FREDRIKSTAD OG HVALER KOMMUNE

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Laboratorietjenester, Legionella, Muggsopp og Radon Saksnr. 2015/15288 Tilbudsfrist : kl FREDRIKSTAD OG HVALER KOMMUNE 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til arbeids- og lønnsvilkår Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Fredrikstad og Hvaler kommune har en del felles innkjøpsavtaler, og dette avtaleområdet er omfattet av dette samarbeidet. Det er Fredrikstad kommune som gjennomfører konkurransen og vil være kontaktpunktet i kontraktsperioden. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Ivar Larsen Telefon: / e-post ivla@fredrikstad.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Det skal etableres rammeavtale på utførelse av kjemiske, fysiske, bakteriologiske og biologiske analyser inkludert nødvendig prøveutstyr og transport av prøver til analysering for kommunene Fredrikstad og Hvaler. Analysene skal utføres rutinemessig på prøver av drikkevann, avløpsvann, bekkevann, friluftbad, badevann/badestrender og bassengvann. Konkurransen omfatter I tillegg analysering av legionella, muggsopp og radon. Avtalen(e) vil også omfatte eventuelle ekstraordinære analyser i forbindelse med klager, mistanke om forurensing eller utbrudd. For avtalen forutsettes det bruk av web-verktøy. Tilbyder har ansvar for nødvendig opplæring for de personer hos oppdragsgiver som skal være brukere av tilbudt web-verktøy. Hver gruppe evalueres separat, og det skal inngås kontrakter for hver gruppe: Gruppe A: Laboratorietjenester Gruppe B: Legionella Gruppe C: Muggsopp Gruppe D: Radon Det vises for øvrig til kravspesifikasjonen og Overvåkingsprogram. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, tilbud skal kun gis på den enkelte gruppe, eller separate tilbud for flere grupper. 3

4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt Del 3 Kravspesifikasjon Del 4 Overvåkingsprogram Del 5 Prisskjema 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Uke 1 Frist for å levere tilbud kl Tilbudets vedståelsesfrist

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 5

6 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Oppdragsgiver oppfordrer til at alle mulige uklarheter og spørsmål til konkurransegrunnlaget formidles til oppdragsgiver så tidlig som mulig i tilbudsperioden slik at korrigeringer kan gjøres i god tid før tilbudsfrist. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2015/15288, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 6

7 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatte- og merverdiavgiftattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Bekreftelse på etisk og profesjonell forretningsførsel. Egenerklæring etiske krav skal leveres, skjema vedlegg 2 kan benyttes 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretasksregister som foreskrevet i lovgivingen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Dokumentasjonskrav Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Krav: Kredittverdig Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 7

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Krav til referanser Krav til miljøkompetanse. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 2 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitetseller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Hvis norsk leverandør benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon på at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte. Krav til akkreditering Krav til etablert kvalitetssystem Hvis tilbyder allerede har medlemskap: Bekreftelse på medlemskap i returordning, til eksempel Grønt Punkt. Hvis tilbyder ikke har slikt medlemskap skal det bekreftes at kravet vil bli oppfylt i løpet av avtalens første 6 måneder. Leverandør skal vedlegge kopi av akkreditering for aktuelt område. Dersom underleverandør skal benyttes, må kopi av dennes akkreditering også vedlegges Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon, alternativt kort beskrivelse av kvalitetssystem og kopi av innholdsfortegnelsen til systemet. 8

9 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling vil skje til tilbyder med lavest totalpris innen hver av de forespurte grupper, ref. Del 5 Prisskjema Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 100 % Ferdig utfylt prisskjema 9

10 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes til: Navn: Fredrikstad kommune v/innkjøpsavdelingen Adresse: Postboks 1405, 1602 Fredrikstad Eller leveres til: Navn: Fredrikstad kommune Adresse: Resepsjonen Fredrikstad kommune Rådhus, Nygårdsgaten 16 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud - saksnr. 2015/15288 v/ Ivar Larsen» Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: a) Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. b) Kvalifikasjonskrav. Forespurt dokumentasjon. c) Leverandørens løsningsspesifikasjon: Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) d) Utfylt prisskjema 6 VEDLEGG Vedlegg 1: Skjema Egenerklæring etiske krav 10

11 FREDRIKSTAD KOMMUNE Innkjøpsavdelingen VEDLEGG 1 Egenerklæring etiske krav Leverandører som har gjort seg skyldig i alvorlige brudd på etiske krav i bransjen, vil kunne bli avvist fra konkurransen. Som dokumentasjon på at det ikke foreligger forhold som kan gi grunnlag for avvisning, krever vi at leverandører som inngir tilbud fyller ut vedlagte egenerklæring. Vi gjør spesielt oppmerksom på at dersom egenerklæringen inneholder grovt misvisende eller feilaktige opplysninger, eller det er unnlatt å oppgi opplysningene det er bedt om, vil dette medføre avvisning. Leverandørene bes tilsvarende bekrefte at de ikke vil benytte underleverandører til oppfyllelse av vesentlige deler av kontrakten, som man kjenner til har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen. Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Land * Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at vi ikke kjenner til at denne virksomheten har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen de siste tre år. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, brudd på regler om arbeidsmiljø, forurensningslov og straffelov. Videre bekrefter vi at vi ikke har vært involvert i noen form for forsøk på bestikkelser, korrupsjon, tilbud om utilbørlige fordeler til tjenestemenn, bedrageri eller hvitvasking av penger. Jeg kjenner heller ikke til at noen av våre ansatte har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen som nevnt ovenfor. Jeg bekrefter videre at vi ikke er kjent med at noen av våre underleverandører som skal utføre en vesentlig del av arbeidet knyttet til denne kontrakten, har begått slike alvorlige brudd på etiske krav i bransjen som nevnt ovenfor. Jeg er kjent med at uriktig erklæring om kjennskap til slike forhold kan gi grunnlag for avvisning av tilbud, og etter omstendighetene også være straffbart. Dato:.../ Sign. Daglig leder:... 11