Tilbyderkonferanse

Transkript

1 Tilbyderkonferanse Anskaffelsesprosess Hurtiguniformering DL nr:

2 Formålet med tilbyderkonferansen Gi bedre forståelse for anskaffelsen gjennom: å presentere / gå gjennom konkurransegrunnlaget å vise frem prøveeksemplarene/prototypene av de tre produktene fra forprosjektet Vi ønsker gjennom tilbyderkonferansen å bidra til at tilbyderne klarer å levere tilbud som formelt sett er i henhold til det vi har bedt om i konkurransegrunnlaget. Men påpeker at det er leverandøren som bærer risikoen for å innlevere den dokumentasjonen oppdragsgiver etterspør, og at tilbudet er klart og korrekt utformet. Besvare spørsmål innkommet til tilbyderkonferansen Besvare eventuelle andre spørsmål Endres i topp-/bunntekst Side 2

3 Agenda Vise frem prøveeksemplarene/prototypene av de tre produktene fra forprosjektet Gjennomgang av presentasjonen og konkurransegrunnlaget Administrative bestemmelser Tilbudsskjema Kontraktsvilkår Kravspesifikasjonen Tekniske kravspesifikasjoner A1-A3 Pris og levering versjon 2 Gjennomgang av spørsmål kommet inn før tilbyderkonferansen Eventuelle andre spørsmål

4 Konkurransen består av Konkurransen består av: Vendbar Jakke: Dette produktet har en side som er sort og en side som er gul med politimerking, jf. Vedlegg A1 Teknisk kravspesifikasjon Hurtiguniformering Vendbar Jakke. Vest: Dette produktet har refleksbånd, 4 sorte ruter, skrift politi grå refleks på sort bakgrunn. Jf. Vedlegg A2 Teknisk kravspesifikasjon Hurtiguniformering Vest. Caps: Dette produktet har refleksbånd, 2 sorte ruter, skrift politi grå refleks på sort bakgrunn. Jf. Vedlegg A3 Teknisk kravspesifikasjon Hurtiguniformering Caps. Forprosjekt som endte i prøveeksemplarer / prototyper

5 Konkurransegrunnlaget PFT gjennomfører anskaffelsen på vegne av: Politi- og lensmannsetaten samt Politiets sikkerhetstjeneste (PST) Anskaffelsen gjennomføres ved åpen anbudskonkurranse, som betyr at dokumentasjon vedrørende kvalifisering og tilbud skal innsendes samtidig. Alle får èn mulighet (ikke forhandling).

6 Konkurransegrunnlaget, fortsetter Konkurransegrunnlaget består av følgende deler: Administrative bestemmelser: sier noe om hvordan anskaffelsen gjennomføres, prosesser og frister Tilbudsskjema (sjekkliste som fylles ut og signeres av tilbyder) Kravspesifikasjon (kundens krav og preferanser) Tekniske kravspesifikasjoner (kundens tekniske krav) Pris og levering (fylles ut av tilbyder iht til oppstilling) Forbehold (skal eventuelt fylles ut av tilbyder) Kontraktsvilkår/rammeavtale (kundens krav) Kontrollplan (regulerer kontrollen av ferdig produkt - benyttes i driftsfasen) I tillegg: annen dokumentasjon fra tilbyder og endringskatalog På forsiden av rammeavtalen og i konkurransegrunnlagets administrative del pkt. 2 fremkommer hvilke vedlegg som vil utgjøre dokumentene i kontrakten

7 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Kvalifikasjonskravene: Minstekrav som stilles til tilbyderne (sier noe om deres evne til å oppfylle kontrakten) Skal evalueres før tilbudene evalueres Tilbydere som ikke dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene anses ikke kvalifisert til å delta i konkurransen, og vil ikke få sitt tilbud evaluert (blir avvist) Husk at all påkrevd dokumentasjon MÅ foreligge innen tilbudsfrist, og sendes sammen med tilbudet For oppdragsgiver er det kun tillatt å etterspørre offentlig tilgjengelige dokumenter som skatteattester, HMS-egenerklæring og firmaattest. Det er ikke lov å etterspørre dokumenter som ikke foreligger ved tilbudsfrist, og adgangen til å utdype dokumentasjon som foreligger er også begrenset.

8 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tilbudsinnlevering Tilbudsfrist er 26. mai 2014 kl Husk å merke forsendelsen: «Tilbud Hurtiguniformering, referansenr. DL », hvis ikke vil tilbudet bli avvist. Tilbudet leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/ innkjøpsleder Anita S. Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). Det stilles ikke krav til at forsendelsen er anonymisert, da dette er umulig hvis det sendes som bedriftspakke. Husk at tilbudsskjemaet skal fylles ut og signeres av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Bruk avkryssingsskjemaet for å sjekke at all dokumentasjon er vedlagt tilbudet. Èn ringperm med kvalifiseringsdokumenter Èn ringperm med tilbudsdokumenter Ett elektronisk eksemplar minnepinne Se konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser pkt. 6.

9 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tildelingskriterier - tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Pris 55 % evalueres med bakgrunn i totalpris i Vedlegg B Priser, celle E6. Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper - 45 % dette tildelingskriterium er delt inn i underkriterier/preferanser, ref. Vedlegg A Kravspesifikasjon kap. 3, og evalueres med bakgrunn i disse.

10 Vedlegg A Kravspesifikasjon Må leses nøye og besvares i henhold til hvordan kravet skal verifiseres. Tilbyder skal fylle ut siste kolonne (ja/nei). Der det kreves skal kravet verifiseres ved hjelp av tilbyders dokumentasjon eller tredjepartsdokumentasjon. Dette på en måte som sannsynliggjør at kravet er oppfylt og hvordan. Ved plassmangel skal beskrivelse/dokumentasjon gis i Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder. Det skal gis tydelige referanser som henviser til kravnummer. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten.

11 Vedlegg B Pris og levering (versjon 2) Informasjon som fremkommer i dette dokumentet benyttes for å evaluere tildelingskriterium pris Alle gule celler skal fylles ut! Totalpris vendbar jakke, vest og caps, ekskl. mva men inkl. alle andre kostnader, multiplisert med estimert uttak vil legges til grunn ved evalueringen.

12 Forbehold Tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jf. FoA første ledd bokstav d, skal avvises Dette fordi vesentlige forbehold kan gi leverandøren en konkurransefordel, og medføre at tilbudene blir vanskelig å sammenlikne. Hvilke forbehold som anses som vesentlige, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Dersom forbeholdet medfører en risiko for at leverandøren får en konkurransefordel, er forbeholdet vesentlig og tilbudet må avvises. Dersom leverandøren har tatt flere forbehold som isolert sett ikke anses som vesentlige, kan forbeholdene samlet sett medføre at tilbudet må avvises. (Vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen faller inn under FoA første ledd bokstav e.)

13 Spørsmål innkommet til tilbyderkonferansen Anbudsprøver: Forstår vi det slik at det, i tillegg til de oppgitte tekstilprøver og materiale, skal leveres inn en jakke, en vest og en caps? Er det en ønsket størrelse på jakken og vesten? Ja, i Vedlegg A Kravspesifikasjon pkt stilles det krav til at tilbudsprøver på tilsvarende produkter skal leveres sammen med tilbudet. Se dette punktet for ytterligere krav til tilbudsprøvene. Det er ikke stilt spesifikke krav til størrelse på jakken og vesten. Språk: Aksepteres deler av tilbudet på Engelsk, f.eks. firmapresentasjon, sertifikater, produktdatablad eller tilsvarende? Se Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser pkt 6, kulepunkt 4. Priser: Aksepteres valutaklausul? Klausulen har dessverre falt ut av kontrakten, men tas inn igjen og ny versjon legges på Doffin: Valuta og valutakurs, som ble benyttet ved utarbeidelse av prisene i tilbudet, skal oppgis i Vedlegg B Pris og levering.eventuell endring i pris med bakgrunn i endring i valutakurs endres kun i forbindelse med prisendringer nevnt ovenfor. Endringen foretas dersom endring i valutakurs er på +/- 3 prosent. Valutakurs på reguleringstidspunktet skal være gjennomsnittet av de 3 siste måneders valutakurser. Se Norges Bank,

14 Spørsmål innkommet til tilbyderkonferansen, forts. Med bakgrunn i deres forespørsel Doculivenr Hurtiguniformering, er vi usikker på hvordan vi skal tolke pkt 1.4 konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser: Er estimert uttak for avtaleperioden totalt kr 2 mill, eller er dette estimatet for opprinnelig avtaleperiode 2 år? Altså, er årlig estimat 0,5 eller 1 million kroner? Estimert verdi er på NOK 2 millioner ekskl.mva i løpet av avtaleperioden. Med avtaleperioden menes hele perioden inklusive opsjonsårene, altså 4 år. Årlig estimert uttak er derved NOK 0,5 millioner ekskl.mva.

15 Eventuelle spørsmål