Tilbudsevaluering. for. konkurranse med forhandling ett-trinn

Transkript

1 Saksbeh Dato Anskaffelse Saks.nr Tilbudsevaluering for konkurranse med forhandling ett-trinn

2 Side 2 av 9 A. ORIENTERING OM KONKURRANSEGRUNNLAGET A.1 Navn på leverandørene som har ønsket å delta i konkurransen/levert inn tilbud A.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres etter foa del I del II ( aldri del III). Prosdyren er konkurranse med forhandling. A.3 Tilbudet levert i tide Alle tilbudene var levert i tide/ Følgende tilbud ble avvist grunnet for sent innkommet. A.4 Kvalifikasjonskravene Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne (må tilpasses kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlaget): Kriterier Dokumentasjon 1. Skatteattest Skatteattest 2. MVA attest Merverdiavgiftsattest 3. Lovlig etablert foretak - Det skal fremlegges firmaattest eventuelt tilsvarende attest som bestemt ved lovgivning i det land hvor tilbyder er etablert.

3 Side 3 av 9 4. Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten 5.Foretakets erfaring fra 3 tilsvarende oppdrag de siste tre år. Med tilsvarende oppdrag menes nybygg, byggutvikling og vedlikehold av bygg Foretakets to siste års årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning. Kredittvurdering / rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon, Profforvalt eller lignende - Beskrivelse av foretakets 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 6. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon 7 Foretaket skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet Egenerklæring om at foretaket har tilfredsstillende kapasitet til å utføre oppdragsmengde som følge av rammeavtalen A.5 Gjennomgang av kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som stilles til leverandøren for å kunne delta i konkurransen. Dersom leverandøren ikke oppfyller disse kravene skal han avvises fra konkurransen. Avvisning innebærer at leverandøren ikke får være med å konkurrere om oppdraget(dvs blir evaluert etter tildelingskriteriene). Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene dokumenteres med den etterspurte dokumentasjon i konkurransegrunnlaget. Sånn sett så gjøres vurderingen i to omganger: 1. Vi konstaterer om den etterspurte dokumentasjon er levert. (Se punkt A.5.1) 2. På grunnlag av den leverte dokumentasjon vurderer vi hvorvidt leverandøren er oppfyller kvalifikasjonskravene

4 Side 4 av 9 A.5.1 Levert dokumentasjon Skatteattester HMSegenerklæring Firmaattest 2 siste års regnskap Kredittvurdering Erfaring 3 siste år KS-system s kapasitet A.5.2 Etterspurt dokumentasjon Ovennevnte tabell viser hvor det er blitt etterspurt utfyllende dokumentasjon og gitt en tilleggsfrist (TF) for ettersendelse av slik informasjon. A.5.3 Vurdering av kvalifikasjonskravene På bakgrunn av den innleverte dokumentasjon har vi vurdert at alle/følgende tilbydere er kvalifisert for å delta i konkurransen. I utgangspunktet er et kvalifikasjonskrav oppfylt eller ikke. Det skal altså ikke legges opp til noe poenggivning i denne vurderingen. Vurderingen av kvalifikasjonskrav har likevel elementer av skjønn i seg, såkalt innkjøpsfaglig skjønn. Dette innebærer at vi som vurderer anskaffelsen har gjort en faglig vurdering av om vedkommende leverandør er kvalifisert. Kvalifikasjonskravene skal stå i forhold til den ytelsen som skal leveres og dette har vi tatt stilling til da konkurransegrunnlag ble utarbeidet.

5 Side 5 av 9 A.5.4 Begrunnelse for avvisning Ingen/følgende leverandører ble avvist grunnet manglende kvalifikasjon i denne konkurransen. B. GJENNOMGANG AV PRISELEMENTER FOR REGNEFEIL I tilbudet er oppdaget følgende regnefeil. Kan tas opp under forhandlingene. C. GJENNOMGANG AV FORBEHOLD Forbehold skal være opplistet i tilbudsbrevet. Også ved konkurranse med forhandling skal tilbudene være sammenlignbare. Her er det imidlertid mulig å forhandle bort de forbehold som ikke lar seg prise. Forbehold som gjenstår, skal prises og hensytas ved evalueringen. D. FORHANDLINGER Følgende leverandører har deltatt i konkurransen: Følgende deltakere ble innkalt til forhandlinger (vurderes etter best tilbuds prinsippet basert på tildelingskriteriene). Både frasorteringen og forhandlingene skal skje i henhold til fastsatte tildelingskriterier. Forhandlinger må gjennomføres og deltakerne må få anledning til å levere inn et revidert tilbud. Kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet tilsier at oppdragsgiver må føre utfyllende referater fra forhandlings- møter mv. slik at det i ettertid kan kontrolleres at blant annet likebehandlingsprinsippet er ivaretatt. Endring av tilbud skal gjøres skriftlig av hensyn til etterprøvbarhet. Referatene skal følge som vedlegg til denne protokollen. Forhandlingene skal være reelle. Dette innebærer at oppdragsgiver må gi leverandørene konkret tilbakemelding på tilbudene, og de må få mulighet til å innlevere reviderte tilbud, jf. likebehandlingsprinsippet. Oppdragsgiver plikter imidlertid ikke å påpeke alle sider ved leverandørens tilbud som kan forbedres. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, for eksempel pris, tekniske spesifikasjoner, kontraktsvilkår med mer.

6 Side 6 av 9 Innholdet av tilbudene må holdes hemmelig for de øvrige leverandørene. E. EVALUERING AV TILBUDENE Kriterier for valg av tilbud Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Følgende tildelingskriterier vil bli lagt til grunn ved valg av tilbud (må tilpasses konkurransegrunnlaget: Vekt Kriterier Dokumentasjon X % Pris - - Utfylt prisskjema X % Kvalitet Kvalitet Ad1) Oppdragsgiver har etter beste skjønn vurdert det enkelte tilbud for hvert kriterium. E.0 Evaluering av kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) I konkurransegrunnlaget er det oppgitt hvilken vekt tildelingskriteriene har og hvilken poengskala som skal legges til grunn ved evalueringen. Konkurranseformen åpen anbudskonkurranse tillater ikke forhandlinger. Det er imidlertid lov til å gjøre avklaringer. Dette føler vi ikke har vært behov for i denne delen av konkurransen. Pris: Prisen er vurdert ut fra proposjonal skala, og tillagt vekt med X %. Poengskala: 1 til Lavest pris Pris Poeng Poeng - 40 % Kvalitet: (Dette må tilpasses hver konkurranse)

7 Side 7 av 9 Kvalitet skal vurderes i henhold til x underkriterier: Underkriteriene er tillagt lik vekt, og er vurdert i henhold til momentene angitt i skjema for tildelingskriterier. Vurderingene av kriterier for hver leverandør fremgår også i tilbudsevalueringen. I dette brevet oppgis kun det totale snittet som er fremkommet til slutt. Under ligger tabellen for evalueringen. Ved evaulering av kvalitet er hver kandidat først vurdert for seg, og siden er total poengscore delt på antall tilbudte kandidater. Kriteriet er vektlagt 60 %. Kvalitet Antall tilbudte kandidater Formell kompetanse Kompetanse fra tilsvarende oppdrag Poengsum i snitt Poengsum vektet X % Totalt: Vektet pris: X % Vektet kvalitet: X % Kontrollsum vekt: X % Vektet poeng Pris Vektet poeng Kvalitet Total poengsum Rangering

8 Side 8 av

9 Side 9 av 9 F. INNSTILLING Det skal velges X leverandører til ramme/avtalen. Basert på innleverte dokumenter og valgt vektingsmodell har Kongsberg kommunale eiendom KF innstilt på følgende X vinnere av konkurransen: Rangering nr 1 Rangering nr 2: Rangering nr 3: Rangering nr 4: Rangering nr 5: