 6 KRAV TIL INTERESSENTENS FORESPØRSEL OM Å DELTA Forespørselen om deltakelse skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt prekvalifiseringsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte interessenten. 2. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Forespørsel om deltakelse IT-basert støttesystem for FDVU, referansenr. 2014/00109». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets Fellestjenester, v/ Paal Sæther, Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo. Forespørsel om deltakelse skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før fristen for forespørsel om deltakelse i konkurransen utløper, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene i ringperm, i 1 (ett) eksemplarer Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8

9 hver inndeling av permen i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Prekvalifiseringsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Interessenten er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permen(e). Interessenten er ansvarlig for at alle spørsmål og krav i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen er satt til mandag kl Forespørselen skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av fristen. Det er interessentens ansvar at forespørselen kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 7.2 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål å sende konkurransegrunnlaget til de best kvalifiserte interessentene innen EVENTUELL BEGJÆRING OM MIDLERTIDIG FOR FØYNING Frist for begjæring om midlertidig forføyning settes til 15 dager etter meddelelse, jf. FOA Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9