Veiledning til politiets. konkurransegrunnlag. - åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Veiledning til politiets konkurransegrunnlag - åpen anbudskonkurranse Politiets data- og materielltjeneste Dato:

2 INNHOLD 1 INNLEDNING FORMÅL BAKGRUNN ANSKAFFELSESPROSEDYRER AVTALEFORMER TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET FREMGANGSMÅTE ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KVALIFIKASJONSKRAV NASJONALE KRAV OPPPDRAGSGIVERS KVALIFIKASJONSKRAV TILBUDET TILBUDSBREV KRAVSPESIFIKASJON TILBUDSPRØVER PRISER FORBEHOLD TILDELINGSKRITERIER FRISTER SPØRSMÅL MYTER OG FAKTA DEFINISJONER BILDEEKSEMPLER SJEKKLISTE Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 2 av 16

3 1 INNLEDNING 1.1 FORMÅL Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) er politiets sentrale innkjøpsorgan og inngår de sentrale anskaffelser på vegne av etaten. PDMT opplever ofte at leverandører ikke besvarer tilbudet i henhold til oppgitte retningslinjer. Dette kan føre til unødvendig avvisning av tilbyder eller tilbud. PDMT ønsker å gjøre leverandørene sine bedre rustet til å besvare våre anbud, og presenterer herved en innføring til konkurransegrunnlaget. Ettersom PDMT også gir ut enkelte maler til politidistriktene og særorganene vil veilederen også kunne omfatte konkurransegrunnlag utgitt av disse. Denne veilederen henviser dermed til eksempler på hva som kan omfattes i et konkurransegrunnlag og vil uansett kunne tjene som en veileder for offentlige anskaffelser generelt. Punkt 1 gir en generell innledning, mens de øvrige punkter gir direkte innføring til konkurransegrunnlaget. Punkt 7 gir en definisjonsordliste. I punkt 9 ser man bildeeksempler på dokumentasjon. Siste side gir leverandørene en sjekkliste som kan være greit å ha ved innlevering av tilbud. OBS: dersom det er motstrid mellom dette dokumentet og konkurransegrunnlaget har alltid konkurransegrunnlaget forrang. 1.2 BAKGRUNN Politiet er underlagt Lov og forskrift om offentlige anskaffelser ( html og Politiets konkurransegrunnlag og gjennomføring av anbudskonkurranser er i henhold til loven og forskriften. Loven og forskriftens del I gjelder alle offentlige anskaffelser, mens forskriftens benyttelse av del II eller III er avhengig av hvilken verdi anskaffelsen har. For tilbydere kan det være en fordel å ha noe kjennskap til regelverket, spesielt de paragrafer som knytter seg til avvisning, / (kvalifikasjonskrav) og / (tilbud). 1.3 ANSKAFFELSESPROSEDYRER I offentlige anskaffelser er det stort sett to prosedyrer som benyttes, det er åpen og begrenset anbudskonkurranse. I en åpen anbudskonkurranse har man både kvalifisering av leverandører og innlevering av tilbud i samme omgang. I en begrenset anbudskonkurranse kvalifiserer man leverandørene og inviterer kun de kvalifiserte til å inngi tilbud. Denne fremgangsmåten kan man velge eksempelvis i de tilfeller hvor kravspesifikasjonen er sensitivt materiale som man ikke ønsker skal ligge offentlig tilgjengelig, eller at antall leverandører er stort og at man derfor vil begrense antall tilbud. At konkurransen er begrenset betyr derimot ikke at informasjonen er gradert på noe vis, og tilbudene til leverandørene er offentlig tilgjengelig etter konkurransen er avsluttet (i henhold til Offentleglova, se også punkt 1.5). Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 3 av 16

4 Denne veilederen omhandler åpen anbudskonkurranse. 1.4 AVTALEFORMER Man kan inngå både rammeavtaler og kjøps-/tjenestekontrakter. En rammeavtale velges når man har uperiodiske og til dels ukjente avrop i løpet av avtaleperioden. Man vet kanskje at det kjøpes ca 100 i året eller 400 over hele avtaleperioden, men ikke når i løpet av perioden. En kjøps-/tjenestekontrakt inngås i de tilfeller hvor man har faste avrop og kjenner omfanget. Et typisk eksempel kan være renholdstjenester. I begge tilfeller foreligger det alltid generelle avtalevilkår til grunn i avtalen. 1.5 TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET Leverandørene har taushetsplikt om enhver opplysning om politiet, politiets systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med anbudskonkurranser. Politiet har også taushetsplikt ovenfor leverandørene med hensyn til tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Tilbudet til leverandøren er derimot offentlig tilgjengelig etter kontrakten er tildelt og signert. Det betyr ikke at tilbudet ligger et sted hvor alle kan lese tilbudet, men etter den nye Offentleglova kan enhver søke om innsyn i leverandørers tilbud. Dette gjelder så vel journalister, privatpersoner samt konkurrenter. Leverandøren som har levert tilbudet det ønskes innsyn i, vil alltid få anledning til å si fra om hva som ønskes hemmeligholdt. Oppdragsgiver har muligheten til å overprøve dette, da det kun er anledning til å hemmeligholde informasjon som av konkurransemessig betydning, og alt som skal unntas må være hjemlet i lov. Man kan med andre ord ikke hemmeligholde alt. Enhetspriser blir alltid hemmeligholdt, og leveringstider kan være et eksempel på hva som kan bli hemmeligholdt. Dersom man gir innsyn i tilbud vil man ofte skrive ut tilbudet på papir og fysisk sladde den informasjonen som skal hemmeligholdes. 1.6 FREMGANGSMÅTE ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE I henhold til regelverket skal kvalifikasjonskravene alltid evalueres først. Leverandøren skal alltid bli kvalifisert før man evaluerer tilbudet. Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 4 av 16

5 Dernest evaluerer oppdragsgiver de absolutte kravene i kravspesifikasjonen. I siste fase evaluerer man tildelingskriteriene, herunder preferanser i kravspesifikasjonen (dersom det er noen). 2 KVALIFIKASJONSKRAV I en anbudskonkurranse er man pliktig å sikre seg kvalifiserte leverandører. Hva kvalifiseringen innebærer avhenger av type anskaffelse. Kvalifiseringen sikrer at oppdragsgiver handler fra seriøse leverandører, med god leveringsdyktighet og at de har økonomi til å bestå i avtaleperioden. Det spiller liten rolle om man får et godt produkt til en lav pris om man aldri får levert varen grunnet konkurs eller mangel på styring hos leverandøren. Derfor er kvalifiseringsprosessen alltid det første steget i en anbudskonkurranse. I denne fasen ser oppdragsgiver kun på kvalifikasjonsdokumentene, og har ikke lov til å åpne tilbudene før kvalifisering er gjennomført. Dette for å sikre at man ikke lar seg påvirke av tilbudet. Det er ikke nødvendig å legge ved produktbrosjyrer etc ved siden av dokumentasjon på kvalifikasjonskrav, da alle kvalifikasjonskrav kun knytter seg til leverandøren. 2.1 NASJONALE KRAV I henhold til forskriften skal oppdragsgiver alltid etterspørre skatteattester og HMSegenerklæring. Skatteattestene skal aldri være eldre enn 6 mnd og de skal helst være uten restanser (ikke skyldig beløp). Å avvise en tilbyder på grunn av restanser i skatt er valgfritt, men det skal begrunnes. Ofte vil oppdragsgiver undersøke årsaken til restansen før en eventuell avvisning på dette, dog avhengig av hvor stor restansen er. Dersom denne dokumentasjonen ikke ligger vedlagt ved frist, kan oppdragsgiver velge å etterspørre dette. Merk dog at det gis korte tilleggsfrister, og dersom det ikke besvares innen tidsfrist vil det medføre avvisning. Det er derfor viktig å legge ved alt riktig i første omgang. Dette er særdeles viktig for de øvrige kvalifikasjonskrav. 2.2 OPPPDRAGSGIVERS KVALIFIKASJONSKRAV Som dokumentasjon på at leverandøren kan være levedyktig i kontraktsperioden kan oppdragsgiver be om kredittrating. Denne skal ofte ikke være lavere enn A. A er koden dersom man bruker Dun & Bradstreet. Andre kredittratingselskaper kan operere med tilsvarende koder eller poengsummer. Dersom det kreves kredittrating A, og tilbyderen har rating B, eller snart har kredittrating A vil tilbyderen avvises. Kravet er absolutt. Av og til ber oppdragsgiver om årsregnskap, årsberetning og omsetning. Dette er for de tyngste kontraktene hvor det er enda viktigere for oppdragsgiver å ha en trygg leverandør som kan bestå ut kontraktsperioden. Kravet kan variere, så husk å legge ved antall år som etterspørres. Dersom man ikke har årsregnskapet klart fra foregående år skal man legge ved de siste tilgjengelige årsregnskap. Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 5 av 16

6 Erfaring er også et krav oppdragsgiver ofte setter. Kravet kan variere, men dokumentasjonen er ofte lik. Det skal gis en liste hvor man angir tidspunkt, verdi og mottaker. Alle disse tre tingene skal oppgis. Dersom man ikke har lov til å oppgi verdi må man avklare med oppdragsgiver på forhånd hvordan man skal forholde seg, evt. angi intervaller slik at oppdragsgiver har en formening om størrelsesorden. Oppdragsgiver bruker aldri verdien til annet enn å vurdere om omfanget til tidligere leveranser er sammenlignbart med vårt omfang. Det er ikke det samme å levere 750 skuddbeskyttende vester i året som 100. Verdien sier noe om hva leverandøren er i stand til å håndtere. Oppdragsgiver kan også sette krav til system for kvalitetssikring/-styring. Det kan være viktig for oppdragsgiver å få dokumentert at produkt og leveranse er underlagt system og rutiner som sikrer at disse er i henhold til det som er avtalt og forventet. Det vil si at alle elementer (utvikling, produksjon, salg og distribusjon) skal dokumenteres i forhold til kvalitetssikring. Dokumentasjonen skal være i form av rutinebeskrivelser eller tilsvarende som konkret beskriver hvordan de etterspurte rutinene gjennomføres. Dersom man kan vise til gyldig sertifikat i henhold til anerkjent kvalitetsstandard (ISO 9001) vil dette kunne erstatte dokumentasjon av konkrete rutiner. Det er viktig å merke seg at et sertifikat skal omfatte alle elementer som etterspørres i anskaffelsen. Dersom for eksempel ISO-sertifikatet omfatter Utvikling og produksjon, må tilbyder dokumentere aktuelle rutiner for Salg og distribusjon separat. De mest vanlige rutiner som kreves dokumentert er: Leveringsdyktighet (rutiner som beskriver hvordan tilbyder sikrer at avtalt leveringstid oppfylles) Avviks- og reklamasjonsbehandling (rutiner som beskriver hvordan tilbyder håndterer reklamasjon fra kunder og interne avvik) Godkjenning av underleverandør (rutine for hvordan tilbyder godkjenner eventuelle underleverandører. Hvilke krav stilles til underleverandør, hvordan dokumenteres tilbyder at underleverandør er godkjent, hvordan verifiserer tilbyder at underleverandør tilfredsstiller gitte krav m.m.) Oppdragsgiver kan også ha krav om at man skal ha forbindelser med eventuelle underleverandører. Dersom det foreligger en samarbeidsavtale kan man legge ved forsiden på denne avtalen slik at man ser partene samt underskrifter fra partene. Om en samarbeidsavtale ikke er formalisert ønsker oppdragsgiver at den andre parten (produsenten etc) skriver en erklæring (et brev) på at det er et samarbeid gående. Erklæringen bør helst signeres. Se eksempel i punkt 9. 3 TILBUDET 3.1 TILBUDSBREV Ofte skal det utarbeides et tilbudsbrev, eventuelt kan oppdragsgiver ha utarbeidet en mal for dette (eksempelvis tilbudsskjema). Et tilbudsbrev bør ikke være langt og behøver ikke inneholde informasjon om resten av tilbudet eller om leverandøren. Oppdragsgiver vurderer tilbudet kun ut fra annen dokumentasjon. Tilbudsbrevet skal kun angi hvem som leverer tilbudet, hvem som er kontaktperson, eventuelt hvilke deler av konkurransen man inngir tilbud på (dersom det åpnes for å gi deltilbud) og at tilbudet vedstås til den dato oppdragsgiver har angitt. Dersom Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 6 av 16

7 vedståelsesfristen avviker fra oppdragsgivers frist vil tilbudet avvises da dette er et vesentlig forbehold. 3.2 KRAVSPESIFIKASJON Oppdragsgiver kan ha et eget dokument for kravspesifikasjonen. Kravspesifikasjonen skiller på krav, preferanser og opsjoner. Preferanser og opsjoner kan forekomme. Krav er absolutte krav som skal oppfylles, med mindre annet er angitt spesifikt. Leverandøren skal besvare kravet enten i kommentarfeltet eller eventuelt i eget vedlegg dersom det er spesielt angitt. Leverandøren skal også krysse av ja i en kolonne. Dersom leverandøren ikke kan oppfylle ett eller flere krav vil man bli avvist. Leverandøren kan også avvises selv om de har krysset av ja hvis oppdragsgiver mener at kravet ikke er oppfylt. Dersom man ikke kan oppfylle alle krav i kravspesifikasjonen bør man avstå fra å levere tilbud. I kravtabellen kan det også stå noe om måten dokumentasjonen på oppfyllelse av kravet skal gis på. Eksempelvis kan det stå tredjepartsdokumentasjon. Da kreves det at kravet, gjerne i tillegg til en beskrivelse, også skal dokumenteres ved å legge ved et sertifikat fra en uavhengig tredjepart som kan dokumentere at kravet er oppfylt. Se eksempel i punkt 9. Merk at tredjepart verken er oppdragsgiver, leverandøren eller produsent. Det kan også stå tilbudsprøve og oppdragsgiver skal da kunne, gjerne i tillegg til beskrivelse, på bakgrunn av tilbudsprøven avgjøre om kravet er oppfylt. Ved bruk av Tilbyders dokumentasjon gis tilbyderen en valgfrihet i dokumentasjonen, eksempelvis ved å bare beskrive hvordan kravet er oppfylt, eller vise til dokumentasjon som kan bevise at kravet er oppfylt. Se eksempel i punkt 9. Dersom man skal angi besvarelsen på kravet i et annet dokument må man angi hvor man finner dette. Det samme gjelder dokumentasjonen som sannsynliggjør at kravet er oppfylt. Oppdragsgiver skal ikke lete med lys og lykter etter informasjon som sannsynliggjør at kravet er oppfylt. Dette er leverandørens ansvar. Med å sannsynliggjøre mener oppdragsgiver at leverandøren skal gi en beskrivelse eller annen dokumentasjon som kan gjøre oppdragsgiver i stand til å vurdere om kravet er oppfylt. Se eksempel i punkt 9. Det kan forekomme preferanser i kravspesifikasjonen. Preferanser er ikke absolutte krav, men noe som er ønskelig at leverandøren leverer. Man blir altså ikke avvist dersom preferansene ikke er oppfylt. Dersom leverandøren kan tilby preferansene skal disse prises inn i tilbudet. Leverandøren velger selv hvilke preferanser som tilbys, dette blir en avveining mellom pris og de poeng man får for oppfyllelse av preferansen. Preferansene skal besvares på samme måte som kravene, men her er det lov å svare nei dersom man ikke kan tilby dette. Dersom leverandøren kan oppfylle preferanser gir oppdragsgiver poeng for hver preferanse som kan oppfylles (poeng og vekting kan variere). Dersom det er preferanser i kravspesifikasjonen er preferanser alltid en del av tildelingskriteriene i konkurransen. Opsjoner kan også forekomme i kravspesifikasjonen. Opsjoner kan enten være absolutte krav, som må oppfylles for å vurderes, eller ikke absolutte, men noe som er ønskelig at leverandøren leverer. Forskjellen fra preferanser og opsjoner er at opsjoner er noe oppdragsgiver kan velge å benytte seg av eller ikke. Det kan være at oppdragsgiver på tidspunktet for utarbeidelse av kravspesifikasjonen ikke vet om det vil være behov for det, eller at man vil se an prisen før man kjøper. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å benytte seg av opsjonen. Dersom leverandøren tilbyr det i tilbudet skal det derimot leveres dersom oppdragsgiver ber om dette. Oppdragsgiver har som regel ikke lov å kjøpe tilsvarende opsjon hos andre tilbydere dersom opsjonen må kunne Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 7 av 16

8 leveres av tilbyderen. Hvis oppdragsgiver skal ha lov til å kjøpe opsjonen av andre må dette stå angitt spesifikt i konkurransegrunnlaget og kontrakten. Dersom det forekommer uklarheter i tilbudet kan oppdragsgiver i enkelte tilfeller avklare dette med leverandøren. Merk dog at dette skillet i regelverket ikke er tydelig, noe som gjør at hjemmelen sjelden får anvendelse. Dersom uklarheten medfører at tilbudet vanskeliggjør evaluering og sammenligning med de øvrige tilbud, skal tilbudet avvises. Sørg derfor for at alt er krystallklart. Det som kan være klart for leverandøren behøver ikke alltid være klart for oppdragsgiver. 3.3 TILBUDSPRØVER I anskaffelser hvor det skal anskaffes materiell ber oppdragsgiver ofte om tilbudsprøver. Dette er enten for å sjekke at kravene er oppfylt og/eller dersom det skal testes. Det er viktig å sjekke at man sender med riktig antall og type tilbudsprøve sammen med tilbudet. Tilbudsprøvene skal leveres sammen med tilbudet og skal leveres innen tilbudsfrist. Dersom tilbudsprøven kommer inn for sent vil hele tilbudet avvises. 3.4 PRISER Oppdragsgiver lager ofte egne skjemaer for priser. Denne kan forekomme i pdf-format som skjema. Dette er for å sikre at leverandørene ikke legger inn egne vilkår i dokumentet som strider mot oppdragsgivers vilkår (disse skal i så fall inn i vedlegg for forbehold og forutsetninger). Dersom skjemaet er i word-format er det viktig at leverandøren ikke endrer noe, annet enn å legge inn priser og eventuelt kommentarer i skjemaet. Leveringstider, prisbestemmelser og betalingsbestemmelser fremkommer av kontraktsvilkårene (eget vedlegg). 3.5 FORBEHOLD Forbehold skal føres i eget vedlegg. Forbehold som tas andre steder i tilbudet vil oppdragsgiver ha mulighet til å ikke ta hensyn til. Vesentlige forbehold kan medføre avvisning (eksempelvis hvis det gjør det vanskelig å sammenligne med øvrige tilbud, eller forbehold til kontrakten som ikke kan godtas). Forbehold som ikke prises vil antas inkludert i prisen gitt. Forbehold som kan prises av oppdragsgiver vil bli lagt på prisen i evalueringen. 4 TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriteriene angir hva som vektlegges når konkurransen skal avgjøres. Alle som blir kvalifisert og oppfyller alle absolutte krav går videre til selve konkurransen. Ofte består tildelingskriteriene av pris og kvalitet. Vektingen sier noe om hvor mye det betyr. Dersom pris er vektet 60 % og kvalitet 40 % vil man, hvis maks poengsum er 10 og man får best oppnåelse på begge kriterier få henholdsvis 6 og 4 poeng, maksimalt 10 poeng. Oppdragsgiver kan eksempelvis benytte en lineær utregningsmodell hvor leverandøren med henholdsvis best pris (laveste pris) eller beste oppnådde poengsum (høyeste poengsum) på preferanser får høyest poengsum. Øvrige leverandører får en poengsum som avhenger av den beste leverandørens poeng, og gis et prosentvis fratrekk. Får beste leverandør 10 poeng og du 9 Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 8 av 16

9 vil poengforskjellen mellom dere være liten. Om du får 5 poeng får du halvparten av beste leverandørs poeng (eksempelvis 2 poeng på kvalitet i eksempelet over). Om du har dobbelt så høy pris eller mer vil du få null poeng. Valg av utregningsmodell og evalueringsmetode vil variere fra oppdragsgiver til oppdragsgiver. 5 FRISTER Tilbudsfristen skal være angitt i konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser. Denne fristen er absolutt. Hvor lang tilbudsfristen er, avhenger av hvilken del av forskriften man er omfattet av. Er anskaffelsen omfattet av Del III (anskaffelser over EØS terskelverdi) er det minimum 45 dager (eller minimum 40 dager dersom konkurransegrunnlaget er tilgjengelig elektronisk eksempelvis nedlastbar fra Doffin). Er anskaffelsen omfattet av Del II skal det gis tilstrekkelig tid, så her har oppdragsgiver anledning til å sette en frist som de mener er tilstrekkelig. Det er leverandørens ansvar at alt er inne innen tidsfrist. Det tas ikke hensyn til at pakkene kommer for sent, kommer på avveie i posten/tollen, at budfirmaet ikke leverer innen tiden, at den som leverer sitter fast i trafikken, at det er problemer med nettlinjen eller elektronisk signatur (dersom man leverer via nett gjennom et konkurransegjennomføringsverktøy). Vedståelsesfristen sier noe om hvor lenge leverandøren må vedstå tilbudet sitt (hvor lenge tilbudet er gyldig) for å bli vurdert i konkurransen. Vedståelsesfristen settes på bakgrunn av når man ser for seg å ha signert kontrakt. Vedståelsesfristen er gjerne litt lenger, da man må ta hensyn til eventuell klagebehandling før kontrakt inngås. Vedståelsesfristen kan derimot forlenges hvis kontrakt ikke er signert innen tiden. Dette må da skje i rimelig tid før fristen går ut, og alle tilbydere skal bes om å forlenge sin vedståelse. Det er valgfritt for tilbyderne å forlenge vedståelsesfristen, men dersom man ikke forlenger vil man ikke kunne tildeles kontrakt (eksempelvis hvis tildelingen er feil og omgjøres under klagebehandlingen, eller dersom tilbyderen allerede er tildelt). 6 SPØRSMÅL Husk at dersom det er uklarheter eller andre forhold dere lurer på i en anbudskonkurranse, så benytt muligheten til å stille spørsmål. Det kan være alt fra alternative måter å dokumentere krav på til eventuelle tekniske spørsmål til kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver har i liten grad anledning til å ta stilling til problemstillinger etter at tilbudsfristen har utløpt. Spesielt gjelder dette alternative måter å dokumentere krav på (kvalifikasjonskrav eller krav i kravspesifikasjonen). En konsekvens av at tilbyder ikke har avklart dette og det er uklart eller ikke dokumentert i henhold til angitt, vil tilbyderen eller tilbudet kunne avvises. Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 9 av 16

10 7 MYTER OG FAKTA Oppdragsgiver kjenner mitt firma, så jeg trenger ikke vedlegge all dokumentasjon. Feil. Oppdragsgiver er pliktet til å evaluere dokumentasjonen som er innsendt i hver anbudskonkurranse. Derfor må all dokumentasjon gis som om det var til ukjente. Dette gjelder alt fra dokumentasjon til beskrivelser som kan oppfattes som selvfølgelige. Som en del av etterprøvbarheten kreves det at en uavhengig part kan vurdere tilbudene, og tilbudene bør skrives deretter. Mitt firma ble kvalifisert i konkurransen tidligere, og derfor trenger jeg ikke sende inn noe dokumentasjon på kvalifikasjonskrav. Feil. Som nevnt ovenfor må all dokumentasjon innsendes i hver konkurranse. Mitt firma ble kvalifisert i en anbudskonkurranse for en måned siden, så jeg legger med det samme som sist og antar det går greit. Feil. Krav til leverandøren kan variere med hensyn til hva som skal anskaffes. Det kan også være at oppdragsgiver har endret praksis i tråd med rettspraksis / KOFA-praksis. Alt må leses nøye hver gang, og alt må dokumenteres. Oppdragsgiver kjenner vårt produkt, så vi trenger ikke legge ved dokumentasjon. Feil. Som nevnt i første påstand skal alt dokumenteres i tilbudet. Oppdragsgiver har anledning til å legge vekt på tidligere erfaring, men i praksis skjer det svært sjelden (om noen sinne). Dette er fordi en slik erfaring må være veldokumentert gjennom tid. Oppdragsgiver kan ikke skrive en erfaringsrapport to uker før kunngjøring og ta hensyn til denne. Det må være dokumentert (herunder arkivert) over tid. Dette gjelder så vel positive som negative erfaringer. Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 10 av 16

11 8 DEFINISJONER Anbud konkurranseutsetting Avtale synonym: kontrakt, hele kontrakten under ett (kontraktsvilkår, kravspesifikasjon, priser etc) Avvisning av tilbyder når en leverandør avvises på kvalifikasjonskrav Avvisning av tilbud når tilbudet til leverandøren avvises (eks. manglende oppfyllelse av krav, forbehold e.l.) Konkurransegrunnlag administrative bestemmelser, kravspesifikasjon, prisvedlegg og andre dokumenter som skal inngå som en del av tilbudet Kontrakt synonym: avtale Kontraktssignering når kontrakt er signert (herunder godtatt) av begge parter. Først ved kontraktssignering er avtalen bindende mellom partene Kontraktsvilkår de overordnede vilkårene i avtalen/kontrakten (eksempelvis betalingsvilkår, leveringsbestemmelser, ansvarsfordeling, klausuler om endringer, mislighold, etc) Kunngjøring synonym: utlysning, når anbudskonkurransen er publisert på Doffin (og TED). I visse tilfeller brukes kunngjøring også om den overordnede informasjonen om anbudskonkurransen gitt i Doffin. Oppdragsgiver den offentlige etat som utlyser og gjennomfører konkurransen Tilbud inneholder alle dokumenter som skal bli en del av kontrakten (eks. priser, kravspesifikasjon, løsningsbeskrivelser) Tilbyder samme som leverandør, men brukes i fasen om den som faktisk har levert tilbud Tildeling når konkurransen er avgjort og vinner er annonsert, men før kontraktssignering. Tildelingen kan endres, og er ikke bindende. Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 11 av 16

12 9 BILDEEKSEMPLER Erfaring fra tilsvarende oppdrag: Ref. Mottaker Oppdragets Nr. innhold 1 Andeby kommune Leveranse av kontorrekvisita 2 Politiet i Hundremeterskogen Skuddbeskyttende materiell Årlig verdi Tidspunkt Kontaktperson NOK eks. mva Grunnet sensitivetshensyn oppgis verdi i intervall NOK eks.mva > d.d. Donald Duck, tlf eller e-post donald.duck@andeby.kommune.no 2009 Winnie Pooh, tlf eller e-post winnie.pooh@hundremeter.politi.com Kvalitetssikring: Eksempel på hva som kreves av dokumentasjon: 1. Gyldig sertifikat, i henhold til ISO9001:2008, fra produksjonsbedrift. Sertifikatet omfatter utvikling og produksjon av det etterspurte produktet. 2. Rutine for avviks- og reklamasjonsbehandling gjeldende for leverandør (salg og distribusjon). Rutinen skal minst inneholde: a. Beskrivelse ansvars- og myndighetsforhold i. hvem er ansvarlig for å melde avvik og reklamasjon ii. hvem godkjenner og iverksetter strakstiltak, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak iii. hvem lukker avvik iv. hvem melder tilbake til kunde. b. Beskrivelse av hvordan rutinen gjennomføres i praksis c. Dokumentasjon av eventuelle skjemaer som benyttes 3. Rutine for håndtering av bestillinger og levering til kunde (salg og distribusjon) a. Beskrive ansvars- og myndighetsforhold b. Beskrivelse av rutiner for ordremottak, tilbakemelding til kunde om leveringstid, hvilke tiltak som settes i verk dersom det skulle oppstå en forsinkelse i levering eller lignende 4. Rutine for godkjenning av underleverandør (salg og distribusjon) a. Beskrivelse av ansvars- og myndighetsforhold i. Hvem er ansvarlig for å gjennomføre leverandørvurdering/leverandørgodkjenning ii. Hvem godkjenner vurderingen b. Beskrivelse av hvordan rutinen gjennomføres i praksis c. Dokumentasjon av eventuelle skjemaer som benyttes Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 12 av 16

13 Erklæring samarbeid: Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 13 av 16

14 Tilbudsbrev: Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 14 av 16

15 Kravspesifikasjon krav og preferanser: Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 15 av 16

16 10 SJEKKLISTE Merk at krav kan variere, og at sjekklisten er laget på generelt grunnlag. Krav Spesielt Kryss av Skatteattest skatt Ikke eldre enn 6 mnd Skatteattest MVA Ikke eldre enn 6 mnd HMS-egenerklæring Signert av daglig leder og representant ansatt. Skjema hentes på html Firmaattest Bør ikke være eldre enn 12 mnd. Kredittrating Ikke eldre enn 6 mnd, må være kredittrating A eller tilsvarende (Årsregnskap) Sjekk hvor mange år (Årsberetning) (Omsetning) Erfaring Husk verdi, tidspunkt og mottaker! Kvalitetssikring Husk å vedlegge sertifikater eller rutiner for system, merk hvilken informasjon som er minimum av dokumentasjon Forbindelse med underleverandør Legg ved dokumentasjon på samarbeid, helst signerte avtaler eller en signert erklæring fra underleverandør Tilbudsbrev Husk kontaktperson, evt. hvilke delområder man gir tilbud på, og vedståelsesfrist (dato hentet fra administrative bestemmelser) Kontraktsvilkår Les gjennom og sørg for at dere godtar vilkårene. Et forbehold mot vilkårene vil kunne medføre avvisning. Kravspesifikasjon Husk å krysse av ja på alle krav, gi beskrivelser av oppfyllelse, samt tydelige referanser til hvor man finner dokumentasjon Dokumentasjon på krav Husk å legge ved alle dokumenter dere viser til i kravspesifikasjonen, og legg ved i angitte vedlegg (ofte kalt tilbyders vedlegg/leverandørens løsningsforslag etc.) Priser Forbehold Fyll ut prisskjema Dersom dere tar forbehold, vurder om dette kan medføre avvisning og om dere er villig til å ta risikoen. Merk at forbehold skal kun føres i angitt vedlegg. Vedlegg 2 Veiledning til tilbydere Side 16 av 16