Referat Tilbudskonferanse

Transkript

1 Referat Tilbudskonferanse Anskaffelse av bekledning for ambulansepersonell Dato: 6. juli 2016 Sted/adresse: LYNC/TELEFONMØTE Tidspunkt: Kl Deltakere: Interessenter Kjetil Sønvisen, HINAS Bekledning for ambulansepersonell 1 Bakgrunn for anskaffelsen Helseforetakenes ambulansetjenester har behov for nye klær/utstyr. Gjennomført en tilsvarende anskaffelse tidligere. Gi aktuelle tilbydere best mulig grunnlag for å inngi tilbud ved å informere om konkurransedokumentene, bruk av Mercell og framdrift i prosjektet. Det vil ikke være anledning til å stille spørsmål til innhold i kravspesifikasjon eller prisutfyllingsskjema spørsmål ang. disse skal kun sendes skriftlig. Alle spørsmål anonymiseres og besvares til alle interessenter. Hvis spørsmål eller kommentarer fra deltagerne oppgi navn og firma.

2 NB: HINAS sender møtereferat fra dette møtet via Mercell til alle tilbydere som har meldt sin interesse. 2 Informasjon om anskaffelsen Kort info om gjennomføring av anskaffelsen Prosjektet iverksatt høsten 2015 Rollefordeling helseforetak og HINAS Prosjektgruppe utarbeidet kravspesifikasjonen Høring i ambulansemiljøet 3 Gjennomgang av konkurransedokumentene: Alle dokumentene er tilgjengelige i Mercell: Konkurransegrunnlag Bekledning: Omhandler generelle bestemmelser for konkurransegjennomføringen. 1.1: Oppdragsgiver alle ambulansestasjoner i Norge deltar : Verdi inntil ca 15 mill NOK pr år. 1.4: Åpen anbudskonkurranse 1.8: 5 deltilbud evalueres og tildeles enkeltvis 1.9: Parallelle tilbud ikke mulig, bare ett tilbud pr delkonkurranse (19 leverandører meldt sin interesse pr idag) 1.12: 1 % til Hinas (står også i rammeavtalen) 2 Kvalifikasjonskrav legg ved attester ikke eldre enn 6 mnd. Svarskjema forsvarlig virksomhet: Alle fire skjemaer må fylles ut og legges ved tilbudet. 3.2 Tilbudets utforming: Bruk vedleggsnummereringen som oppgitt i konkurransegrunnlaget ved innlevering av tilbud, og husk å levere inn siste versjon av alle dokumentene. Kravspesifikasjon vil bli lagt ut i nye versjoner (Versjon 3 er nå lagt ut).

3 4.4 Kommunikasjon kun skriftlig via Mercell, spørsmålsfrist 28. august Tilbudsfristen 28. oktober 2016 kl 12 er endelig og må overholdes! Vareprøver skal også være mottatt innen tilbudsfristen. Sjekk at elektronisk signatur er ok 4.6 Vareprøver se egen arkfane i kravspek. 4.9 Omkostninger refunderes ikke Tildelingskriterier 70 % kvalitet, brukervennlighet og funksjonsmessige egenskaper 25 % pris 5 % miljø Se kravspek. Kravspesifikasjon: Møtet tar ingen diskusjoner i forbindelse med tekst eller forståelse av kravene. 5 delkonkurranser evalueres hver for seg. Dokumentet er omfattende, men skal være relativt selvforklarende. Kravtyper: Obligatoriske krav og evalueringskrav (skal vurderes og karaktersettes av prosjektgruppen). Husk å kryss av for om kravet oppfylles. I kolonnen for tilbyders svar ønskes det primært av svaret fylles inn i excelarket. Der dette ikke er nok MÅ det være en tydelig henvisning til hvilken referanse eller vedlegg i tilbudsbesvarelsen det henvises til. Vær konkret i besvarelsen vi ønsker ikke besvarelser på tusenvis av sider, bruk sunn fornuft. Spørsmål og svar: Endringer/rettelser: Hvis tekst endres i noen av kravene i kravspesifikasjonen, legger vi ut en oppdatert versjon av kravspek i Mercell. Sjekk at dere bruker den siste oppdaterte versjonen ved levering av tilbudet. Versjon 3 er nå kunngjort.

4 Prisskjema Les godt gjennom! Alle hvite felt fylles ut, øvrige celler er låst. Bruk «eksisterende» artikkelnummer hvis dette finnes skal helst bruke de samme i en avtale. Vest og T-skjorte skal i tillegg leveres i to utgaver, beskrevet i kravspek. Antatt forbruk er basert på eksisterende statistikk. Forpliktelseserklæring - Ved støtte på andre foretak. NB: Gjelder ikke tilbyders erfaring. Skjema forbehold: Forbehold mot konkurransegrunnlaget vær forsiktig! Helst ingen! Tilbudet kan bli avvist eller prisen kan bli endret. Retningslinjer for sladding: Offentlig innsyn sladdet versjon av tilbudet vedlegges! Rammeavtalen: Antatt oppstart april år avtaletid, pluss evt 1+1 års forlengelse Standard innhold for vareanskaffelser Vedlegg: Etiske krav, endringsprotokoll og anmodning om endring. Restlagerproblematikk Minimumsordrer 4 Mercell - konkurransegjennomføringsverktøy Det er viktig at det sikres at alle dokumenter er utfylt korrekt i Mercell. Dynamisk konkurransegrunnlag, øvrige dokumenter som vedlegg.

5 Ta kontakt med Mercell support ved problemer Sørg for at det sjekkes at alle dokumenter er lastet opp, se vedleggsoversikt i konkurransegrunnlaget og bruk samme vedleggsnummer. Levering med: Digitalt sertifikat eller reserveløsning. Det er mulig å levere tilbud flere ganger, sist leverte tilbyd er det som er gyldig. Dersom levering med reserveløsning- husk å sende inn bekreftelse hver gang. Det oppfordres til å levere inn tilbudet i god tid før fristen, i tilfelle tekniske problemer med Mercell, elektronisk sertifikat eller andre uforutsette hendelser. Har deres bedrift et elektronisk sertifikat dere kan bruke ved innlevering? Sjekk med Mercell dersom usikker på dette. Begynn arbeidet tidlig. 5 Videre fremdrift Frist for å stille spørsmål er satt til 28. august 2016 kl 12. Spørsmål skal stilles skriftlig via Mercell. Eventuelle spørsmål vil bli anonymisert, og likelydende svar vil bli sendt til alle tilbyderne. Etter spørsmålsfristen er det i prinsippet ok å levere tilbud, fordi da vil det ikke komme flere endringer til konkurransedokumentene. Tilbud kan også leveres flere ganger. Anbudsfrist er utsatt ytterligere og er satt til 28. oktober 2016 kl 12, og KUN levering via Mercell. Levering pr post eller e-post er ikke lov, tilbudet vil da avvises. Levering etter kl 12 er ikke mulig. Samme frist for levering av vareprøver.

6 Tildelingen vil antatt være klar i februar/mars 2017, og alle tilbyderne mottar da et brev som omhandler tildelingen og resultatet av konkurransen. 6 Spørsmål fra interessenter: Ingen Ref: Kjetil Sønvisen, HINAS