Konkurransegrunnlag. Rammeavtale for skadedyrkontroll. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Dato:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Rammeavtale for skadedyrkontroll Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Dato: Tilbudsfrist: klokken Saksnr.: 14/3248

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Kriterier pris og oppgaveforståelse Vektingsmodell INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 2 av 11

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kongsberg kommunale eiendom KF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av rammeavtale for kjøp av skadedyrkontroll. Det tas sikte på å inngå rammeavtale med 1 leverandør. Kongsberg kommunale eiendom KF er kommunens eiendomsforvalter og byggherre. Kongsberg kommunale eiendom KF (heretter kalt KKE) utøver kommunen sin rolle med forvaltning, drift og vedlikehold av eiendommer, samt byggherrerollen og innleie av eiendommer til kommunale formål. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Mette Sætre Kolberg E-post: mette.kolberg@ramboll.no Telefon: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post innen 1 uke før tilbudsfristens utløp. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål KKE ønsker å inngå 1 rammeavtale med skadedyrbekjemper til oppdrag innenfor skadedyrkontroll av varierende omfang og karakter. For denne avtalen vil håndverkertjenesteloven bli benyttet med de endringer og suppleringer som følger av rammeavtalen, se vedlegg 4. For større arbeider forbeholder oppdragsgiver seg retten til å lyse ut egen konkurranse. Rammeavtalen omfatter skadedyrkontroll og bekjempelse av gnagere, maur og andre typer skadedyr som kan forekomme i oppdragsgivers bygningsmasse, tekniske installasjoner, rørsystem, eiendommer og uteområder. Andre typer skadedyr vil blant annet være kakerlakker, veps/humle, sølvkre og andre arter som måtte forekomme. Det vises for øvrig til kravspesifikasjonen i vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. Rammeavtalen skal gjelde i to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ett + ett år. KKE kjøper inn skadedyrkontroll for ca. kr 0,2 mill. årlig. Angivelsen av årlige innkjøp er basert på tidligere innkjøp, og må ikke anses som noe bindende volum for innkjøp etter rammeavtalen. Innkjøp av skadedyrkontroll vil variere fra år til år, i tråd med oppdragsgivers behov. Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 3 av 11

4 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med tilhørende vedlegg. Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Skjema for pris og påslagsprosent Vedlegg 3: Skjema for oppgaveforståelse Vedlegg 4: Rammeavtale Vedlegg 5: Egenerklæring på tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen ( 1.6 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål , kl. 13:00 Frist for å levere tilbud , kl. 13:00 Tilbudsåpning , kl. 13:30 Tilbudets vedståelsesfrist , kl. 13:00 Evaluering Meddelelse om tildeling Klagefrist leverandører , kl. 12:00 Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 4 av 11

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren "Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1) f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 5 av 11

6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: "Anbudskonkurranse Kongsberg kommunale eiendom KF, skadedyrkontroll, ref saksnummer: 14/3248", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 6 av 11

7 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Disposisjonsnummer Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgiftiinnbetaling Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. 1 Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Disposisjonsnummer Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Disposisjonsnummer Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon 3 4 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 7 av 11

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Disposisjonsnummer Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 relevante prosjekter innen skadedyrkontroll i løpet av de siste tre årene. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt, mottaker (navn, telefon og e-post.), og leverandørens rolle i prosjektet. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 5 Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Godkjenningsbevis Oppdraget krever at leverandøren er miljøbevisst og har god kunnskap om miljø. Gode rutiner og prosedyrer er derfor et krav. Egenerklæring på at leverandøren har tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet (personell, maskiner, redskaper, verktøy, materiell mm.) til å gjennomføre kontrakten / oppdraget. Se vedlegg 5 Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem ønskes på maksimalt 2 A4-sider eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Tilbyder skal ha godkjenning etter forskrift om skadedyrbekjempelse kap IV. Tilbyder skal vedlegge dokumentasjoner på godkjenningen. Redegjørelse vedrørende leverandørens miljøsystem ønskes på maksimalt 2 A4-sider. Legg vekt på blant annet bedriftens miljøpolicy, etablerte prosedyrer, mål og kompetanse i forhold til miljø. eller Kopi av sertifikat for miljøledelsessystem etter ISO 14001, EMAS, Miljløfyrtårn utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 8 av 11

9 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kriterier pris og oppgaveforståelse Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vektlegging Dokumentasjonskrav Disposisjonsnummer Pris og påslagsprosenter 70% Ferdig utfylt skjema "pris og påslagsprosenter", vedlegg 2 10 Oppgveforståelse 30% Ferdig utfylt skjema "oppgaveforståelse", vedlegg Vektingsmodell Beregning av pris og påslagsprosenter vil bli vektet i forhold til prosentsats fastsatt i prisskjema «Pris og påslagsprosenter» (vedlegg 2). For beregning av mest gunstige tilbyder for økonomiske kriteria, benyttes poengskala fra 0-10, hvor 10 poeng tildeles laveste pris/påslagsprosent. Øvrige tilbydere rangeres etter proporsjonal skala. Vurdering av kriteriet oppgaveforståelse vil bli skjønnsmessig vurdert i forhold til 4 underkriterier. Vekting av disse underkriteriene fremgår av skjema "Oppgaveforståelse" (vedlegg 3). For beregning av mest gunstige tilbyder for kvalitative kriteria, benyttes poengskala fra 0-10, hvor mest gunstige tilbud tildeles 10 poeng. Det er viktig at dokumentasjonen som innleveres tar konkret stilling til de forhold som vil bli vektlagt ved evalueringen. Ved uklarhet er det mulig å stille skriftlige spørsmål til oppdragsgiver frem til tilbudsfristens utløp, jf pkt 2.6. Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 9 av 11

10 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skilleark, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Tilbudet skal leveres/sendes til: Tilbudet skal innen tilbudsfrist jfr. pkt. 1.6 leveres/sendes til: Navn: Postadresse: Leveringsadresse: Kongsberg Kommunale Eiendom KF Postboks 115, 3602 Kongsberg Hasbergvei 36-6.etg, 3616 Kongsberg Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud rammeavtale skadedyrkontroll, Kongsberg kommunale eiendom KF, saksnr. 14/3248 v/ Jan Magne Svalestuen. Åpnes kun av adressat". Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 10 av 11

11 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret Firmaattest Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene Egenerklæring på at leverandøren har tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet (personell, maskiner, redskaper, verktøy, materiell mm.) til å gjennomføre kontrakten / oppdraget. Se vedlegg 5 Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon Tilbyder skal ha godkjenning etter forskrift om skadedyrbekjempelse kap IV. Tilbyder skal vedlegge dokumentasjoner på godkjenningen. Redegjørelse vedrørende leverandørens miljøsystem ønskes på maksimalt 2 A4-sider. Legg vekt på blant annet bedriftens miljøpolicy, etablerte prosedyrer, mål og kompetanse i forhold til miljø. eller Kopi av sertifikat for miljøledelsessystem etter ISO 14001, EMAS, Miljløfyrtårn utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Utfylt "Priser og påslagsprosenter", vedlegg 2. Ferdig utfylt skjema "Oppgaveforståelse", vedlegg 3. Konkurransegrunnlag skadedyrkontroll Side 11 av 11