Kongsberg Kommunale Eiendom KF. Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. for anskaffelse av rammeavtale for

Transkript

1 Kongsberg Kommunale Eiendom KF Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av rammeavtale for tjenester og materiell for lås og beslag Saksnr.: 11/419 Tilbudsfrist: kl. 11:00 1

2 Innhold 1 Generell beskrivelse Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming

3 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Kongsberg kommunale eiendom KF er et kommunalt foretak eid av Kongsberg kommune, og forvalter, drifter, vedlikeholder og byggutvikler store deler av Kongsberg kommunes eiendomsmasse. Eiendomsmassen består av blant annet skoler, barnehager, omsorgsboliger, sykehjem og kontor- og kulturbygg. Foretaket utfører også kommunens byggeherreansvar ved oppføring av tilbygg og nybygg. Kongsberg kommunale eiendom KF er en stor eiendomsforvalter med ansvar for ca kvm bygningsmasse. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Georg Waaden Cowi AS, Nedre Storgate 29, 3015 Drammen Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Konkurransen gjelder rammeavtale for levering av materiell og tjenester innen lås og beslag til Kongsberg kommunale eiendom KF, heretter kalt Oppdragsgiver. Oppdragsgiver har ansvar for vedlikehold og utbygging av bygg og anlegg som Kongsberg kommune disponerer. Eiendomsmassen består av skoler, barnehager, haller, sykehjem, boliger, kontorbygninger og idrettsanlegg. Oppdragsgiver skal inngå 2 til 3 parallelle rammeavtaler om levering av materiell og tjenester innen lås og beslag primært i tilknytning til vedlikehold og rehabilitering, men også noe ombygging og utbygging av egen eiendomsmasse. For nye prosjekter/bygg forbeholder oppdragsgiver seg retten til å innhente egne tilbud. Avtalen vil ha en varighet på 2 år, men med mulighet for forlengelse på inntil 2 år med ett år av gangen. Rammeavtalen krever at tilbyder har egen 24 timers vaktordning, og at tilbyder skal ha et bestemt vareutvalg på eget lager. Avtalen har en anslagsvis ramme på 1,4 mill, fordelt på 4 år. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3

4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Bilag 1: Kravspesifikasjon Bilag 2: Prisskjema Bilag 3: Oppgaveforståelse Bilag 4: Rammeavtale Bilag 1 til rammeavtalen: Tildelingsskjema 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud ,kl 11:00 Tilbudsåpning ,kl 13:00 Tilbudets vedståelsesfrist ,kl 12:00 Evaluering Meddelelse om tildeling Klagefrist leverandører ,kl Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. 4

5 Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. 5

6 Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer 11/419", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( 6&epslanguage=NO) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring Skjema for HMS- egenerklæring kan hentes på nettadressen: Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6

7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse. Minimumskrav til kredittverdighet er rating A eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Foretakets to siste års årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de tre siste år. Med tilsvarende oppdrag menes levering, drift og vedlikehold av låssystemer til større prosjekter. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Godkjent medlemsbedrift i Foreningen Norske Låsesmeder (NL) eller oppfyllelse av enkelte minstekrav Leverandør skal være innehaver av mesterbrev innen låsesmedfaget Redegjørelse på 1 A4-side vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Kopi av diplom eller bekreftelse på medlemskap i Foreningen Norske Låsesmeder. Alternativt dokumentasjon på at kravene i NL vedtekter 3.4 er oppfylt. Link til vedtektene: Kopi av mesterbrevet 7

8 Krav Det stilles krav til at tilbyder har 24 timers vaktordning. Utrykningstiden fra mottatt telefon settes til maksimalt 2 timer, og gjelder vilkårlig sted innenfor Kongsberg kommunes grenser. Dokumentasjonskrav Vaktordningen dokumenteres med å oppgi vaktliste, og telefonnummer til vaktordningen. 4 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema Timepriser 40 % Utstyr og materiell 60 % Oppgaveforståelse Hver av spørsmålene vektes med 25 % 40 % Besvart oppgaveforståelse 4.1 Vektingsmodell Pris: Det beste tilbudet innefor hver subkategori gis poengsummen 10. Det nest beste tilbudet gis poengsum ut fra hvor mange prosent avvik det er fra beste tilbud(hvis nest beste tilbud er 10 % over beste tilbud vil det få følgende poengsum: (100/110)x10=9,1 poeng) osv. Kategori timepriser vektes 40 %, og kategori utstyr og materiell vektes 60 %. Summen av de to kategoriene vil deretter vektes 60 %. Oppgaveforståelse: Dette kriteriet vil bli vurdert ut fra en poengskala fra 1 til 10, hvor beste score er 10 poeng. Spørsmålene har lik vekt, og skal samlet vektlegges med 40 %. Den høyeste poengsummen vil deretter bli rangert som beste tilbud. 8

9 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Kongsberg kommunale eiendom KF v/kundesenter Postadresse: Pb 115, 3602 Kongsberg Leveringsadresse: Kirkegata 4, 3616 Kongsberg Tilbudet må være Kongsberg kommunale eiendom KF i hende senest , klokken Med være Kongsberg kommunale eiendom KF i hende menes at til budet fysisk må være i Kongsberg kommunale eiendom KF sin varetekt, og er ikke en frist for poststempling. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud rammeavtale for lås og beslag. Åpnes kun av adressat Jan Magne Svalestuen. Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Alle tilbud skal være oversatt til norsk språk. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og 9

10 avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Foretakets to siste års årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Kopi av diplom eller bekreftelse på medlemskap i Foreningen Norske Låsesmeder. Alternativt dokumentasjon på at kravene i NL vedtekter 3.4 er oppfylt. Kopi av mesterbrevet. Vaktordningen dokumenteres med å oppgi vaktliste, og telefonnummer til vaktordningen. Utfylt prisskjema - bilag 2 Leverandørens oppgaveforståelse - bilag 3 10