KONKURRANSEGRUNNLAG. for anskaffelse av. Konkurransegjennomføringsverktøy for Ringerike kommune. Saksnr. 16/2651

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av Konkurransegjennomføringsverktøy for Ringerike kommune Saksnr. 16/2651

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INFORMASJON OG REGLER FOR ANSKAFFELSEN OPPDRAGSGIVER FORMÅL KONKURRANSEDOKUMENTER FREMDRIFTSPLAN KUNNGJØRING LOVBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE SPØRSMÅL VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN RETTELSER, ENDRINGER ELLER SUPPLERINGER I KONKURRANSEDOKUMENTENE OFFENTLIGHET TILBYDERS UTGIFTER KRAV TIL TILBYDEREN SKATTEATTESTER HMS-EGENERKLÆRING KRAV TIL TILBUDET TILBUDSFRIST LEVERINGSSTED MERKING AV TILBUDET TILBUDSFORMAT SPRÅK TILBUDETS UTFORMING UNDERLEVERANDØRER FORBEHOLD TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN VEDSTÅELSESFRIST AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterium A: Pris... Feil! Bokmerke er ikke definert Tildelingskriterium B: Kvalitet... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4.2 TILDELING... 9 Side 2 av 9

3 1 INFORMASJON OG REGLER FOR ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Ringerike kommune har innbyggere og ligger en times kjøring fra Oslo. Kommunen er delt inn i 6 sektorer: Barn og unge, Skole og kultur, Samfunn, Helse og omsorg, HR og Økonomi. Blant sektorene, så står Samfunn for den betydeligste delen av kommunens anskaffelser. 1.2 Formål Ringerike kommune ønsker et konkurransegjennomføringsverktøy som kommunen kan benytte til gjennomføring av anskaffelser. Herunder skal alt av anskaffelsesprosedyrer, kvalifikasjons- og tildelingskriterier, dokumentasjonskrav, kravspesifikasjon, kontrakt, gjennomføringsmodell og tidsplan håndteres. 1.3 Konkurransedokumenter Konkurransedokumentene består av konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) og følgende vedlegg: Vedlegg nr. 1 Avtaledokument med bilag 2 Behovsspesifikasjon 3 Prisskjema 4 Egenerklæring om vandel 5 HMS-egenerklæring Navn 1.4 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende tentative fremdriftsplan Aktivitet Dato Frist for spørsmål Tilbudsfrist Kl Evaluering av tilbud Uke 24/25 Tentativt Meddelelse om kontraktstildeling Uke 25 Tentativt Signering av kontrakt Uke 27 Tentativt Oppdragsgiver tar sikte på at implementering skal være ferdigstilt senest Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN ( 1.6 Lovbestemmelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del II. Side 3 av 9

4 1.7 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Etter at tilbud er levert er det ikke anledning til å endre tilbudet. Det vil ikke bli gjennomført forhandlinger. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra oppdragsgiver, å få kartlagt uklarheter ved tilbudene. 1.8 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Eventuelle spørsmål vedrørende anskaffelsen skal sendes på e-post til oppdragsgivers kontaktperson: Navn E-post Nickolai-Thomas Berg Frist for spørsmål er Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig i DOFFIN for alle som har meldt interesse for anskaffelsen. 1.9 Rettelser, endringer eller suppleringer i konkurransedokumentene Oppdragsgiver kan foreta rettelser, endringer eller suppleringer i konkurransedokumentene, så lenge disse ikke er av vesentlig karakter, t.o.m Blir det gjort rettelser, endringer eller suppleringer etter denne datoen, vil tilbudsfristen bli forlenget. Rettelser, endringer eller suppleringer vil bli gjort tilgjengelig i DOFFIN for alle som har meldt interesse for anskaffelsen Offentlighet Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort etter lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), se 23 andre ledd, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. Ved begjæring om innsyn er oppdragsgiver forpliktet til å gjøre en egen vurdering av innsynskrav opp mot lovverket. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dersom vi mottar begjæring om innsyn, vil tilbyder bli kontaktet og bedt om å utarbeide og oversende en sladdet versjon av tilbudet. Det som da skal sladdes er enhetspriser og forhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde Tilbyders utgifter Oppdragsgiver vil ikke refundere utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. Side 4 av 9

5 2 KRAV TIL TILBYDEREN Tilbyder må oppfylle kravene opplistet nedenfor for å være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Tilbyder skal levere all dokumentasjon som etterspørres. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist. 2.1 Skatteattester Samtlige norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Tilbyder må ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og arbeidsgiveravgift Skatte- og merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 måneder) Skatte- og mva-attesten kan bestilles gjennom Altinn. Se: ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 2.2 HMS-egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge skal samtlige leverandører fremlegge en egenerklæring i samsvar med vedlegg 5. Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjon HMS-egenerklæring. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og medundertegnet av en av de ansatte. 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudsfrist Frist for levering av tilbud er kl Tilbyder har risikoen for at tilbudet er levert på rett sted innen tilbudsfristens utløp. 3.2 Leveringssted Levering skal skje til resepsjonen ved oppdragsgivers kontoradresse: Side 5 av 9

6 Ringerike kommune Osloveien Hønefoss Servicetorgets åpningstider er mandag - fredag kl Merking av tilbudet Anskaffelse av konkurransegjennomføringsverktøy for Ringerike kommune 3.4 Tilbudsformat Tilbudet leveres i papir, og med en minnepinne der tilbudet i sin helhet ligger elektronisk. 3.5 Språk Tilbudet skal være på norsk. Det gis adgang til å levere dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk dersom norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.6 Tilbudets utforming Tilbudet skal ha følgende inndeling: Papirversjon Elektronisk versjon Tilbudsbrev <tilbyders navn_tilbudsbrev.pdf> Kapittel 1 Kvalifikasjonsdokumenter <tilbyders navn_kvalifikasjonsdokumenter.pdf> Kapittel 2 Prisskjema <tilbyders navn_prisskjema.pdf Kapittel 3 Egenerklæring vandel <tilbyders navn_egenerklæring vandel.pdf> Kapittel 4 Besvarelse Del II KGV <tilbyders navn_del II KGV.pdf> Kapittel 5 Besvarelse Del III Integrasjon <tilbyders navn_del III KSV.pdf> mot andre systemer Kapittel 6 Besvarelse Del IV Case <tilbyders navn_del IV Case.pdf> Kapittel 7 Underleverandører <tilbyders navn_underleverandører.pdf> Kapittel 8 Forbehold <tilbyders navn_forbehold.pdf> Tilbudsbrevet skal inneholde: Tilbyders navn og postadresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og telefonnummer Bekreftelse på at tilbudet er i samsvar med krav og vilkår i konkurransedokumentene eller en henvisning til vedlegg med beskrivelse av forbehold. Dato Navn, tittel og signatur til person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen Krav til kvalifikasjonsdokumentene fremgår av pkt. 2. Side 6 av 9

7 3.7 Underleverandører Dersom tilbyder vil benytte underleverandører, skal det opplyses om navn på disse, hvilke oppgaver de skal utføre samt hvor stor andel av kontrakten som vil bli tildelt underleverandørene. Disse opplysningene skal gis i eget vedlegg. En leverandør kan støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene ved å fremlegge forpliktelseserklæring iht. Bilag 6 fra disse foretakene. Dette iht. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-9 (2). 3.8 Forbehold Dersom tilbyder har forbehold til konkurransedokumentene, skal dette opplyses i tilbudsbrevet og forbeholdene skal angis presist og entydig i eget vedlegg. For hvert forbehold skal det tydelig henvises til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget eller avtaledokumentet forbeholdet refererer seg til. Videre skal det redegjøres for eventuelle prismessige konsekvenser av forbeholdet. Vesentlige forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 3.9 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å gi tilbud på bare deler av anskaffelsen Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til tre måneder etter tilbudsfristen. 4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av tildelingskriteriene angitt nedenfor. Tildelingskriterium Vekt (%) Tildelingskriterium A: Pris 30 Herunder vurderes oppgitte priser gitt i Vedlegg 3 Prisskjema. Antall timer for bistand og opplæring, heldagskurs osv. er kun et estimert antall og skal inngå i evalueringen. Ringerike kommune forplikter seg på ingen måte til å kjøpe oppgitt kvantum. Beste tilbud (laveste pris) gis 10 poeng. Ved evaluering vurderes summen av alle estimerte kostnader etter følgende formel: (Sum Laveste estimerte Pris/Sum estimerte Pris som evalueres) x 10 Side 7 av 9

8 Tildelingskriterium B: Kvalitet Herunder vurderes oppfyllelse av Vedlegg 2 Kravspesifikasjon. Det tilbudet som etter vår skjønnsmessige oppfatning scorer høyest på kvalitet vil bli gitt 10 poeng. Øvrige tilbud gis skjønnsmessig poeng lavere enn 10. Det er Ringerike kommunes skjønn som legges til grunn for evalueringen. Tildelingskriterium C: Brukervennlighet Herunder vurderes brukervennligheten ved gjennomføring av oppgitte case (oppgave). Brukervennligheten vil bli skjønnsmessig evaluert av et brukerpanel fra kommunen som består av 3 personer. Det tilbudet som etter vår skjønnsmessige oppfatning scorer høyest på brukervennlighet vil bli gitt 10 poeng. Øvrige tilbud gis skjønnsmessig poeng lavere enn 10. Det er Ringerike kommunes skjønn som legges til grunn for evalueringen For hvert tildelingskriterium vil tilbudene bli vurdert på en skala fra 0 til 10. Beste tilbyder på hvert tildelingskriterium vil få karakteren 10. Karakterene for de øvrige tilbyderne settes deretter forholdsmessig. Karakterene vektes og summeres i en totalkarakter for hver tilbyder. Tilbyderen som oppnår høyest totalkarakter vil bli tildelt kontrakt. 4.2 Case for tildelingskriterium C: Brukervennlighet For å besvare tildelingskriterium C: Brukervennlighet, skal tilbyder gjennomføre en case med konkurransegjennomføringsverktøyet som er tilbudt. Det skal her leveres «PrintScreen» av prosessen for å vise hvordan oppgaven er løst (dette skal leveres ved tilbudet). Etter innlevert tilbud, skal det gjennomføres en live demo via linje eller i kommunens lokaler der det kan åpnes for spørsmål vedrørende oppgaven. Oppgaven er: Ringerike kommune skal bygge ny barneskole øst. Prosjektet heter «Barneskole Øst», og kommunen skal utlyse en konkurranse med forhandlinger for graveentreprise etter forskriftens del II. Vis følgende: Hvordan opprette prosjekt Hvordan opprette en konkurranse under prosjektet Hvordan få konkurransen og/eller prosjektet på brukerens forside eller annet sted der brukeren lett finner fram til konkurransen igjen Hvordan fylle inn informasjon og laste inn dokumenter Hvordan gi korrekt brukertilgang til andre brukere i kommunen. Eventuelt dersom det er mulig å gi brukertilgang til en ekstern konsulent Hvordan motta beskjeder, og gi svar tilbake til vedkommende. Hvordan legge til tilleggsinformasjon Hvordan gjøre versjonsendringer Hvordan se hvem som har vært inne på konkurransen og hvem som har levert inn tilbud Hvordan åpne tilbud Hvordan gi tilbakemelding til tilbyderne (forhandlinger) Hvordan tilbyderne får levert inn nytt revidert tilbud Hvordan evaluere tilbudene og tildele Hvordan håndtere eventuelle klager Side 8 av 9

9 Hvordan sende inn nødvendige dokumenter til ESA ver. 8 og til House of Control 4.3 Tildeling Oppdragsgivers tildeling om valg av leverandør vil før kontrakt inngås bli skriftlig meddelt deltakere i konkurransen. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget samt en frist for eventuelle klager på tildelingen. Side 9 av 9