Pristilbud, tildelingskriterier og evaluering

Transkript

1 VED KJØP AV NÆRINGSMIDLER TIL KANTINER OG STORHUSHOLDNING Varegruppe 1, 2 og 3 I BALSFJORD KOMMUNE Side 1 av 5

2 1. INNLEDNING De aktuelle pristilbudsskjemaene skal fylles ut, dateres, signeres og påføres selskapets stempel. Prisskjemaene skal benyttes slik de fremstår fra oppdragsgiver (se vedlegg 2 a - d). Det gis ikke anledning til å foreta endringer. Tilbyder må oppgi akkurat hva han er bedt om i kolonnene han skal fylle inn. Feilaktig og/eller manglende utfylling kan føre til avvisning av tilbudet. Pristilbudsskjema (vedlegg 2 a - d) skal leveres bak skilleark 4 i tilbudet. 2. OMFANG Geografisk fordeling Tilbudet skal gjelde alle institusjoner i Balsfjord kommune. De mindre lokasjoner kan imidlertid bli tatt ut dersom det ikke er forenelig med hensyn til frakt og små innkjøp. Samlet kontraktsum i avtaleperioden (inklusive opsjon på inntil 2 år) beløper seg til ca. 4-8 millioner NOK eks. mva. NB! Statistikkgrunnlaget er mangelfullt, og anslaget innenfor hver varegruppe er kun estimater, og ikke bindene i forhold til uttak på avtalen. "Antatt behov" i prisskjemaet representerer derfor ikke et korrekt bilde av volumet og en må derfor anta at faktisk uttak kan bli endret. 3. PRISTILBUDSSKJEMA 3.1 Generelt for alle pristilbudsskjemaene a) Tilbudsskjema Papirversjon av tilbudsskjemaene skal som minimum alltid fylles ut. Prisskjema skal dateres, signeres og påføres firmaets stempel. Elektronisk versjon av prisskjema (Excel) finnes vedlagt utlysningen for nedlastning på Doffin, og skal leveres ferdig utfylt på CD-ROM eller USB minnepenn dersom oppdragsgiver krever dette. Det er ikke anledning til å levere elektronisk skjema på e-post. Det er tilbyders ansvar å påse at det er samsvar mellom innleverte papirversjon og innleverte elektroniske versjon. Ved avvik mellom disse, er det innlevert papirversjon som gis forrang. Tilbyder må påse at elektronisk versjon av tilbudsskjema ikke er skadet, og kan åpnes, leses og brukes som grunnlag for evaluering av tilbud. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 4 (jf. grunndokumentets pkt. 4.10). b) Frakt-, mva og øvrige kostnader Side 2 av 5

3 Prisen skal oppgis ekskl. mva. og inkl. eventuelle valutajusteringer, frakt-, gebyr- og avgiftsfri levering til alle institusjoner i sine respektive områder. Det skal således ikke påløpe noen kostnader utover pristilbudene i skjemaene. Prisen skal være fritt levert etter Incoterms 2000 DDP (Delivered Duty Paid) til oppdragsgiver, dvs. at leverandøren påtar seg alle forpliktelser, det være seg utgifter og risiko, helt frem til kjøpers angitte mottakersted. c) Pris Ved fastsettelse av tilbudspris skal prisen knyttes til leverandørens inntakskost for de aktuelle produktgrupper med fast prosentvis påslag (kalkyle). Kalkylen skal være fast for hele rammeavtaleperioden. Kalkylen skal dokumenteres og vedlegges tilbudet. Leverandørs prisgrunnlag skal være fra: Fersk fisk Norges Råfiskarlag eller lignende. Fersk kjøtt Statens Landbruksforvaltning eller lignende. Frisk frukt og grønnsaker Statens Landbruksforvaltning eller lignende. Produkter som tilhører varegruppene, men som ikke eksplisitt er nevnt i pristilbudsskjemaene, skal leveres med samme kalkylegrunnlag som de spesifiserte varene. Eventuelle spesialpristilbud og kampanjepriser skal gjøres gjeldende for oppdragsgiver dersom disse er gunstigere enn avtalen. Tilbyder skal synliggjøre, sammen med prisskjema, evt. ekstra rabatter / bonuser som tilbys ved større kjøp eks. over kr 5.000,-, ,-, kr ,- osv. d) Prisjusteringer Oppdragsgiver er innforstått med at det vil forekomme sesongvariasjoner på pris i de enkelte varegruppene, men ønsker kun en prisjustering per år. Prisene skal justeres 1. januar hvert år i henhold til konsumprisindeksen for "Matvarer og alkoholfrie drikkevarer" per 1. desember foregående år. Første justering skjer 1. januar 2015 basert på endring fra 1. desember 2012 til 1. desember Leverandør skal varsle om de avtalefestede prisendringer senest 30 dager før de trer i kraft. Oppdragsgiver skal godkjenne prisendringene før nye priser kan initieres. e) Prislister Ved oppstart og gjennom hele kontraktsperioden skal det foreligge en oppdatert veiledende prisliste som viser veiledende pris, påslag eller rabatt og netto pris til oppdragsgiver for alle varer som naturlig inngår i varegruppene, eller som naturlig inngår i leverandørens sortiment innen varegruppene. Tilbydere som kan levere økologiske produkter, skal i tillegg legge ved en prisliste for disse produktene. Prislistene skal være tilgjengelig for oppdragsgiver på web eller i papirversjon når kontrakt inngås. Side 3 av 5

4 3.2 Forklaring til pristilbudsskjema Veiledende pris, rabattsats og nettopris skal oppgis på alle de produkter som er spesifisert i prisskjemaene og for de produktene leverandør kan levere utover dette. En rabattsats eller nettopris skal også oppgis for andre produkter som naturlig inngår i varegruppene, eller som naturlig inngår i leverandørens sortiment innen varegruppene. Følgende forklaring gjelder for prisskjemaene: Artikkelnummer Prisenhet Salgsenhet pris pr prisenhet salgsenhet artikkelnr. artikkelnavn fabrikat/merke Oppdragsgivers artikkelnr. for varen (hvis kjent) Oppgitt er enheten som tilbudsprisen skal baseres på Den enhet/størrelse som varen ønskes levert i (eske, kg, kurv) Pris pr enhet som tilbys oppdragsgiver (ekskl. mva) enhet/størrelse som varen leveres i (eske, kg, kurv) artikkelnr. for varen Merkenavnet som varen er kjent under Navn på produsent eller fabrikant som produserer varen Dersom leverandør har annen salgsenhet enn angitt i prisskjema, bes leverandør oppgi denne salgsenhet i prisskjemaet. Det skal gis en fast rabatt på øvrig sortiment, i hver kategori i hver varegruppe. Rabatten skal være minimum 10 %, og skal beregnes ut fra et gjennomsnitt av høyeste og laveste rabatt, gitt på produkter i samme kategori i prisskjema. Eksempel på utfylling av prisskjema: Prod. område Art.nr Undervaregruppe/Varenavn Antatt behov Prisenhet Salgsenhet Listepris (veil.) Rabatt i % pris pr prisenhet Sum tilbudspris salgsenhet artikkelnr. artikkel-navn fabrikat/ merke Kolonial Servietter 500 STK STK kr 15,00 24,00 % kr 11,40 kr pk Carvatte Duni Tilbud hvor dette ikke er utført slik det er beskrevet, vil bli vurdert forkastet. 4. TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig i hver varegruppe i hver region, basert på følgende to kriterier: 1. Pris 2. Sortiment 5. TILBUDSEVALUERING Leverandørene som skal være med i konkurransen, må oppfylle kvalifikasjonskravene beskrevet i konkurransegrunnlaget, pkt Deretter må minimumskravene i den varegruppen det skal inngis tilbud på, oppfylles, jf. vedlegg 1 og tilhørende responsskjema. Når leverandørene er kvalifisert og oppfyller minimumskravene, foretas en indeksering, hvor den enkelte tilbudte pris måles mot laveste tilbudte pris, og hver oppnådde poengsum måles mot høyeste oppnådde poengsum. Side 4 av 5

5 Konkurransen avgjøres gjennom beste score på tildelingskriteriene, i dette tilfellet sortiment, sammenholdt med pris. 5.1 Pris Sum av leverandørens tilbudspris på de spesifiserte produktene i tilbudsskjemaene, i den enkelte varegruppe, legges til grunn for evalueringen av tilbudet. Dersom enkelte produkt ikke er prissatt pga. at leverandør ikke har disse produktene i sitt sortiment, vil oppdragsgiver benytte den høyeste enhetsprisen på produktet gitt av en konkurrerende tilbyder. På denne måten kan det settes en totalpris på tilbudet og den blir sammenlignbar med øvrige tilbud. 5.2 Sortiment og karaktersetting Totalt kan man oppnå seks poeng på tildelingskriteriet sortiment. Fem poeng på spesifikt sortiment og ett poeng på øvrig sortiment. Spesifisert sortiment, jf. prisskjema: Produktene som er listet opp i hver varegruppe i prisskjemaet, er varer som oppdragsgivers virksomheter anser for å være viktige. Sortiment vil derfor i hovedsak bli evaluert etter oppfyllelsesgraden på det spesifiserte sortimentet. Dersom leverandør kan tilby samtlige produkter som er spesifisert i varegruppen det inngis tilbud på, vil leverandør oppnå karakteren 5 på det spesifiserte sortimentet. Poengene blir fordelt etter følgende kriterium: Poeng Beskrivelse 0 Mangelfull oppfylling av sortiment < 50 % Tilbud avvises 1 Oppfyller 60 % av spesifikt sortiment 2 Oppfyller 70 % av spesifikt sortiment 3 Oppfyller 80 % av spesifikt sortiment 4 Oppfyller 90 % av spesifikt sortiment 5 Oppfyller 100 % av spesifikt sortiment Maksimalt to desimaler blir brukt på poengscoren Øvrig sortiment: Oppdragsgiver vil i tillegg evaluere på produktutvalg. Det vil si at leverandøren må kunne tilby et sortiment med mange forskjellige varesorter med ulike pakningsstørrelser, fra forskjellige produsenter. Det vil maksimalt bli gitt 1 poeng for øvrig sortiment. Det tilbudet med det beste produktutvalget (både bredde og dybde) vil oppnå maksimal poengsum, 1 poeng. Tilbudet med det dårligste produktutvalget vil få 0 poeng. Side 5 av 5