Konkurransegrunnlag. for kjøp av. instrumenter/system for pasientnær glukosemåling. til. Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN)

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av instrumenter/system for pasientnær glukosemåling til Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN)

2 1 Innledning Omfang Rammeavtale Interfaceløsning Utprøving av vareprøver Referanseliste Levering Prøvedrift Administrative bestemmelser Regler og prosedyre for konkurransen Språket i tilbudet Pris Innlevering av tilbud Åpning Omkostninger Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Innleveringssted vareprøver Frist for innsendelse av spørsmål Offentlig innsyn i konkurransedokumenter spesifikasjoner Forbehold fra tilbyder Dokumentrang til etisk handel Kvalifikasjonskrav Kriterier for tildeling av kontrakt Livssykluskostnader, vektes 40 % Brukervennlighet, vektes 30% Kvalitet, vektes 30% Utforming av tilbudet Vedlegg... 9 Side 2 av 9

3 1 Innledning Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) ved Avdeling for Laboratoriemedisin ønsker tilbud på instrumenter med strimmel/kyvette, samt tilhørende forbruksmateriell og interfaceløsning. Instrumentene skal benyttes til pasientnær analysering (PNA) av glukose, og vil i hovedsak være i bruk på de ulike avdelinger ved UNN Tromsø, UNN Harstad og UNN Narvik (laboratoriemedisin, sengeposter og poliklinikker). Det vil bli inngått rammeavtale med én tilbyder for levering av instrumenter og forbruksmateriell. 1.1 Omfang Ved kontraktsinngåelse, skal det leveres følgende antall instrumenter med dockingstasjon etter nærmere avtale: UNN Tromsø, 62 stk. instrument UNN Harstad, 20 stk. instrument UNN Narvik, 22 stk. instrument Forventet omfang av instrumentavhengig forbruksmateriell basert på historiske tall er pasientnære analyser av glukose pr. år. De oppgitte verdiene er uten forbindtlighet. 1.2 Rammeavtale I tillegg til det som leveres ved kontraktsinngåelse, er det forventet et behov for stk. instrumenter og dockingstasjoner. Det vil derfor bli inngått rammeavtaler for kjøp av instrumenter og dockingstasjoner samt instrumentavhengig forbruksmateriell. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med mulighet for UNN å prolongere denne med inntil år. Tilbyder forplikter seg til å levere produkter i henhold til denne anskaffelsen i inntil 4 år. UNN forplikter seg ikke til å kjøpe et bestemt kvantum. Det er UNNs behov som til enhver tid vil avgjøre kvantumet. 1.3 Interfaceløsning Instrumenter skal leveres med datamanager system. UNN benytter i dag DIPS lab som LIS og DIPS PAS/EPJ. Tilbudt system skal integreres med DIPS, med tanke på elektronisk overføring av oppdrag og prøvesvar. Slik integrasjon kan forekomme ved at hvert enkelt instrument integreres, eller at en medfølgende serverløsning/mellomvareløsning integreres mot DIPS. Eventuelle nødvendige lisenser skal være inkludert i tilbudet. Muligheter for oppkobling (interface) av instrumenter skal være via TCP/IP. Tilbyder skal beskrive krav til PC/server. UNN benytter Windows 7 som operativsystem. Side 3 av 9

4 1.4 Utprøving av vareprøver Ved evaluering av tilbudene vil det bli nødvendig med utprøving. Tilbyder skal levere vareprøver av tilbudte produkter. Det skal leveres 1 stk. instrument, samt nok forbruksvarer til ca. 50 tester. Det skal også leveres med ett nivå av kvalitetskontroll. Datamanager system skal ikke leveres som vareprøve. Vareprøvene sendes til adresse som oppgitt i pkt Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med vareprøver, vil ikke bli refundert. Vareprøver vil bli returnert etter avtale med tilbyder. 1.5 Referanseliste Det skal legges ved en oversikt over laboratorier som benytter seg av tilbudte instrumenter og system. Oversikten skal inneholde navn på kontaktperson samt telefonnummer. Referansene vil kunne bli kontaktet i evalueringsprosessen. 1.6 Levering Levering avtales med UNN. 1.7 Prøvedrift Det skal tilbys tre måneders prøvedrift og i gang-kjøring etter første gangs installasjon ved UNN Tromsø, UNN Harstad og UNN Narvik. Prøvedrift innebærer normal drift når installasjon av instrumenter og system fungerer etter intensjonen. Ved endt prøvedriftsperiode vil kjøper initiere en godkjennelses-/overtagelsesforretning. Overtagelsesforretning er et møte mellom kjøper og selger der alle aspekter ved prøvedriftsperioden evalueres. Garantitiden løper fra dato for overtagelsesforretning. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Anskaffelsesprosedyren er Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Konkurransen kunngjøres i Mercell, TED- og Doffin-databasen. 2.2 Språket i tilbudet Tilbudet skal stilles på norsk. Trykte brosjyrer, produktdatablad og lignende kan leveres på engelsk. 2.3 Pris Pris på instrumenter, dockingstasjoner, interfaceløsning og instrumentavhengig Side 4 av 9

5 forbruksmateriell skal oppgis på vedlagte prisskjema, vedlegg nr. 2 i Excel format. Pris skal oppgis i norske kroner (NOK) eksklusive MVA, men inkludert frakt/levering, gebyrer og andre kostnader. Tilbyder skal oppgi estimert årlig kostnad for analyser for instrumentavhengig forbruksmateriell jf. pkt. 2.1 i prisskjema. Det kan bli behov for å supplere med instrumenter eller dockingstasjoner i separate avrop. Det skal derfor gis tilbud på 3 varianter: 1. instrument med dockingstasjon 2. instrument 3. dockingstasjon Opplæring i henhold til kravspesifikasjonen pkt. 6 skal være inkludert. Samtlige kostnader som tilbyder har i forbindelse med opplæring skal være inkludert. Det skal gis pris på reparasjon eller bytte av defekte apparatet, jf. krav nr. 8.2 i kravspesifikasjonen. Prisen blir beregnet med i livssykluskostnadene med totalt 10 stk. instrumenter. 2.4 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er tirsdag 14. januar 2014 kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, innen tilbudsfristen. Har du noen spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget, må disse stilles i kommunikasjonsmodulen i Mercell. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til hvordan du skal laste opp tilbudet ditt, eller hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support: Tlf.: Det anbefales at tilbudet leveres inn i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra innkjøper som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før fristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. På offentlige utlysninger, vil du trenge en elektronisk signatur. Informasjon om dette finner du på eller Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert en elektronisk signatur. 2.5 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av innkomne tilbud. Side 5 av 9

6 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg vil ikke bli refundert av Universitetssykehuset Nord- Norge HF. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbudene må vedstås til 28. juni Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 2.9 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Innleveringssted vareprøver Vareprøver bes sendt eller innlevert til: Sendes til postadresse: Leveres til besøksadresse: Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innkjøpsavdelingen v/laila Dalsbø Lohne Postboks 100, 9038 Tromsø Innkjøpsavdelingen, plan 3, C0-fløya (rett sør for pasienthotellet) Sykehusveien 38 i Breivika, 9019 Tromsø NB! Ved bruk av Postens forsendelsestjenester er det leverandørens risiko for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen oppgitt tilbudsfrist jf. pkt Forsendelsen merkes tydelig med: Vareprøve anskaffelse 23-13, PNA glukose Frist for innsendelse av spørsmål Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd, vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totalpriser). Side 6 av 9

7 Tilbyder bes derfor om å legge ved en sladdet versjon av komplett tilbud. Ved eventuell begjæring om innsyn, vil Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke legger ved sladdet versjon av tilbudet, vurderes dette dit hen at tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt spesifikasjoner Tilbud som ikke tilfredsstiller våre obligatoriske krav i kravspesifikasjonen blir avvist Forbehold fra tilbyder Dersom tilbudet har avvik fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. Vesentlige forbehold mot kriterier i konkurransegrunnlaget vil kunne medføre at tilbudet blir forkastet Dokumentrang Følgende dokumentrang vil ligge til grunn for avtalen: 1. Konkurransegrunnlag med vedlegg. 2. Tilbudet til etisk handel Oppdragsgiver stiller krav til etisk handel hos sine leverandører, og gjør oppmerksom på de gjeldende forpliktelser. Se vedlegg nr. 4 "Etiske krav kontraktsvilkår". 3 Kvalifikasjonskrav på kvalifikasjonskrav lastes inn i Mercell kvalifikasjonskrav. Kun de leverandører som tilfredsstiller følgende kvalifikasjonskrav vil få sine tilbud vurdert: Organisatorisk og juridisk stilling: Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Skatteattester: Tilbyder skal være à jour med innbetaling av skatter og avgifter. Norske tilbydere skal dokumentere dette med attester som ikke er eldre enn 6 måneder. Registrering i foretaksregister eller bransjeregister etter nasjonal lovgivning (Firmaattest). Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Begge attestene skal være utstedt på skjema RF fra Kemner og kommunekasserer. Side 7 av 9

8 HMS-egenerklæring: Tilbyder skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Økonomisk og finansiell kapasitet: Tilbyder skal ha tilfredsstillende soliditet. HMS-egenerklæring (skjema for HMSegenerklæring følger som vedlegg nr. 3). Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall inkludert revisors beretning. Framleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Tekniske kvalifikasjoner: Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Oversikt over de viktigste leveranser de tre siste år for den type utstyr konkurransegrunnlaget omfatter, herunder oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker. Dersom beløpene er å betrakte som konfidensielle, så kan de oppgis som ca. beløp, eller som intervaller, for eksempel kroner, under/over 1 million eller lignende. 4 Kriterier for tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje ut i fra det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Evalueringen og rangering av tilbudet vil bli gjennomført i henhold til evalueringskrav i kravspesifikasjonen, vedlegg nr. 1, tilbyders beskrivelse og dokumentasjon. Følgende kriterier vil bli lagt til grunn: 4.1 Livssykluskostnader, vektes 40 % Beregnes ut i fra estimerte tall for en periode på 4 år. I beregningen inngår: Pris på instrumenter og dockingstasjoner Pris på interfaceløsning og lisenser Side 8 av 9

9 Pris på instrumentavhengig forbruksmateriell, jf. prisskjema pkt. 2.1 Pris på brukeropplæring Pris på bytte/reparasjon av instrumenter 4.2 Brukervennlighet, vektes 30% 4.3 Kvalitet, vektes 30% 5 Utforming av tilbudet Tilbudet skal inneholde følgende opplysninger og legges ved etter følgende struktur: Filnavn: Innhold/besvarelse: Mappe nr. 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrev undertegnet av autorisert representant for tilbyder med bekreftelse på at tilbyder aksepterer de krav og betingelser som er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Mappe nr. 2 - spesifikasjon Tilbyders svar på kravspesifikasjonen, vedlegg nr. 1. Legges ved i Excel-format. Mappe nr. 3 - skrav som beskrevet i kravspesifikasjonen, vedlegg skrav nr. 1. Mappe nr. 4 - Priser Tilbyders priser, ref. vedlegg nr. 2 - Prisskjema. Legges ved i Excel-format. Mappe nr. 5 - Referanseliste Referanseliste, ref. pkt Mappe nr. 6 - Sladdet tilbud Sladdet tilbud ref. pkt Tilbud som ikke inneholder disse opplysningene kan bli avvist. 6 Vedlegg Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende vedlegg: Vedlegg nr. 1: spesifikasjon Vedlegg nr. 2: Prisskjema Vedlegg nr. 3: HMS egenerklæring Vedlegg nr. 4: Etiske krav - kontraktsvilkår Vedlegg nr. 5: Innkjøpsbetingelser forbruksvarer Vedlegg nr. 6: Standard betingelser for kjøp og salg av teknisk utstyr Side 9 av 9